• Daniele Gamberini

I 7 aspetti da valutare prima di scegliere un Software di Gestione Documentale

I software di gestione documentale hanno centinaia di funzionalità per migliorare il modo in cui la vostra organizzazione lavora. Tuttavia, non dovresti acquistare un software valutandolo solo da quello che è capace di fare. 

Sulla basa della nostra esperienza come uno dei primi 10 partner al mondo DocuWare, e raccogliendo feedback dai più di 12.000 clienti di questo Software in tutto il mondo, abbiamo determinato quali sono le caratteristiche più importanti che un’azienda dovrebbe ritrovare in un software di gestione documentale. 

Iniziamo con la lista:

1. Sicurezza

Le violazioni di dati sono sotto gli occhi di tutti. I problemi di sicurezza aziendale comprendono la protezione dei dati dei clienti, dei registri riservati dei dipendenti, delle informazioni sui brevetti di prodotti e dei dati finanziari. Il software di gestione documentale deve garantire che i documenti e i dati siano acquisiti, elaborati e conservati in modo sicuro e protetti contro l'uso improprio o possibile perdite.  Gestione degli accessi


Assicurati che il software sia dotato di una solida struttura di gestione degli accessi per essere sempre al corrente di quali documenti e dati gli utenti possono visualizzare, recuperare, modificare, editare, esportare, e cancellare. 

Ciò garantisce la riservatezza, poiché le informazioni sono accessibili solo agli utenti autorizzati. La definizione dei diritti di accesso garantisce che i documenti non possano essere modificati senza autorizzazione e che le modifiche possano essere rintracciate in qualsiasi momento. Questo è inoltre uno dei requisiti più importanti quando si entra nella sfera del GDPR: l’integrità del documento.

Separazione tra Back-end e dati del cliente


La separazione tra il back-end e i dati del cliente fornisce un ulteriore livello di protezione. In questo modo si crea una distinzione tra oggetti come moduli, reports e ricerche, che sono disponibili sul front end, e tabelle di dati sul back end. Questa separazione elimina i problemi che possono verificarsi quando gli aggiornamenti del back end vengono implementati contemporaneamente alla modifica di dati e documenti sul front-end. 

Ridondanza del Backup


La ridondanza comporta il mirroring del sistema e l'archiviazione della copia in uno o più data center fuori sede per evitare la perdita di dati. Ad esempio, DocuWare esegue il backup simultaneo in un data center ad alta sicurezza negli Stati Uniti e in Europa, per evitare problemi causati da interruzioni del sistema o calamità naturali di vasta portata.

Crittografia


La crittografia fornisce un ulteriore livello di sicurezza per un software di gestione documentale basato su cloud. Tutti i documenti devono essere archiviati con AES, lo standard di crittografia utilizzato dal governo degli Stati Uniti per i documenti con il più alto livello di autorizzazione segreta. Anche la crittografia delle comunicazioni è importante. Tutto il traffico Internet dovrebbe essere inviato attraverso TLS, HTTPS e HSTS. Ciò protegge i servizi cloud dagli attacchi di downgrade del protocollo e dal dirottamento dei Cookie. I test di penetrazione interni ed esterni regolarmente programmati aiutano a mantenere la sicurezza di un sistema cloud al di sopra degli standard del settore. I risultati dei test di penetrazione vengono esaminati da revisori esterni durante la certificazione SOC2.

2. Facilità di utilizzo

Considerando che all’interno di un’organizzazione ci sono persone con diversi livelli di digitalizzazione e predisposizione all’apprendimento, un software di gestione documentale dovrebbe garantire come prima caratteristica di essere facile e piacevole da utilizzare.

DocuWare misura la facilità d'uso del software eseguendo test di usabilità con alcune figure a campione all’interno delle aziende. L’obiettivo è ridurre al minimo il numero di clic necessari per completare un’operazione.  Il team dedicato alla User Experience calcola il tempo necessario per completare un'attività e lavora per ridurlo al minimo. Un altro dato importante è il tempo necessario al campione per imparare a utilizzare una nuova funzione.  Prima di scegliere un Software di Gestione documentale dovresti considerare quello che i produttori del software mettono in atto per migliorare costantemente l’esperienza di utilizzo. Questo è importante per garantire che ogni persona all’interno dell’azienda abbia un’esperienza piacevole con il nuovo sistema di gestione documentale e possa davvero migliorare la sua vita in azienda.

3. Registrazione dati


Le funzionalità di registrazione e indicizzazione dei documenti in entrata sono quelle funzionalità che dovrebbero avere un occhio di riguardo da parte di chi seleziona il software di gestione documentale. 

Da questa fase di vita del documento dipende l’intero processo di archiviazione e gestione dei dati. Un possibile errore o una non accuratezza può portare a problemi enormi a diversi reparti, oltre che allungare di molto i tempi e abbattere la produttività dell’azienda. 

Regole prestabilite di archiviazione


Un altro aspetto molto importante è la possibilità o meno di personalizzazione il processo di archiviazione dei dati secondo regole prestabilite e comode per l’azienda. Per una grande mole di dati, l’azienda dovrebbe essere in grado di definire regole aziendali per controllare – per ogni tipo di documeto – come questi dati vengono archiviati nel sistema. Questo impedisce il libero arbitrio ai dipendenti, abbatte possibili errori derivanti dal lavoro umano e garantisce che il flusso sia senza intoppi.

