{"id":905,"date":"2022-12-15T10:22:31","date_gmt":"2022-12-15T09:22:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=905"},"modified":"2022-12-15T10:22:31","modified_gmt":"2022-12-15T09:22:31","slug":"office-automation-6-best-practice","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/office-automation-6-best-practice\/","title":{"rendered":"Office automation: 6 best practice"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;eliminazione dei silos informativi e la possibilit\u00e0 per i dipendenti di accedere facilmente alle conoscenze di cui hanno bisogno per gestire i processi e completare i progetti, rappresenta un obiettivo fondamentale di qualsiasi iniziativa di office automation. Con i giusti strumenti, ogni azienda pu\u00f2 <\/span><b>sbloccare il valore delle proprie risorse informative<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, incrementare la collaborazione tra i dipendenti ed eliminare le soluzioni non funzionanti per i processi.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019office automation ti aiuter\u00e0 ad affrontare le sfide della gestione delle informazioni in modo pratico e innovativo. In questo articolo trovi <\/span><b>6 best practice <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">da mettere subito in pratica per ottimizzare le risorse e ottenere il meglio dal tuo business.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n<h2><b>Office automation: 6 best practice\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vediamo nel dettaglio le best practice per realizzare al meglio la tua office automation.\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><b>Definisci le regole aziendali alla base di ogni processo di workflow<\/b><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Queste<\/span><b> linee guida<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> descrivono le politiche e le procedure aziendali. Possono sempre essere espresse con domande del tipo &#8220;s\u00ec o no&#8221; o &#8220;vero o falso&#8221;. Ad esempio, una regola aziendale potrebbe dire che se un cliente \u00e8 gi\u00e0 presente nel sistema (vero), ottiene uno sconto del 10%. Se il cliente non \u00e8 presente nel sistema (falso), ottiene uno sconto del 20%.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h4><b>Office automation: considera il ciclo di vita del documento<\/b><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Analizza il ruolo che ogni tipo di documento svolge nel passaggio dall&#8217;acquisizione all&#8217;uso attivo, all&#8217;archiviazione e all&#8217;applicazione di un piano di conservazione.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per iniziare, prova a porti le seguenti <\/span><b>domande<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Cosa avvia il processo? Un&#8217;e-mail, una telefonata, un modulo elettronico, un modulo cartaceo, una lettera inviata per posta o una visita di persona?<\/span><\/i><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Qual \u00e8 la prima azione che si fa con le informazioni?<\/span><\/i><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Chi \u00e8 coinvolto nel processo? Il documento richiede una revisione o un&#8217;approvazione?<\/span><\/i><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c8 necessaria l&#8217;integrazione con un altro sistema o ERP?<\/span><\/i><\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Esiste un programma di conservazione obbligatorio per il documento? Se s\u00ec, per quanto tempo deve essere conservato nel vostro archivio?\u00a0<\/span><\/i><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h4><b>Sfruttare la potenza dell&#8217;intelligenza artificiale (AI)<\/b><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I modelli di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) sono uno strumento utile, ma hanno dei limiti. Un software avanzato &#8211; come <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/intelligent-indexing\"><b>DocuWare Intelligent Indexing<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> &#8211; si spinge oltre e utilizza l&#8217;intelligenza artificiale per elaborare automaticamente i documenti quando i campi di dati &#8211; come ad esempio i numeri di fattura e i nomi delle aziende &#8211; si trovano in punti diversi del documento. Il software \u00e8 quindi in grado di<\/span><b> scansionare documenti elettronici e cartacei alla ricerca di termini chiave<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e di convertire tali informazioni in dati indicizzati ricercabili.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><b>Office automation: utilizza il controllo di versione\u00a0<\/b><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il controllo delle versioni assicura che i documenti mantengano la loro integrit\u00e0 originale. In questo modo non dovrai preoccuparti di gestire pi\u00f9 copie cartacee o di avere pi\u00f9 copie elettroniche modificate da persone diverse.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se il controllo delle versioni digitali \u00e8 attivo, quando un utente autorizzato apre un documento per modificarlo, il suo stato viene visualizzato come &#8220;<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">checked out<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">&#8220;. Il documento \u00e8 quindi di sola lettura per gli altri utenti. Ogni volta che un documento viene ricontrollato, riceve automaticamente un nuovo numero di versione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Cos\u00ec facendo <\/span><b>si garantisce che chiunque apporti modifiche a un documento stia lavorando con la versione pi\u00f9 recente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Le versioni precedenti possono essere visualizzate nella cronologia delle versioni, che mostra anche i numeri di versione, lo stato, la data di archiviazione, eventuali commenti e l&#8217;utente che ha salvato il documento.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h4><b>Specifica le regole di sostituzione per assegnare i compiti a gruppi piuttosto che a una sola persona<\/b><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;automazione consente di condividere le informazioni con chiunque del team abbia bisogno di visibilit\u00e0 su un processo di flusso di lavoro. Inoltre, ogni dipendente responsabile del completamento di un&#8217;attivit\u00e0 pu\u00f2 visualizzarla nella soluzione di office automation. \u00c8 possibile <\/span><b>inviare aggiornamenti via e-mail per avvisare i dipendenti della presenza di nuove attivit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> nelle loro code di lavoro.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il flusso di lavoro digitale pu\u00f2 bilanciare la quantit\u00e0 di lavoro assegnata a ciascuna persona, instradando i nuovi compiti al dipendente con maggiori capacit\u00e0. Le eccezioni e le escalation possono essere configurate facilmente. Ad esempio, \u00e8 possibile impostare regole di sostituzione per assegnare nuovamente i compiti quando un membro del team \u00e8 fuori ufficio.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h4><b>Segui convenzioni di denominazione coerenti in tutta l\u2019azienda<\/b><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le convenzioni di denominazione forniscono un quadro che descrive il modo in cui le informazioni vengono classificate e organizzate. Per questo motivo \u00e8 importante attenersi a un metodo coerente per nominare i documenti digitali, i tipi di documenti e le cartelle. La <\/span><b>denominazione standardizzata<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, logica e intuitiva garantisce che i membri del team possano gestire e accedere alle informazioni con facilit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ricorda di mantenere i nomi dei file brevi e significativi. Utilizza titoli ampi per le cartelle piuttosto che essere troppo specifici. Evita le abbreviazioni che non sono comunemente comprese o che possono cambiare nel tempo. L&#8217;attenzione a questi dettagli <\/span><b>aumenta la ricercabilit\u00e0 e migliora l&#8217;organizzazione generale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>L&#8217;eliminazione dei silos informativi e la possibilit\u00e0 per i dipendenti di accedere facilmente alle conoscenze di cui hanno bisogno per gestire i processi e completare [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":906,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[50],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Office automation: 6 best practice - Blog RealDocumentSolution<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Scopri le 6 best practice per l&#039;office automation. 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