{"id":922,"date":"2022-12-27T09:01:32","date_gmt":"2022-12-27T08:01:32","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=922"},"modified":"2022-12-20T15:27:14","modified_gmt":"2022-12-20T14:27:14","slug":"6-sfide-per-implementare-software-gestione-documentale-come-superarle","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/6-sfide-per-implementare-software-gestione-documentale-come-superarle\/","title":{"rendered":"6 sfide per implementare software gestione documentale: come superarle"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Indipendentemente dal fatto che la tua azienda stia pianificando di passare al digitale, tentando di tagliare i costi o cercando di implementare software gestione documentale, puoi trovarti davanti alcune <\/span><b>importanti sfide<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> se la tua iniziativa DMS non \u00e8 stata attentamente pianificata. Per evitare ci\u00f2, dovresti innanzitutto:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">comprendere le tue esigenze;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">scegliere una soluzione che soddisfi tali esigenze;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">mappare il processo di implementazione;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">testare e implementare il nuovo sistema.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un&#8217;implementazione senza intoppi \u00e8 entusiasmante, in quanto offre le funzionalit\u00e0 necessarie e crea processi automatizzati che favoriscono l&#8217;efficienza, la produttivit\u00e0 e il ROI. Tuttavia,<\/span><b> le implementazioni che non sono ben ponderate ostacolano il buy-in<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e riducono la possibilit\u00e0 che il team utilizzi correttamente la nuova tecnologia.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo articolo vediamo 6 sfide per implementare software di gestione documentale, come si presentano e come superarle.\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Implementare software gestione documentale: mancata definizione dell&#8217;ambito corretto<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un ambito mal definito \u00e8 un grosso problema che pu\u00f2 far <\/span><b>perdere slancio al tuo progetto<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Significa capire cosa vuoi includere e talvolta, cosa altrettanto importante, di ci\u00f2 che si intende mettere da parte o eliminare del tutto. L&#8217;ambito si riferisce a quali documenti verranno importati e classificati nel <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/docuware\"><span style=\"font-weight: 400;\">software gestione documentale<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, quali dipartimenti lo utilizzano e quali dei loro processi saranno automatizzati.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se non definisci l&#8217;ambito del tuo progetto, tutti i soggetti coinvolti faranno le proprie ipotesi e queste non saranno le stesse. Quindi, mentre si potrebbe pensare che il servizio clienti sar\u00e0 gestito nel DMS, il team legale non sar\u00e0 incluso nella prima fase per implementare software gestione documentale. Qualcun altro potrebbe presumere che i documenti legali faranno parte dell&#8217;implementazione iniziale. Quando inizi a configurare i flussi di lavoro,<\/span><b> una comprensione divergente dell&#8217;ambito del loro utilizzo pu\u00f2 portare a problemi significativi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Non valutare accuratamente i flussi di lavoro correnti prima di crearne di nuovi<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le aziende possono aspettarsi che i processi automatizzati saranno un&#8217;immagine speculare dei loro attuali processi manuali. In realt\u00e0, le modalit\u00e0 di lavoro esistenti sono solo un punto di partenza. A volte questi processi non sono nemmeno ben documentati o molti dipendenti utilizzano soluzioni alternative informali. Ecco perch\u00e9 \u00e8<\/span><b> importante coinvolgere esperti in materia <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che abbiano familiarit\u00e0 con le routine quotidiane e siano in grado di mappare accuratamente i processi correnti.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Collabora con loro per capire esattamente come funzionano oggi i processi e i flussi di lavoro, identificare i passaggi chiave, i colli di bottiglia e le difficolt\u00e0 del team. Successivamente, fai un brainstorming su come questi processi possono essere migliorati.\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Implementare software gestione documentale: scegliere una soluzione che potrebbe non soddisfare le esigenze aziendali future<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il passaggio dagli IT locali ai servizi cloud on demand \u00e8 stata la storia tecnologica degli ultimi dieci anni. I servizi in abbonamento sono spese operative, non spese in conto capitale, e vengono acquisiti solo quando l&#8217;azienda ne ha bisogno e la pianificazione del budget pu\u00f2 essere eseguita di conseguenza.