Dati strutturati e non strutturati


Un'altra considerazione da fare è se il software è in grado di immagazzinare solo dati strutturati o anche dati non strutturati.

DocuWare Intelligent Indexing è un'innovazione di acquisizione che utilizza l'apprendimento automatico per identificare le informazioni più preziose su un documento e convertirle in dati altamente strutturati e utilizzabili, anche partendo da dati non strutturati. 

L’Intelligent Indexing registra automaticamente i metadati più importanti dei documenti digitalizzati e li suggerisce come voci di indice. Allo stesso tempo, il sistema impara a ogni processo: Se il sistema ha familiarità con un tipo di documento, le parole indice suggerite vengono assegnate automaticamente e garantendo l’affidabilità. L'utente deve solo confermare i suggerimenti o migliorarli.

I form elettronici sono un altro metodo di acquisizione efficiente. Con DocuWare, anche le persone che non hanno accesso al sistema DocuWare possono inserire informazioni nel sistema attraverso dei moduli digitali (es. candidature per posizioni lavorative, richieste ferie e permessi ecc..). I dati possono quindi essere utilizzati per avviare processi aziendali o essere importati in altri programmi come il software ERP o CRM.

4. Automazione del flusso di lavoro (Workflow)

La gestione del flusso di lavoro e l'automazione dei compiti permettono all’azienda di agire sulle informazioni acquisite - i flussi di lavoro possono essere semplici o complessi a seconda delle vostre esigenze. Un flusso di lavoro indirizza le attività a più persone o reparti per la revisione e consente di snellire il processo di approvazione di un documento. Il Workflow di DocuWare automatizza i processi aziendali attraverso un visual designer intuitivo che permette all’azienda di pianificare il flusso di lavoro secondo le sue esigenze. Con Workflow Manager gli utenti automatizzano le funzioni di controllo e di calcolo, organizzano attività lineari o parallele, configurano le condizioni, stabiliscono le scadenze, nominano i partecipanti al flusso di lavoro e limitano il campo d'azione dei singoli o dei gruppi di utenti.

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5. Gestione della “Mobile Workforce”

Lo Smart Working è ormai un dato di fatto, una soluzione che spesso abbatte i costi per l’azienda e migliora le performance delle risorse umane. Un altro dato importante è il numero sempre crescente di personale che lavora in remoto abitualmente. Con l'applicazione DocuWare Mobile, gli utenti possono accedere ai documenti, partecipare ai flussi di lavoro e archiviare documenti in DocuWare in qualsiasi momento e ovunque si trovino.

I lavoratori da remoto autorizzati possono utilizzare l'app DocuWare da qualsiasi dispositivo mobile. Tutto ciò di cui hanno bisogno è una connessione a Internet, in questo modo, possono estrarre le informazioni di cui hanno bisogno in qualsiasi momento. I dipendenti ricevono inoltre avvisi di nuove attività da rivedere e documenti da approvare e possono così collaborare con gli altri membri del team in tempo reale per far avanzare il lavoro.

6. Integrazioni con altri software aziendali

Nessuna soluzione software è in grado di soddisfare tutte le vostre esigenze aziendali. Un software di gestione documentale dovrebbe aggiungere funzionalità significative ad altri software della vostra infrastruttura IT. DocuWare, per esempio, è in grado di integrarsi con quasi ogni tipo di infrastruttura digitale. Le funzioni DocuWare possono anche essere richiamate direttamente da un'applicazione di terze parti o da un dispositivo come uno scanner di rete o un tablet. Le opzioni di integrazione includono la sincronizzazione del database, l'importazione da server di posta e l'amministrazione di utenti esterni.


7. E-mail

L'e-mail è importante quanto qualsiasi altro documento commerciale. È possibile trasformare la posta elettronica in una risorsa integrandola nei processi aziendali e garantire che le informazioni contenute nelle e-mail siano accessibili a tutti gli utenti autorizzati.  DocuWare raccoglie e-mail e allegati singolarmente o insieme, a seconda delle esigenze dell'utente. Le e-mail vengono contrassegnate in modo che l’utente possa rintracciare subito le e-mail riguarda a un progetto all’interno del suo provider di posta. Con un semplice clic le e-mail possono inoltrate direttamente a DocuWare per l'archiviazione nel proprio gestionale. Conclusione


Se si tengono presenti questi 7 aspetti, il vostro prossimo software di gestione documentale vi offrirà una sicurezza avanzata, facilità di utilizzo e tutte le integrazioni necessarie per portare la produttività della vostra azienda a un livello superiore. 

Il prossimo passo è quello di convincersi a digitalizzare i propri processi e migliorare la vita dell’azienda, oltre che delle persone che la vivono ogni giorno. Un software di Gestione documentale ha in fondo un grande obiettivo: far risparmiare tempi e costi all’azienda e far felice i suoi dipendenti.





Daniele Gamberini

Product Manager @Real Document Solution


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