• Daniele Gamberini

5 ragioni per cui la tua azienda dovrebbe investire oggi in un Software di Gestione Documentale

Ogni volta che fate un investimento che vi permette di ridurre le spese quotidiane, i benefici maturano giorno dopo giorno.


Questo vale sia che installi dei pannelli solari a casa per ridurre i costi delle utenze, sia che implementi nuove tecnologie in azienda per risparmiare tempo e risorse tra i vari reparti.


Oggi parleremo di come un investimento in un Software di Gestione Documentale può rientrare in uno dei migliori investimenti mai fatti nella vita della tua azienda.


Un'indagine condotta da IDC in tutto il mondo mostra che la gestione dei documenti manuali rispetto a quella digitale rappresenta una perdita del 21% della produttività organizzativa.

Un recente studio di Nucleus Research ha rilevato che, per le piccole e medie imprese, investire nella gestione dei contenuti rende 8,55 dollari in benefici per ogni dollaro speso. I principali fattori di valore per queste soluzioni sono l'aumento della produttività degli utenti e i risparmi sui costi derivanti dalla ridistribuzione del personale o dalla rinuncia all'assunzione di personale aggiuntivo.

Come vedremo nelle prossime righe, i maggiori vantaggi della digitalizzazione dei processi si applicano all'elaborazione delle fatture cartacee e ai reparti HR, ma possono essere applicati efficacemente agli acquisti, alle vendite, al marketing e a tutte le altre unità aziendali della vostra organizzazione.


Ecco cinque aree in cui l’investimento in un Software di Gestione Documentale inizia a ripagarsi rapidamente, molto prima del previsto.


1. Conservazione e recupero dei documenti


Tutte le attività che prevedono la collaborazione tra vari reparti presuppongono la gestione di una grossa mole di documenti.


Il miglioramento della loro efficienza ha un impatto immediato e significativo sull’efficacia di diversi reparti collegati.


Supponiamo che il vostro reparto contabilità elabori 100 fatture al giorno e che passi in media tre minuti per l'archiviazione di ciascuna di esse.


Inoltre, lo stesso reparto deve recuperare 10 fatture più vecchie come riferimento, con una media di recupero del documento di cinque minuti ciascuna.


100 fatture x 3 minuti di archiviazione = 300 minuti


10 fatture x 5 minuti di recupero = 50 minuti


= 5,8 ore/giorno

Un Software di Gestione Documentale riduce il tempo di archiviazione o di recupero di un documento a circa 30 secondi.


Nell'esempio sopra riportato, la vostra organizzazione risparmierebbe almeno 98 ore di lavoro al mese.


Se si considera la retribuzione media dei dipendenti del vostro reparto contabilità, è chiaro che non ci saranno problemi a ottenere un ROI significativo nel breve termine.


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2. Rispondere alle richieste di clienti e fornitori


Circa il 5 o il 10% delle fatture che elaborate richiedono un follow-up.


Forse un fornitore chiama per dire che avete pagato l'importo sbagliato, o un cliente vuole sapere perché non è stato applicato uno sconto sulla sua fattura.


Quando questo accade in un processo cartaceo, un dipendente deve individuare e rivedere la fattura manualmente.


Anche se sta solo camminando nella stanza accanto per recuperare un raccoglitore, è un processo che inevitabilmente richiede tempo e riduce la sua produttività.


Con un sistema cartaceo, nella media si spendono dai 15 ai 20 minuti per rispondere a una singola richiesta.


Un Software di Gestione Documentale riduce il tempo di recupero dei documenti a pochi secondi e consente ai dipendenti di correggere i problemi in pochi clic.


Il Customer Service in questo caso si trasforma da essere un processo laborioso a essere un processo agile ed efficiente. I clienti e fornitori sono felici del servizio e i dipendenti contenti di non aver perso tempo per inutili passaggi di carta.


Il più contento di tutti sarà però la tua azienda, che vedrà una riduzione dei costi e quindi un veloce raggiungimento del ROI.


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Non è solo questione di ROI:
Il miglioramento della customer experience migliora anche la soddisfazione e la fidelizzazione dei clienti. Questi vantaggi diventano evidenti nel momento in cui vedrete migliorare i vostri dati sulla fidelizzazione dei clienti.

3.Preparazione di proposte di vendita

Quando gli addetti alle vendite preparano proposte per un potenziale cliente, spesso passano attraverso diverse versioni prima di inviare il documento definitivo.


