{"id":990,"date":"2023-03-09T10:12:15","date_gmt":"2023-03-09T09:12:15","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=990"},"modified":"2023-03-09T10:12:15","modified_gmt":"2023-03-09T09:12:15","slug":"approvazione-documenti-i-vantaggi-della-digitalizzazione","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/approvazione-documenti-i-vantaggi-della-digitalizzazione\/","title":{"rendered":"Approvazione documenti: i vantaggi della digitalizzazione"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Disporre di un <\/span><b>efficiente processo di approvazione documenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> in grado di adattarsi quando gli approvatori sono in vacanza o lavorano da casa, pu\u00f2 fare la differenza. Innanzitutto, garantisce che non compaiano colli di bottiglia, che i documenti siano approvati in modo tempestivo e che ci sia una registrazione di accettazione su documenti importanti come contratti, politiche di lavoro e fatture.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo articolo vediamo tutti i <\/span><b>vantaggi <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">dell\u2019avere un approvazione documenti efficace.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Approvazione documenti: cos\u2019\u00e8<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;approvazione documenti \u00e8 una sequenza di passaggi che sono necessari per rivedere e approvare documenti. <\/span><b>Un documento dovrebbe seguire un percorso ben definito<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, dalla bozza fino al prodotto finale. Ci saranno dipendenti designati che sono autorizzati ad effettuare approvazioni. Inoltre, \u00e8 importante che un documento non sia condiviso o utilizzato come riferimento fino a quando non \u00e8 stato approvato.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le approvazioni dei documenti possono essere necessarie come parte di una variet\u00e0 di <\/span><b>processi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, quali:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">gestione dei contratti;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">risposte alle offerte;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">disegni degli architetti;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/workflow-documentale-per-la-finanza-come-implementarlo\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">elaborazione delle fatture<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Percorso di approvazione documenti<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Qualunque sia il documento &#8211; che si tratti ad esempio di un contratto, di una dichiarazione dei lavori o di una richiesta d&#8217;acquisto -, deve essere <\/span><b>prima creato in forma di bozza<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Successivamente verr\u00e0 inviato ad altri per la <\/span><b>revisione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Inoltre, tutte le modifiche apportate devono essere <\/span><b>monitorate <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">e deve essere creata una nuova versione. Il passaggio finale \u00e8 l&#8217;<\/span><b>approvazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, dove viene firmato come \u201ccorretto\u201d e pu\u00f2 essere utilizzato dall&#8217;azienda.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se si tratta di <\/span><b>documenti finanziari <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">&#8211; come fatture e ordini di acquisto -, questi potrebbero dover essere sottoposti a un processo di approvazione in pi\u00f9 fasi, in cui \u00e8 richiesto pi\u00f9 di un approvatore.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Facciamo un esempio.\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I controlli su un ordine d&#8217;acquisto per delle nuove tastiere potrebbero richiedere prima l&#8217;approvazione del responsabile IT e un secondo dal responsabile finanziario per l&#8217;approvazione dei costi.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tuttavia, qui potrebbe sorgere un <\/span><b>problema<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">:\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Cosa succede quando queste persone sono assenti, l&#8217;approvazione viene persa o il documento cartaceo viene perso su una scrivania?<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Approvazione documenti manuale: quali sono i problemi e come risolverli\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I processi di approvazione manuale causano <\/span><b>ritardi <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">e limitano la capacit\u00e0 di ridimensionamento, peggiorando eventuali problemi durante i periodi di maggiore affluenza. Sorgono <\/span><b>colli di bottiglia<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> che contribuiscono a causare <\/span><b>stress <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">per i dipendenti e ulteriori interruzioni.