{"id":911,"date":"2023-01-03T10:01:41","date_gmt":"2023-01-03T09:01:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=911"},"modified":"2022-12-20T15:27:18","modified_gmt":"2022-12-20T14:27:18","slug":"da-processi-cartacei-a-flussi-di-lavoro-digitali","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/da-processi-cartacei-a-flussi-di-lavoro-digitali\/","title":{"rendered":"Da processi cartacei a flussi di lavoro digitali automatizzati: consigli e strategie"},"content":{"rendered":"

Un <\/span>ufficio paperless<\/b><\/a> – letteralmente \u201csenza carta\u201d –\u00a0 \u00e8 un luogo di lavoro che ha un numero minimo o quasi nullo di processi cartacei e che si affida, invece, a documenti e processi interamente digitalizzati. Alcune organizzazioni preferiscono il termine “paper-light”, poich\u00e9 molti uffici e reparti non possono eliminare completamente i file cartacei a causa di requisiti di processo o di conformit\u00e0.<\/span><\/p>\n

In ogni caso, la <\/span>riduzione dell’uso della carta<\/b> contribuisce ad accelerare il percorso di trasformazione digitale di un’organizzazione. In genere si tratta di passare a un sistema di gestione elettronica dei documenti che digitalizza i file e li archivia in un repository centrale.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ma come trasformare anche i workflow aziendali in flussi di lavoro digitali paperless? Vediamolo insieme.<\/span><\/p>\n

Come digitalizzare processi e documenti aziendali<\/b><\/h2>\n

Oggi sentiamo sempre pi\u00f9 parlare del cosiddetto <\/span>ufficio paperless<\/b> ovvero un ufficio che fonda sulle tecnologie di dematerializzazione la propria documentazione e la propria operativit\u00e0. Grazie a software di gestione documentale come <\/span>Docuware<\/b>,\u00a0 l\u2019amministrazione e le normali attivit\u00e0 aziendali potranno avviare e completare questo processo in totale sicurezza ed efficienza.\u00a0<\/span><\/p>\n

Per facilitare il passaggio dalla carta al digitale, si pu\u00f2 iniziare con questi 3 step:<\/span><\/p>\n

    \n
  1. Scegliere il software giusto<\/b>. Il software di gestione documentale da implementare deve affrontare e risolvere le vostre esigenze e sfide aziendali, con la flessibilit\u00e0 necessaria per adattarsi ai cambiamenti e scalare con la crescita.<\/span><\/li>\n
  2. Avviare il processo di digitalizzazione. <\/b>Questa \u00e8 probabilmente la parte pi\u00f9 impegnativa a causa del tempo e della manodopera necessari nonch\u00e9 dalla quantit\u00e0 di documenti cartacei presenti. Tuttavia, con l’aiuto del fornitore scelto, potrete elaborare una strategia per affrontare il processo di digitalizzazione che potr\u00e0 poi essere implementata come best practice per i dipendenti.<\/span><\/li>\n
  3. Instillare la gestione del cambiamento.<\/b> Una parte cruciale di qualsiasi iniziativa di trasformazione digitale di successo \u00e8 la diffusione di una filosofia aziendale volta al cambiamento. Aiutate il vostro team a capire la necessit\u00e0 del cambiamento e come un nuovo sistema li aiuti a diventare pi\u00f9 produttivi, d’impatto e di valore nel loro lavoro. Sviluppate un programma di formazione per preparare i dipendenti a gestire i nuovi processi e raccogliete il loro feedback per migliorare ulteriormente.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    Perch\u00e9 passare a un ufficio senza carta?<\/b><\/h3>\n

