Caso studio

Come Gartner ha digitalizzato i propri processi aziendali

CLIENTE

Gartner

SETTORE

Servizi di traino

Automatizza i tuoi flussi di lavoro come ha fatto Gartner

Gestire in modo efficace diversi reparti aziendali crea elevate esigenze per le strutture organizzative di un'azienda. Con un archivio digitale, il Servizio di traino di Gartner dispone ora di una potente soluzione per il controllo dei processi aziendali.

 

Scenario iniziale 

"Il crescente numero di servizi offerti – per esempio, traino, noleggio auto e assicurazione incidenti, consulenze di acquisto autoveicoli - ha portato a un enorme aumento della carta negli ultimi anni", spiega Nicole Röder, Responsabile dell'Amministrazione Commerciale. 

I documenti erano spesso duplicati e archiviati più volte in base a diversi criteri di classificazione: la ricerca dei documenti si è rivelata quindi sempre più dispendiosa in termini di tempo. 

I dirigenti della Gartner dovettero prendere una decisione immediata per evitare che la situazione degenerasse. 

Scelsero la digitalizzazione dei documenti amministrativi e la centralizzazione dei documenti. 

In questo modo, non solo i documenti cartacei scannerizzati, ma anche i documenti digitali delle applicazioni IT dell'azienda - come il loro sistema ERP Workshop, un software di traino specifico per il settore, e il loro portale partner ADAC - doveva essere integrato in modo strutturato. 

L'obiettivo era quello di raccogliere tutti i documenti relativi ai servizi forniti nelle loro varie unità di business utilizzando un termine di ricerca standard, come una targa per recuperare ciò di cui c'era bisogno, con un semplice clic.

 

La soluzione

In occasione di un evento informativo organizzato da DocuWare, la signora Röder ha avuto le prime impressioni sulle funzionalità di questo Enterprise Content Management. 

La direzione è stata fin da subito entusiasta della soluzione su misura proposta e ha deciso di adottare questa tecnologia per digitalizzare i propri processi. 

La decisione è caduta in il favore del software basato sul cloud. "Le nostre capacità di server sono limitate e non abbiamo un amministratore IT interno”. 

Con una soluzione cloud, riduciamo il nostro sforzo di gestione salvaguardando la sicurezza dei dati", spiega Nicole Röder. 

Dopo una dettagliata fase di test e di adattamento, l'utilizzo di Docuware è iniziato all’inizio del 2016. Come primo passo, sono stati digitalizzati i flussi di documenti generati dagli ordini di officine di riparazione, le fatture, ordini per altre merci e i relativi resi.

Il beneficio immediata si ha avuto dalla gestione delle fatture, prima registrate manualmente utilizzando la carta. Ora non è più così: "Un grande aiuto è arrivato con l'automatismo di indicizzazione dei documenti cartacei; il servizio di Intelligent Indexing ad autoapprendimento, ha accelerato davvero il ritmo dell'archiviazione digitale", dice Nicole Röder.

 

"La centralizzazione dei documenti ci ha permesso di coordinare in modo efficiente e trasparente le diverse unità coinvolte nel Servizio di traino di Gartner.
Questo ci fa risparmiare un sacco di tempo e denaro".

Nicole Röder, Head of Commercial Administration @Gartner Towing Service


 

I benefici

Oltre a ridurre in modo significativo la pressione sul loro archivio cartaceo nel seminterrato, quasi tutti i processi amministrativi sono ora controllati da flussi di lavoro digitali e hanno guadagnato notevolmente in efficienza. 

"Possiamo sempre controllare - in modo trasparente e senza lunghi tempi di ricerca - in quale stato di elaborazione si trova un determinato documento e chi è la persona che lo sta elaborando in quel preciso momento”.

Lato fornitori, i nostri cicli di elaborazione dei pagamenti sono stati accelerati e, in futuro, potremo approfittare di sconti per il pagamento anticipato", conferma Nicole Röder. 

La contabilità è il reparto che ha ottenuto il maggior beneficio. Mentre in passato i documenti rilevanti dal punto di vista fiscale dovevano essere ritirati e inviati alla fine di ogni mese al fisco, ora lo studio fiscale può accedere a tutti i documenti rilevanti in qualsiasi momento. 

Un vantaggio che non solo facilita il lavoro del consulente fiscale, ma anche quello delle autorità fiscali nello svolgimento della regolare contabilità e della revisione contabile.

 

Conclusione

L’archivio digitale è stato accolto bene dal nostro team: "I nostri dipendenti sono sollevati perché risparmiano tempo nell’archiviazione e ricerca dei documenti e possono così svolgere i loro compiti più importanti in modo più produttivo".

Inoltre, grazie all'interfaccia user-friendly, il periodo di formazione è stato breve e semplice. Non ci ha infatti richiesto ore extra da dedicare alla formazione del team, lo abbiamo imparato durante le nostre giornate di routine", ha detto Nicole Röder.

I documenti a oggi gestiti con Docuware è di circa 25.000 documenti all’anno, con una forte tendenza al rialzo. 

"Con DocuWare Cloud abbiamo una piattaforma potente e scalabile per la nostra gestione documentale. Nel medio termine, stiamo pensando di attuare una completa digitalizzazione dei documenti”, rivela Nicole Röder.

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