{"id":975,"date":"2023-02-23T11:40:38","date_gmt":"2023-02-23T10:40:38","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=975"},"modified":"2023-02-23T11:40:38","modified_gmt":"2023-02-23T10:40:38","slug":"documento-informatico-e-conservazione-digitale-5-cose-da-sapere","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/documento-informatico-e-conservazione-digitale-5-cose-da-sapere\/","title":{"rendered":"Documento informatico e conservazione digitale: 5 cose da sapere"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gestione del documento informatico e conservazione digitale \u00e8 un\u2019operazione delicata e complessa. Ci\u00f2 che viene richiesto non sono solo delle specifiche modalit\u00e0 di conservazione, ma anche l\u2019impiego di determinate tecnologie e il know-how di saperle usare al meglio.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo articolo abbiamo individuato <\/span><b>le 5 cose da sapere per gestire conservazione, condivisione, validazione e creazione del documento<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Documento informatico: caratteristiche<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nella Pubblica Amministrazione le regole inerenti al documento informatico sono diventate obbligatorie dal 12 gennaio 2015.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tali <\/span><b>regole <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">disciplinano:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Caratteristiche e formati;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Modalit\u00e0 per la formazione dei documenti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Il concetto di immodificabilit\u00e0;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">I metadati minimi da usare;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Come gestire la conservazione.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nonostante queste indicazioni siano obbligatorie soltanto per le Pubbliche Amministrazioni, rappresentano comunque delle ottime indicazioni anche per chi lavora come libero professionista o nel settore privato.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Documento informatico e conservazione digitale: firma e data<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In linea di massima, <\/span><b>un documento siglato necessita di una data e di una firma<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, poich\u00e9 individuano la persona che ha validato il documento e in che giorno. Questo discorso vale a prescindere dal fatto che si stia parlando di documento cartaceo o documento informativo. La differenza sostanziale \u00e8 che firma e data sono associate con appositi strumenti.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La<\/span> <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/category\/firma-digitale\/\"><b>firma digitale<\/b><\/a> <span style=\"font-weight: 400;\">pu\u00f2 essere associata a diverse tipologie di documenti informatici &#8211; ad esempio documenti in formato PDF o Word &#8211;<\/span><b> attraverso l\u2019uso di un token USB o di una smart card collegati a un computer<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Ricorda che la firma digitale ha il medesimo valore della firma autografa.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dall\u2019altra parte, la <\/span><b>marcatura temporale <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00e8 tutto quello che si ottiene dopo aver applicato una certa procedura informatica. In sostanza rappresenta la data del documento digitale. Alla fine della procedura, al documento viene attribuito un riferimento temporale. Si tratta di una stringa univoca e alfanumerica che viene prodotta da un algoritmo. La crittografia rende la marcatura temporale non modificabile.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><\/h2>\n<h2><b>Validit\u00e0 del documento<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il valore legale del documento informatico \u00e8<\/span><b> attribuito dalla firma digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Una volta che la firma digitale \u00e8 stata associata, il documento assume a tutti gli effetti valore legale.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Lo stesso art. 20 comma, 1-bis, del Codice dell\u2019amministrazione digitale afferma che, se opportunamente sottoscritto con \u201c<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d, un documento informatico ha piena efficacia probatoria.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Documento informatico e conservazione digitale: copie informatiche analogiche\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nonostante una sempre pi\u00f9 imponente digitalizzazione delle aziende, stiamo comunque vivendo in una<\/span><b> fase di transizione dal documento cartaceo al documento digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Ecco perch\u00e9 spesso capita che in archivio siano gestiti sia documenti digitali che documenti cartacei.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Non sai come gestire al meglio un archivio ibrido? Prova a leggere questo articolo su <\/span><\/i><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-come-gestire-un-archivio-ibrido\/\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Archiviazione documenti: come gestire un archivio ibrido<\/span><\/i><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nelle Pubbliche Amministrazioni, per gestire al meglio questa delicata fase di transizione, sono <\/span><b>usati due sistemi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, che possono essere replicati anche nell\u2019ambito del settore privato:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Copie analogiche di documenti informatici<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: \u00e8 possibile creare una copia analogica di un documento informatico. Tuttavia, \u00e8 importante che la corrispondenza tra la copia analogica e l\u2019originale digitale sia validata e verificata da parte del soggetto preposto a tale operazione;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Copie informatiche di documenti analogici<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: \u00e8 possibile creare una copia digitale di un documento originariamente redatto su carta. In questo caso, la copia digitale deve prevedere la dichiarazione di conformit\u00e0 all\u2019originale cartaceo e la firma digitale del soggetto autore del documento.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Conservazione digitale<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando si tratta di documento informatico e conservazione digitale, l\u2019ultimo punto che deve essere affrontato \u00e8 proprio quello della <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/conservazione-sostitutiva-cosa-e-come-si-fa-e-qual-e-la-normativa\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">conservazione dei documenti<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Che siano scritture contabili, contratti di acquisto, fatture o atti pubblici, <\/span><b>tutti i documenti devono essere conservati per un certo periodo di tempo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. E conservare vuol dire che i documenti devono rimanere inalterati durante tutto lo scorrere del tempo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In altre parole, \u00e8 necessario ricorrere alla conservazione digitale, che risulta essere del tutto obbligatoria quando si parla di Pubblica Amministrazione, ma \u00e8 consigliata anche nel settore privato. Questo in quanto garantisce non soltanto la <\/span><b>reperibilit\u00e0 <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">dei documenti, ma anche la completa <\/span><b>integrit\u00e0 <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">dei documenti conservati.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Vuoi saperne di pi\u00f9?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Non esitare a contattatarci!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La gestione del documento informatico e conservazione digitale \u00e8 un\u2019operazione delicata e complessa. 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