Ad esempio, se il vostro reparto vendite utilizza Microsoft Word, cerca l'ultima versione della proposta. Quindi modifica il documento, lo salva con un nuovo nome di file e invia il nuovo documento al cliente.


Questo processo, che richiede molto tempo, distoglie l'attenzione dei venditori dal loro obiettivo principale: vendere i prodotti e i servizi della vostra azienda.

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Se il vostro reparto vendite deve creare da tre a cinque versioni di un'offerta per chiudere l'affare, e ogni revisione richiede in media 15 minuti, il tempo si somma rapidamente.


Con un Software di Gestione Documentale è immediato trovare la versione più recente di un documento.


Infatti, le funzionalità di controllo delle versioni salvano automaticamente i documenti modificati come nuova versione e forniscono una cronologia dei documenti per garantire che tutti stiano modificando la versione più recente.


Ricapitolando: niente più errori, più produttività del reparto vendite e una trattativa gestita più efficacemente. In poche parole, raggiungimento rapido del ROI sul proprio investimento in un Software di Gestione Documentale.


4. Gestione delle bolle di consegna


Quando la vostra azienda consegna un prodotto a un cliente, il vostro autista porta con sè la bolla da firmare per confermare la ricezione.


L'autista può consegnare una media di 10 o 20 ordini in un giorno.


Se si utilizza un processo cartaceo, l'autista consegnerà all’azienda le bolle di consegna ricezione alla fine della giornata o della settimana lavorativa.


A quel punto, il team di contabilità della sede principale esamina le bolle, li abbina all'ordine di acquisto e invia la fattura al cliente.


In un processo basato sulla carta come questo, ci vuole molto tempo per controllare i biglietti di consegna, cercare il contratto o l'ordine di acquisto giusto, creare la fattura e infine mettere insieme tutti i documenti in un file per l'archiviazione.


Un Software di Gestione Documentale semplifica notevolmente questo processo, facendo risparmiare all’azienda molto tempo e denaro.


Inoltre, l'utilizzo di un dispositivo mobile, come un tablet, consente al conducente di scansionare o acquisire le bolle di accompagnamento e di inviarli alla sede principale dopo ogni consegna.


Questo fa sì che le fatture possano essere inviate più rapidamente, migliorando il flusso di cassa.


5. Indicizzazione elettronica dei documenti


Se la vostra azienda riceve molti documenti su carta, elaborarli e indicizzarli elettronicamente è un ottimo modo per risparmiare tempo e denaro.


Anche se la scansione dei documenti cartacei è già stata effettuata, il vostro personale deve comunque acquisire diversi dati, come il nome del fornitore, l'importo, il numero di fattura e la data.


Poiché le fatture variano da azienda ad azienda, non è possibile impostare un modello per cercare determinate informazioni in aree predefinite del documento.


Se il vostro reparto dedicato registra manualmente i dati da documenti come ordini, bolle, corrispondenza, reclami e molti altri, bisogna considerare che impiegherà in media 1,5 minuti per ogni documento.


In questo processo un Software di Gestione Documentale può rendere tutto più semplice e immediato.


Il sistema di DocuWare Intelligent Indexing, "addestra" il sistema per acquisire automaticamente i dati necessari da una fattura.


La tecnologia di apprendimento automatico ricorda ogni documento e le vostre preferenze di indicizzazione, quindi ogni acquisizione aumenta la velocità, la precisione e l'affidabilità dello strumento.


Anche se le fatture, i contratti e molti documenti iniziano la loro vita sulla carta, Intelligent Indexing scansiona senza sforzo i termini chiave di cui la vostra azienda ha bisogno e li converte in dati strutturati, indicizzati, utilizzabili e ricercabili.


Si tratta di un significativo aumento dell'efficienza: Invece di passare 2,5 ore al giorno a digitare i dati, un dipendente potrebbe ridurre questo tempo a meno di 30 minuti.


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Conclusione


Le aziende investono in un sistema di gestione dei documenti per una serie di motivi: Alcune hanno bisogno di gestire un carico di lavoro crescente, mentre altre cercano di ridurre le noiose attività manuali.


Inizia a calcolare i risparmi ottenuti per queste cinque aree, seleziona un software di Gestione Documentale all’altezza e poi, in breve tempo, avrai ottenuto il tuo ROI e trasformato la tua azienda in più agile, efficiente, produttiva.





Daniele Gamberini

Product Manager @Real Document Solution


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