{"id":914,"date":"2022-12-20T10:15:30","date_gmt":"2022-12-20T09:15:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=914"},"modified":"2022-12-20T12:15:46","modified_gmt":"2022-12-20T11:15:46","slug":"protocollo-informatico-documenti-una-guida-completa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/protocollo-informatico-documenti-una-guida-completa\/","title":{"rendered":"Protocollo informatico documenti: una guida completa"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">All\u2019interno di una Pubblica Amministrazione, il protocollo informatico viene considerato come il<\/span><b> fulcro della gestione documentale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Tuttavia, sia per le necessarie misure da adottare al fine di garantire la corretta conservazione e l\u2019inalterabilit\u00e0 dei documenti, sia per la grande mole di documenti prodotta ogni giorno, la gestione documentale in una PA non \u00e8 mai semplice.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vista quindi l\u2019importanza di uno strumento come il protocollo informatico, \u00e8 importante sapere di cosa si tratta e come funziona. In questa guida trovi tutto ci\u00f2 di cui hai bisogno.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n<h2><b>Che cos\u2019\u00e8 il protocollo informatico?\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La prima cosa da fare \u00e8 capire cosa si intenda con il termine protocollo informatico. Questo strumento &#8211; chiamato anche protocollo informatizzato &#8211; trova la sua definizione all\u2019interno del <\/span><b>Capitolo 3 Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">&#8211; AgiD. In particolare, la norma stabilisce che:<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u201c<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">La registrazione informatica dei documenti \u00e8 rappresentata dall\u2019insieme di dati in forma elettronica allegati o connessi al documento informatico al fine dell\u2019identificazione univoca di tutti i documenti prodotti e acquisiti.<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questa definizione generale individua quindi <\/span><b>un insieme di tecnologie e funzioni <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che devono essere certificate e coordinate da parte del responsabile della gestione documentale. Inoltre, devono anche seguire il modello che viene espresso da ciascuna AOO &#8211; Area organizzativa omogenea &#8211; all\u2019interno del proprio manuale di gestione documentale.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco perch\u00e9 in una Pubblica Amministrazione rappresenta il cuore della <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-scegliere-il-software-gestionale-documentale-per-pec\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">gestione documentale<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Infatti, <\/span><b>la gestione della conservazione dei documenti, i flussi documentali e le modalit\u00e0 di creazione e validazione vengono gestite sempre sulla base del protocollo informatico<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dobbiamo inoltre ricordare che le Pubbliche Amministrazioni il protocollo informatico \u00e8 richiesto in via obbligatoria.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Cosa si intende per protocollazione?\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con il termine protocollazione si indica un insieme di procedure che:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Identifica <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">in modo univoco un certo documento apponendo informazioni temporali e numeriche;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Certifica <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">la provenienza di un documento;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Assegna <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">il documento all\u2019Ufficio di pertinenza;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Vi <\/span><b>associa <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">un riferimento temporale.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con il protocollo informatico, tutte queste fasi vengono gestite attraverso l\u2019uso di strumenti digitali.<\/span><\/p>\n<h2><b>Quali sono le fonti normative?\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco quali sono i pi\u00f9 importanti <\/span><b>riferimenti normativi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Disposizioni di carattere generale, DPR 28 dicembre 2000, n. 445;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Obbligatoriet\u00e0 del protocollo informatico, Dlgs 30 marzo 2001, n. 165;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Linee guida per l\u2019adozione del protocollo informatico;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Interoperabilit\u00e0, Circolare AIPA 7 maggio 2001, n\u00b0 28;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Regole tecniche per la protocollazione, Gazzetta Ufficiale 12 marzo 2014, n\u00b0 59 e Supplemento Ordinario n\u00b0 20;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Linee guida, art. 71 del Codice dell\u2019amministrazione digitale.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Con il protocollo informatico, quali sono i benefici per le Pubbliche Amministrazioni?\u00a0\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il protocollo informatico ha introdotto diversi benefici per le Pubbliche Amministrazioni, in particolare:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Agevolazione <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">&#8211; sia nei costi che nei tempi &#8211; nell\u2019accesso ai procedimenti da parte di imprese e cittadini;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Incremento <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">della semplificazione e della trasparenza amministrativa;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Eliminazione <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">dei tempi di protocollazione e dei registri cartacei;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ottimizzazione <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">del flusso documentale.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Come funziona il protocollo informatico?\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per rispondere correttamente a questa domanda, bisogna dire che non esiste un solo modo in cui funziona. Questo perch\u00e9 le PA possono dotarsi di soluzioni gestionali, tecnologiche e tecniche diverse. L\u2019importante \u00e8 che queste soluzioni siano in grado di svolgere in modo efficiente ed efficace tutte le varie operazioni proprie di questo strumento.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tuttavia, spiegare come funziona il protocollo informatico vuol dire capire in cosa consista la <\/span><b>registrazione di protocollo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ovvero:\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u201c<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019insieme di metadati che devono essere memorizzati dal registro di protocollo, al fine di tenere traccia di tutti i contenuti che vengono spediti o ricevuti da una pubblica amministrazione. L\u2019associazione di queste informazioni (i metadati) ai documenti \u00e8 permanente e non modificabile.<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In altre parole, associando determinate informazioni &#8211; i cosiddetti metadati &#8211; a un documento, la registrazione di protocollo <\/span><b>tiene traccia di tutti i documenti in entrata e in uscita da una certa AOO in una data PA<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<h2><b>Quali sono i requisiti minimi di sicurezza che deve garantire?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il protocollo informatico deve garantire:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019<\/span><b>accesso<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> alle informazioni unicamente nei confronti degli utenti o dei gruppi di utenti autorizzati;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Autenticazione <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">e identificazione di tutti gli utenti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Il <\/span><b>tracciamento <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">permanente di ogni operazione di modifica;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019individuazione del soggetto che ha effettuato eventuali modifiche.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre, il registro giornaliero di protocollo viene trasmesso entro la giornata lavorativa successiva rispetto all\u2019intero sistema di conservazione, garantendo in questo modo l\u2019immodificabilit\u00e0 del contenuto.<\/span><\/p>\n<h2><b>Cosa deve assicurare il protocollo informatico?\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il protocollo informatico deve assicurare:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>L\u2019immodificabilit\u00e0 delle informazioni <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che riguardano il destinatario, il mittente e l\u2019oggetto di una registrazione di protocollo;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">La storicizzazione e il <\/span><b>tracciamento <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">di qualsiasi operazione e l\u2019attribuzione all\u2019operatore;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">La storicizzazione delle informazioni annullate;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">La modificabilit\u00e0 soltanto delle informazioni che riguardano l\u2019assegnazione interna all\u2019amministrazione e alla classificazione;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">La storicizzazione di tutte le informazioni modificate e annullate rendendole entrambe comparabili e visibili.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>All\u2019interno di una Pubblica Amministrazione, il protocollo informatico viene considerato come il fulcro della gestione documentale. 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