{"id":928,"date":"2025-02-26T07:44:50","date_gmt":"2025-02-26T06:44:50","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=928"},"modified":"2025-01-31T02:41:52","modified_gmt":"2025-01-31T01:41:52","slug":"metadati-e-linee-guida-agid-tutto-cio-che-ce-da-sapere","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/metadati-e-linee-guida-agid-tutto-cio-che-ce-da-sapere\/","title":{"rendered":"Metadati e Linee guida AgID: tutto ci\u00f2 che c\u2019\u00e8 da sapere"},"content":{"rendered":"<p>I <strong>metadati<\/strong> sono una componente fondamentale nella gestione dei documenti digitali, poich\u00e9 ne descrivono il contenuto, la struttura e il contesto.<\/p>\n<p>In Italia, le <strong>Linee Guida AgID<\/strong> forniscono le direttive ufficiali per la gestione e conservazione dei documenti informatici nelle pubbliche amministrazioni e nei soggetti privati. L&#8217;adozione di queste linee guida \u00e8 essenziale per garantire una corretta archiviazione e fruizione delle informazioni, nonch\u00e9 per rispettare le normative legali e di conformit\u00e0.<\/p>\n<p>In questo articolo, esploreremo <strong>cosa sono i metadati<\/strong>, perch\u00e9 sono cos\u00ec importanti, e come le Linee Guida AgID definiscono le best practices per la loro gestione.<\/p>\n<h2><b>Linee Guida AgID: cosa sono e a cosa servono\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le Linee guida AgID indicano le<\/span><b> modalit\u00e0 in cui i documenti informatici vengono formati, gestiti e conservati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Di seguito troviamo i due adempimenti principali a cui devono far fronte i destinatari delle Linee AgID:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">individuare il Responsabile della gestione documentale;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">adottare il Manuale di gestione documentale.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tuttavia, per <\/span><b>garantire sicurezza, qualit\u00e0 ed efficienza all\u2019intero processo di gestione documentale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ogni singolo accadimento che riguarda la vita del documento informatico deve essere presidiato e governato.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le Linee guida AgiD sono destinate a:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Societ\u00e0 a controllo pubblico;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Enti gestori di pubblici servizi;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Pubbliche Amministrazioni;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">privati &#8211; per le parti di competenza;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">soggetti privati che erogano servizi alla PA.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Infine, tali Linee guida hanno lo <\/span><b>scopo <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">di:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">incorporare in un\u2019unica fonte tutte le circolari e le regole tecniche in materia, componendo un \u201cunicum\u201d normativo che abbia come obiettivo quello di disciplinare questi ambiti;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">aggiornare le attuali regole tecniche sulla base all\u2019art. 71 del Codice dell\u2019amministrazione digitale (CAD), e che riguardano la gestione, la <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/protocollo-informatico-documenti-una-guida-completa\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">protocollazione<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, la formazione e la conservazione dei documenti informatici gi\u00e0 precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Metadati e Linee Guida AgID<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/workflow-come-aggiornare-i-metadati-tra-i-documenti\/\">metadati<\/a> rappresentano degli<\/span><b> elementi informativi che vengono associati al documento amministrativo informatico, al documento informatico e all\u2019aggregazione documentale informatica<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. I metadati devono essere inseriti gi\u00e0 nel momento della loro formazione e conclude all&#8217;archiviazione. Ecco perch\u00e9 questo strumento \u00e8 particolarmente importante al fine di descrivere il processo di classificazione, di formazione e di archiviazione. Allo stesso tempo, i metadati contribuiscono a<\/span><b> favorire l\u2019integrit\u00e0 dei contenuti e la ricercabilit\u00e0 dei documenti <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">nel corso del tempo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sono proprio le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che affrontano il tema della metadatazione. In particolare, si afferma che i nuovi metadati sono obbligatori sia per i pubblici che per i privati.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019attivit\u00e0 di individuazione, indicizzazione e ricerca viene cos\u00ec agevolata dalla definizione di metadati legati alla:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u201cChiave descrittiva\u201d;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u201cTipologia fascicolo\u201d o \u201cTipologia documentale\u201d;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u201cDati registrazione\u201d;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u201cClassificazione\u201d.