{"id":972,"date":"2024-11-15T09:31:36","date_gmt":"2024-11-15T08:31:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=972"},"modified":"2024-11-08T11:46:07","modified_gmt":"2024-11-08T10:46:07","slug":"gestione-documentale-a-distanza-la-compilazione-dei-contratti-fuori-sede","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-a-distanza-la-compilazione-dei-contratti-fuori-sede\/","title":{"rendered":"Gestione documentale a distanza: la compilazione dei contratti fuori sede"},"content":{"rendered":"

Nell’era del lavoro a distanza e della digitalizzazione, la gestione dei documenti e la compilazione dei contratti fuori sede<\/strong> sono diventati elementi essenziali per la maggior parte delle aziende.<\/p>\n

I team di lavoro, distribuiti in varie sedi o operativi da casa, necessitano di strumenti e processi che rendano possibile la gestione sicura ed efficiente della documentazione aziendale<\/strong>, garantendo allo stesso tempo conformit\u00e0 e accesso immediato alle informazioni.<\/p>\n

In questo articolo esploreremo come la gestione documentale a distanza pu\u00f2 agevolare le aziende nella compilazione e condivisione dei contratti<\/strong>, evidenziando le soluzioni che permettono di mantenere ordine e sicurezza anche al di fuori dell’ufficio tradizionale.<\/p>\n

Gestione documentale tra data-entry ed email: problematiche\u00a0<\/b><\/h2>\n

Una gestione documentale a distanza efficiente <\/strong>consente di ottimizzare significativamente i processi aziendali.<\/p>\n

Immaginiamo una situazione in cui, dopo mesi di trattative, sia stato finalmente raggiunto un accordo con un cliente di grande importanza. Ora, l’elemento fondamentale per avviare il flusso documentale<\/strong> \u00e8 il contratto firmato e compilato in ogni sua parte.<\/p>\n

Quali sono le opzioni<\/strong> a questo punto?<\/p>\n

    \n
  1. Inviare il contratto al cliente, il quale lo completer\u00e0 e lo restituir\u00e0 tramite PEC, oppure<\/li>\n
  2. Recarsi direttamente presso la sede del cliente, ottenere la firma e poi inviare il documento alla segreteria o al back-office dell’azienda.<\/li>\n<\/ol>\n

    In entrambi gli scenari che abbiamo visto subentrano alcune problematiche, <\/span>legate sia all\u2019integrit\u00e0 del documento stesso che al tempo<\/b>.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

    Nel <\/span>primo caso<\/b> lasciare la gestione del documento contrattuale al cliente comporta il<\/span> rischio che il contratto non sia correttamente compilato o che lasci dei campi vuoti<\/b>. La conseguenza \u00e8 che la segreteria o il back-office ricever\u00e0 il contratto, ma trover\u00e0 dati incongruenti al momento di registrarlo. A questo punto provveder\u00e0 a segnalare l\u2019errore e tu dovrai contattare nuovamente il cliente per farglielo correggere. Compiler\u00e0 di nuovo il contratto e te lo invier\u00e0 una seconda volta, con le medesime problematiche di partenza.<\/span><\/p>\n

    Grazie alla tua presenza, nel <\/span>secondo caso<\/b> l\u2019integrit\u00e0 dei dati \u00e8 certamente pi\u00f9 garantita. Tuttavia, una volta che hai in mano il contratto devi preoccuparti di farlo avere in azienda ed \u00e8 probabile che non passerai in sede prima di qualche giorno. Tutto questo si traduce in <\/span>tempo perso<\/b>: pi\u00f9 rimandi la registrazione del contratto, pi\u00f9 si allungano i tempi di attivazione del prodotto o del servizio che hai venduto al cliente.<\/span><\/p>\n

    Cosa fare allora?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

    Te lo spieghiamo nel prossimo paragrafo.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Gestione documentale a distanza: come gestirla\u00a0<\/b><\/h2>\n

    Come abbiamo visto, la gestione documentale a distanza tende a intralciare i flussi e a rallentare i processi. In questo modo si avranno stress e perdite di tempo e denaro. Tutto questo pu\u00f2 compromettere il clima del tuo ufficio e il rapporto con il cliente.<\/span><\/p>\n

    Qual \u00e8 la soluzione?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

    L\u2019automazione<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Probabilmente avrai gi\u00e0 sentito parlare di Industria 4.0, dove l\u2019efficienza e l\u2019innovazione passano proprio attraverso strumenti tecnologici avanzati. Tuttavia, l\u2019automatizzazione tende ancora oggi a mantenere le distanze dagli altri reparti, soprattutto dagli uffici commerciali e dalle amministrazioni.<\/span><\/p>\n

    Eppure, anche nel caso di gestione documentale a distanza, <\/span>\u00e8 proprio grazie all\u2019integrazione di sistemi automatici di gestione documentale che \u00e8 possibile aumentare l\u2019efficienza dei flussi<\/b>.<\/span><\/p>\n

    Ecco qualche esempio:\u00a0<\/span><\/p>\n