    Un aspetto fondamentale di un ufficio senza carta \u00e8 la<\/span> rivisitazione dei processi cartacei<\/b><\/a>, sfruttando le funzionalit\u00e0 digitali per automatizzare o comunque migliorare l’efficienza della collaborazione, dei flussi di lavoro e di altri processi aziendali. Rivedendo i processi, le aziende spesso scoprono di poter eliminare dei passaggi nel nuovo processo digitalizzato, eliminando perdite di tempo e passaggi inutili. In un processo di approvazione delle spese di viaggio, ad esempio, un’azienda pu\u00f2 scoprire che alcune persone non hanno bisogno di approvare le spese e possono essere eliminate dal flusso di lavoro.<\/span><\/p>\n

    Inoltre, la <\/span>conversione dei file in un ambiente digitale<\/b> attraverso un sistema di gestione documentale consente di adattare l’esperienza dell’utente alle proprie esigenze. Queste personalizzazioni includono di solito notifiche e promemoria via e-mail o servizi web che riportano i dati esterni nel flusso di lavoro digitale.<\/span><\/p>\n

    Infine, i <\/span>flussi di lavoro digitalizzati <\/b>non sono limitati a un solo settore. Sebbene alcuni sistemi di gestione documentale siano stati progettati per gli studi legali o le organizzazioni sanitarie, non \u00e8 necessario utilizzare un sistema specifico per il settore. I flussi di lavoro digitali basati sui documenti nel settore manifatturiero, sanitario o finanziario utilizzano gli stessi componenti, ma possono disporli in modo diverso per soddisfare altri requisiti di un processo.<\/span><\/p>\n

    Creare flussi di lavoro digitali efficaci: qualche consiglio<\/b><\/h2>\n

    Se i processi esistenti sono ben documentati, \u00e8 relativamente facile trasferirli in un ambiente digitale utilizzando un sistema di gestione dei documenti. Pu\u00f2 capitare, per\u00f2, che le organizzazioni abbiano una documentazione scarsa o imprecisa, il che rende pi\u00f9 complicata la creazione di flussi di lavoro digitali. Prima di progettare e implementare il flusso di lavoro, dunque, \u00e8 necessario:<\/span><\/p>\n

      \n
    • Discutere dei processi con il proprio team.<\/strong> Per sviluppare processi efficaci senza carta, \u00e8 fondamentale parlare con gli utenti chiave e le parti interessate. Infatti, solo chi effettivamente svolge determinati processi e workflow aziendali sa quali sono eventuali punti deboli e problematiche che possono essere risolte attraverso la digitalizzazione.<\/span><\/li>\n
    • Riprendere i processi esistenti quando si tracciano i flussi di lavoro digitali. <\/b>Quando si sviluppa un piano per convertire i processi esistenti in un ambiente digitale, \u00e8 consigliabile evitare di introdurre contemporaneamente modifiche radicali ai processi. L’utilizzo del Process Planner gratuito di DocuWare, ad esempio, pu\u00f2 aiutare a visualizzare i processi manuali per poi modificarli man mano. Inoltre, quando viene ottimizzato e digitalizzato un processo, \u00e8 meglio assicurarsi sempre di documentare le modifiche. In questo modo, se si verificano problemi durante i test, \u00e8 possibile determinare se sono dovuti alla nuova piattaforma o al nuovo processo.<\/span><\/li>\n
    • Una volta testato il sistema di gestione digitale dei documenti, scoprire nuove opportunit\u00e0 per ottimizzare i vostri flussi di lavoro.<\/b> Valutate i vostri flussi di lavoro dopo la prima fase di test e cercate modi per eliminare i passaggi inutili e ottimizzare i processi. Dopo l’implementazione, \u00e8 opportuno anche verificare l\u2019efficacia dei cambiamenti con gli utenti finali: dopo aver utilizzato il sistema per alcuni mesi, infatti, potrebbero avere suggerimenti per ulteriori miglioramenti del flusso di lavoro.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

       <\/p>\n

      Contattaci e richiedi la tua demo gratuita di <\/span><\/i>DocuWare<\/i><\/b>, l\u2019Enterprise Content Management pi\u00f9 potente del mondo che rivoluziona il modo in cui archivi, proteggi e condividi i documenti all\u2019interno della tua azienda.<\/span><\/i><\/p>\n

       <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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