{"id":987,"date":"2023-03-07T09:56:40","date_gmt":"2023-03-07T08:56:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=987"},"modified":"2023-03-07T09:56:40","modified_gmt":"2023-03-07T08:56:40","slug":"come-usare-la-ricerca-full-text-con-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-usare-la-ricerca-full-text-con-docuware\/","title":{"rendered":"Come usare la ricerca full-text con DocuWare"},"content":{"rendered":"

La ricerca full-text \u00e8 una <\/span>potente funzionalit\u00e0 dei sistemi digitali di gestione dei documenti<\/b>. Consente agli utenti di trovare i documenti in pochi secondi, indipendentemente da come un documento \u00e8 stato nominato e successivamente salvato.\u00a0<\/span><\/p>\n

In questo articolo vediamo come usare la ricerca full-text con <\/span>DocuWare<\/span><\/a>, il miglior software di gestione documentale sul mercato.\u00a0<\/span><\/p>\n

Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n

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Ricerca full-text: cos\u2019\u00e8<\/b><\/h2>\n

La ricerca full-text funziona con dati archiviati elettronicamente e si riferisce alla <\/span>ricerca di un testo specifico<\/b> all’interno di quel set di dati. La ricerca full-text diventa davvero efficiente quando un utente conosce solo una parte dei dati che sta cercando, archiviati insieme a molte altre informazioni.<\/span><\/p>\n

Facciamo un esempio.\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Anche se su scala pi\u00f9 ampia, Google funziona esattamente allo stesso modo. Un utente digita ci\u00f2 che sta cercando nel motore di ricerca, Google <\/span>analizza <\/b>tutti i dati su Internet e restituisce risultati pertinenti. Gli utenti non devono trascorrere ore facendo clic su numerosi siti Web e leggendo articoli per trovare le informazioni che stanno cercando.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Quando utilizzare la ricerca full-text<\/b><\/h2>\n

La ricerca full-text \u00e8 molto utile per garantire l’ottimizzazione del processo aumentando l’efficienza. Ecco quando puoi utilizzarla all\u2019interno della tua azienda.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

GDPR<\/b><\/h4>\n

In un audit potrebbe essere necessario dimostrare che la tua organizzazione \u00e8 conforme al GDPR e che disponi di solidi processi per la gestione e l’archiviazione delle informazioni personali.\u00a0<\/span><\/p>\n

La ricerca full-text consente alle aziende di<\/span> trovare istantaneamente tutti i documenti<\/b> relativi a un dipendente specifico e, successivamente, quando sono stati archiviati e chi ne ha i diritti di accesso.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Dipartimenti di pianificazione<\/b><\/h4>\n

Hai bisogno di trovare un indirizzo per controllare le applicazioni precedenti?<\/span><\/i> Questo pu\u00f2 essere fatto facilmente con una ricerca full-text, assicurando che nessuna domanda precedente venga persa e quindi non vengano commessi errori.<\/span><\/p>\n

<\/h4>\n

Controllo delle quotazioni<\/b><\/h4>\n

Ripetere l’attivit\u00e0 di un cliente significa prezzi uniformi. Le funzionalit\u00e0 di ricerca di DocuWare consentono di controllare rapidamente i preventivi passati per vedere quanto \u00e8 stato addebitato per un prodotto o servizio.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Documenti relativi alla politica aziendale<\/b><\/h4>\n

In caso di aggiornamento di una politica aziendale non \u00e8 necessario riscrivere l’intera cosa, ma modificare una singola clausola in una variet\u00e0 di documenti.\u00a0<\/span><\/p>\n

Una ricerca di questo tipo riporta risultati rapidi in modo che le modifiche possano essere facilmente applicate ovunque.\u00a0 Questi documenti possono anche essere inviati ai dipendenti tramite una notifica DocuWare, per informare tutto il personale che c’\u00e8 un aggiornamento che richiede la lettura o l’approvazione.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Perch\u00e9 iniziare da subito a usare DocuWare<\/b><\/h2>\n

Uno dei principali vantaggi dell’utilizzo di un software di gestione dei documenti dedicato come DocuWare \u00e8 rappresentato dalle<\/span> straordinarie capacit\u00e0 di ricerca offerte<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

DocuWare \u00e8 un sistema di gestione dei documenti in cui documenti, e-mail, disegni, foto, fogli di calcolo e molto altro sono <\/span>archiviati<\/span><\/a> in schedari digitali, sostituendo gli schedari fisici o le cartelle di rete.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Ad esempio, le fatture possono essere archiviate e successivamente ricercate per nome del fornitore, data, progetto, numero di fattura. Le aziende possono scegliere di archiviare i documenti in base a uno di questi, tutti o un altro criterio.<\/span><\/p>\n

I sistemi DocuWare sono progettati con <\/span>dialoghi di ricerca e archiviazione personalizzati<\/b> in modo che gli utenti possano utilizzare le informazioni chiave per archiviare e cercare all’interno del repository di documenti.<\/span><\/p>\n

Facciamo un esempio.\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Con una fattura archiviata in DocuWare 12 mesi fa, i metadati assegnati al documento verrebbero utilizzati per cercarlo. Potrebbe trattarsi di qualsiasi criterio: da un numero di fattura a un fornitore.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Ricerca full-text: vantaggi<\/b><\/h2>\n

Ci sono occasioni in cui gli utenti desiderano trovare un documento ma non conoscono le informazioni chiave – come la data o le informazioni richieste. In questo caso l’utente ha la possibilit\u00e0 di eseguire una “ricerca a testo completo” per riportare i risultati di cui ha bisogno.<\/span><\/p>\n

Facciamo un esempio.\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Un membro del team di vendita chiede al reparto contabilit\u00e0 l’importo pagato per un particolare prodotto per la pulizia. I dati delle voci sulla fattura non sono stati utilizzati per i meta tag durante l’archiviazione dei documenti, il che significa che una ricerca standard non sar\u00e0 di aiuto.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Tuttavia, poich\u00e9 DocuWare esegue il <\/span>riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) <\/b>completo di ogni documento memorizzato, le informazioni richieste sono facilmente reperibili. La ricerca full-text utilizza la tecnologia OCR per eseguire ricerche su qualsiasi parola, numero o frase.<\/span><\/p>\n

Poter cercare documenti cos\u00ec facilmente non solo avvantaggia i dipendenti, ma anche i clienti. Rispondere a una domanda del cliente in modo rapido ed efficiente <\/span>migliora le relazioni e la fiducia<\/b>.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Contattaci per ricevere la tua demo gratuita di DocuWare e ottimizza da subito le risorse della tua azienda!<\/span><\/i><\/p>\n

\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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