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Abbandonando i processi manuali con una <\/span><b>soluzione digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, le aziende possono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><b>semplificare le operazioni<\/b><span>;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>lavorare in modo pi\u00f9 efficiente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>risparmiare tempo e denaro<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ad esempio, con <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/docuware\"><b>DocuWare<\/b><\/a> <span style=\"font-weight: 400;\">i documenti sono archiviati digitalmente, centralmente e in modo sicuro. Questo vuol dire che le informazioni non possono essere perse o smarrite. Un flusso di lavoro di approvazione di documenti digitali seguir\u00e0 o migliorer\u00e0 la stessa sequenza di passaggi di un processo manuale.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><b>Lavorare con la carta<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il passaggio di documenti cartacei richiede tempo ed \u00e8 facile che le cose vadano perse.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">In che modo i dipendenti danno la priorit\u00e0 a una grande pila di fogli?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se inizi dall&#8217;alto verso il basso, le richieste pi\u00f9 vecchie richiedono troppo tempo per essere elaborate. Inoltre, i <\/span><b>costi <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">della carta e della stampa possono aumentare silenziosamente e conservare informazioni importanti su carta rappresenta un rischio per la sicurezza.<\/span><\/p>\n<p><b>Con una soluzione digitalizzata si elimina la necessit\u00e0 di carta<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. I documenti vengono scansionati o inviati tramite e-mail nel sistema e archiviati in modo digitale e sicuro. Inoltre, con DocuWare l&#8217;accesso \u00e8 disponibile da qualsiasi luogo con una connessione Internet, il che significa che non \u00e8 necessario essere in ufficio per approvare un documento. Risparmia denaro, risorse e ambiente passando a un sistema digitale.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><b>Approvazione e-mail<\/b><\/h3>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">In che modo un responsabile dell&#8217;approvazione assegna la priorit\u00e0 a ci\u00f2 che c&#8217;\u00e8 nella sua casella di posta?<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Se sono stati in vacanza e tornado trovano centinaia di e-mail, quanto velocemente pu\u00f2 avvenire l&#8217;approvazione o potrebbe mancare del tutto?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un documento rimasto in una casella di posta in attesa di essere approvato significa che non pu\u00f2 passare alla fase successiva. A sua volta un fornitore non viene pagato o un ordine non arriva.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con le caselle di posta in arrivo sovraccariche sappiamo che le cose possono essere perse, motivo per cui \u00e8 <\/span><b>necessario automatizzare la gestione delle attivit\u00e0, grazie anche a una struttura chiara alle attivit\u00e0 dei giorni a venire<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ad esempio, in DocuWare le attivit\u00e0 possono essere raggruppate in elenchi di priorit\u00e0, che sono aggiornati automaticamente quando arrivano nuovi documenti che devono essere approvati. Inoltre, \u00e8 possibile impostare notifiche e-mail contenenti un collegamento diretto al documento da rivedere o approvare.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Approvazione documenti: perch\u00e9 scegliere DocuWare<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sistemi obsoleti e processi manuali impediscono alle aziende di ottenere approvazioni in modo rapido ed efficiente. Inoltre, il personale che affronta una giornata di compiti ripetitivi pu\u00f2 essere demoralizzato, annoiato e gli errori si insinuano.<\/span><\/p>\n<p><b>DocuWare gestisce l&#8217;approvazione dei documenti, semplifica i processi e fa risparmiare ai dipendenti il \u200b\u200btempo <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che in precedenza era dedicato alla ricerca di documenti, all&#8217;inserimento manuale dei dati e all&#8217;individuazione di un approvatore.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;approvazione automatica del documento pu\u00f2 avvenire in base all&#8217;importo, al fornitore o a qualsiasi altro parametro richiesto da un&#8217;azienda. Quando un documento entra nel sistema e soddisfa questi criteri, un flusso di lavoro digitale indirizza il documento ai decisori chiave, eliminando i controlli manuali.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gestione delle approvazioni dei documenti in questo modo non solo <\/span><b>migliora i processi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ma <\/span><b>fornisce <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">anche un audit trail completo della cronologia delle approvazioni, registrando chi ha modificato cosa e quando.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Contattaci per ricevere la tua demo gratuita di DocuWare!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Disporre di un efficiente processo di approvazione documenti in grado di adattarsi quando gli approvatori sono in vacanza o lavorano da casa, pu\u00f2 fare la [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":991,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[50,49],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Approvazione documenti: i vantaggi della digitalizzazione<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Disporre di un efficiente processo di approvazione documenti pu\u00f2 fare la differenza. 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