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Modifiche dell\u2019Allegato 5 delle Linee AgID<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Infine, dopo aver capito cosa sono e a cosa servono i metadati, vediamo quali sono le modifiche principali dell\u2019Allegato 5 delle Linee AgID:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">previsione delle Amministrazioni Pubbliche estere (PAE) nel campo \u201c<\/span><b>tipo soggetti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">introduzione di <\/span><b>nuovi ruoli\/soggetti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, quali l\u2019Assegnatario, il Soggetto che effettua la registrazione, il Responsabile del Servizio di Protocollo, il Responsabile della Gestione Documentale, il Produttore. Pertanto, l\u2019insieme dei metadati permette di individuare le informazioni che riguardano tutti i soggetti competenti e coinvolti nel documento, individuando per ciascun soggetto il Ruolo e il Tipo. In particolare, quest\u2019ultimo pu\u00f2 essere una pubblica amministrazione italiana, estera (PAI, PAE), una persona fisica (PF), una persona giuridica (PG), un assegnatario (AS), un prodotto software (SW);\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>definizione dei requisiti di obbligatoriet\u00e0 <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">per vari campi, tra i quali quello del \u201ctempo di conservazione\u201d delle aggregazioni documentali informatiche;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>definizione dei requisiti di obbligatoriet\u00e0 nel campo \u201ctipo soggetti\u201d dei sottocampi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, quali ad esempio la P.IVA per le persone giuridiche e il codice fiscale per le persone fisiche;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>inserimento del nuovo metadato \u201cnome del documento\\file\u201d<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, tra i metadati del del documento amministrativo informatico e del documento informatico.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Metadati e documenti fiscali<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In caso di documenti fiscali, sono previsti <\/span><b>quattordici metadati obbligatori e altri 4 facoltativi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. I metadati obbligatori riguardano:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Identificativo associato in modo permanente e univoco al documento informatico;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Chiave descrittiva che riassume il contenuto del documento;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">numero di Allegati;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Modalit\u00e0 di formazione del documento informatico;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Tipologia documentale;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">identificativo del formato;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dati di registrazione;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Soggetti coinvolti;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Identificativo del Documento Primario;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Riservatezza del documento;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Nome del documento\/file;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">controllo sulla presenza di attestazione di conformit\u00e0 del processo, marcatura temporale, sigillo elettronico o firma digitale;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Versione del documento;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Tracciature di modifiche al documento.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<div class=\"flex max-w-full flex-col flex-grow\">\n<div class=\"min-h-8 text-message flex w-full flex-col items-end gap-2 whitespace-normal break-words text-start [.text-message+&amp;]:mt-5\" dir=\"auto\" data-message-author-role=\"assistant\" data-message-id=\"603feda5-547c-49eb-bcd6-d55217841dd6\" data-message-model-slug=\"gpt-4o-mini\">\n<div class=\"flex w-full flex-col gap-1 empty:hidden first:pt-[3px]\">\n<div class=\"markdown prose w-full break-words dark:prose-invert light\">\n<p>In conclusione, le <strong>Linee Guida AgID<\/strong> rappresentano un punto di riferimento cruciale per garantire la corretta gestione e conservazione dei documenti informatici, e l&#8217;adozione dei metadati \u00e8 fondamentale per un archivio efficiente e sicuro. Implementare questi standard non solo assicura il rispetto delle normative vigenti, ma favorisce anche una maggiore trasparenza e accessibilit\u00e0 dei documenti. Adeguarsi alle linee guida AgID \u00e8 quindi un passo essenziale per migliorare l\u2019efficienza operativa e la compliance in qualsiasi organizzazione che gestisca documenti digitali.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>I metadati sono una componente fondamentale nella gestione dei documenti digitali, poich\u00e9 ne descrivono il contenuto, la struttura e il contesto. 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