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Non commettere l&#8217;errore di scegliere una soluzione perfettamente in linea con le tue attuali esigenze aziendali senza considerare la crescita futura! <\/span><b>\u00c8 importante comprendere i tuoi obiettivi aziendali in modo da poter scegliere un sistema che possa crescere con te<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. \u00c8 qui che il passaggio al cloud offre un netto vantaggio.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I servizi basati su cloud sono ideali per ogni tipo di attivit\u00e0, sia che si aspettino una domanda crescente e fluttuante o una domanda elevata e costante. \u00c8 facile aumentare la capacit\u00e0 e aggiungere funzionalit\u00e0 rapidamente. Puoi iniziare in piccolo e<\/span><b> scalare in base alle esigenze della tua attivit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. La tua azienda pu\u00f2 anche sfruttare al meglio le risorse IT interne. I servizi cloud liberano il reparto IT della responsabilit\u00e0 di gestire gli aggiornamenti del sistema, applicare patch di sicurezza e affrontare nuovi problemi di sicurezza informatica, in modo che possano concentrarsi su progetti strategici.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Passare dai test alla pubblicazione troppo in fretta<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Capire quando interrompere i test pu\u00f2 essere una grande sfida perch\u00e9 richiede una <\/span><b>comunicazione chiara<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e la piena collaborazione tra:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">leadership aziendale;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">IT;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">reparti che vengono automatizzati;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">fornitore.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A seconda del progetto, implementare software gestione documentale dovrebbe iniziare con la <\/span><b>creazione di un sistema di test o avvenire in pi\u00f9 fasi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. I test sono un ottimo modo per evitare sorprese, che potrebbero causare interruzioni dell&#8217;attivit\u00e0 in seguito. Le esecuzioni di test consentono di risolvere i problemi in sospeso e dimostrare i progressi nelle riunioni di revisione periodiche.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Sviluppo di politiche e procedure rigorose con aggiornamenti programmati<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Prenditi il \u200b\u200btempo per creare registrazioni scritte di politiche e procedure complete e <\/span><b>documentazione tecnica dettagliata<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Includi le scelte di progettazione e le impostazioni di configurazione del sistema. Ci\u00f2 aiuter\u00e0 i dipendenti attuali e nuovi a conoscere il sistema e a risolvere i problemi. Torna a queste politiche e procedure almeno una volta l&#8217;anno per assicurarti che siano aggiornate man mano che i tuoi processi aziendali si evolvono.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Implementare software gestione documentale: non ottenere il consenso degli utenti finali<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se i dipendenti a tutti i livelli non accettano il nuovo sistema e credono che non avr\u00e0 un impatto positivo, \u00e8 probabile che il morale e la produttivit\u00e0 ne risentano. In genere, <\/span><b>uno dei maggiori ostacoli al buy-in \u00e8 la mancanza di comunicazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Quando i dipendenti non sanno cosa sta succedendo o perch\u00e9 si stanno verificando dei cambiamenti, possono temere l&#8217;ignoto e aggrapparsi strettamente ai processi con cui hanno familiarit\u00e0. Comunica regolarmente ed essere pronti a spiegare in modo completo i vantaggi dei nuovi processi.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ad esempio, se prima il recupero dei documenti richiedeva una visita all&#8217;<\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-archivio-documentale-5-consigli-pratici\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">archivio<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> e la ricerca fisica e ora il recupero \u00e8 istantaneo, il valore del processo automatizzato \u00e8 ovvio. <\/span><b>Aiuta i dipendenti a vedere come l&#8217;automazione semplificher\u00e0 il loro lavoro<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, aprendo la strada alla tua grande trasformazione digitale.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una volta capito dove ti trovi e dove vorresti essere, sei sulla buona strada per evitare problemi che possono rendere impossibile implementare software gestione documentale.\u00a0<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Indipendentemente dal fatto che la tua azienda stia pianificando di passare al digitale, tentando di tagliare i costi o cercando di implementare software gestione documentale, [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":923,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[42],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>6 sfide per implementare software gestione documentale: come superarle<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"In questo articolo vediamo 6 sfide per implementare software di gestione documentale, come si presentano e come superarle.\u00a0\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" 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