{"id":902,"date":"2022-12-13T10:47:55","date_gmt":"2022-12-13T09:47:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=902"},"modified":"2022-12-13T10:47:55","modified_gmt":"2022-12-13T09:47:55","slug":"libri-sociali-digitali-normativa-e-conservazione","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/libri-sociali-digitali-normativa-e-conservazione\/","title":{"rendered":"Libri sociali digitali: normativa e conservazione"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">In un mondo sempre pi\u00f9 paperless, oggi i libri sociali digitali delle aziende ricoprono un ruolo fondamentale.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo articolo andiamo a vedere pi\u00f9 da vicino la <\/span><b>normativa <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">vigente in materia e quali sono le modalit\u00e0 di <\/span><b>conservazione dei libri sociali digitali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n<h2><b>Libri sociali digitali: processo\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I libri sociali vengono generati e conservati in un software in formato digitale attraverso il <\/span><b>processo di digitalizzazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Ci\u00f2 che \u00e8 importante capire \u00e8 che questo tipo di processo si differenzia profondamente dalla cosiddetta \u201cdematerializzazione\u201d.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Qual \u00e8 la differenza tra digitalizzazione e dematerializzazione?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nella dematerializzazione i documenti nascono cartacei e solo successivamente sono trasformati in digitale. Dall&#8217;altra parte, la digitalizzazione costituisce un metodo che consente di avere un archivio che rende immediatamente disponibile il contenuto dei libri sociali senza limiti di spazio e di tempo, di<\/span><b> ridurre i costi di gestione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> &#8211; poich\u00e9 non si devono sostenere i costi di vidimazione &#8211; ed eliminare completamente l\u2019uso di carta.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre, la digitalizzazione dei libri sociali consente di garantire:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">il loro pieno valore probatorio;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">la trasparenza del contenuto;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">una maggiore sicurezza contro i casi di sottrazione, distruzione e perdita.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Per approfondire l\u2019argomento, ti consigliamo di leggere l\u2019articolo <\/span><\/i><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/libri-sociali-come-dematerializzarli-a-norma-di-legge\/\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Libri sociali: come dematerializzarli a norma di legge<\/span><\/i><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/i><\/p>\n<h2><b>Libri sociali digitali: normativa\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per quanto riguarda la tenuta digitale dei libri sociali, la<\/span><b> normativa di riferimento <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">da rispettare \u00e8 quella individuata da:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Codice civile;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">D.M. 17 giugno 2014;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Codice dell\u2019Amministrazione Digitale (D.lgs. 82\/2005);\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">relative regole tecniche attuative.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Scendendo pi\u00f9 nel dettaglio, l\u2019art. 2215-bis del Codice civile ammette la tenuta e la formazione dei libri sociali mediante strumenti informatici, stabilendo quanto segue:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">le scritture, i repertori e i libri tenuti mediante strumenti informatici <\/span><b>hanno lo stesso valore e la stessa efficacia di quelli cartacei<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Questo vale anche dal punto di vista probatorio;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">i libri sociali digitalizzati devono essere <\/span><b>consultabili in ogni momento <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">mediante i diversi strumenti o mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario. Inoltre, costituiscono informazione originale e primaria da cui \u00e8 possibile realizzare copie e riproduzioni.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Condizione per istituire libri sociali digitalizzati<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al fine di tenere correttamente libri sociali digitalizzati, \u00e8 necessario appoggiarsi a un <\/span><b>sistema di conservazione dei documenti informatici<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, che pu\u00f2 essere esterno o in-house. Tale sistema di conservazione deve garantire che tutte le caratteristiche sostanziali e formali previste dalla legge siano rispettate.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se si analizza la normativa inerente la tenuta e la formazione dei libri sociali in formato digitale, possiamo notare che <\/span><b>non \u00e8 necessario inserire un\u2019apposita clausola statutaria che preveda la digitalizzazione dei documenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Detto questo, nel momento in cui i documenti sono stati tenuti precedentemente in formato cartaceo, \u00e8 opportuno formalizzare questo passaggio &#8211; ad esempio attraverso una delibera del Consiglio di Amministrazione.<\/span><\/p>\n<h2><b>Aggiornamento e modalit\u00e0 di tenuta: cosa c\u2019\u00e8 da sapere\u00a0\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I libri sociali digitalizzati devono avere determinate <\/span><b>caratteristiche<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, quali:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">immodificabilit\u00e0;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">integrit\u00e0;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">autenticit\u00e0;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">leggibilit\u00e0.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Secondo l\u2019art. 3 del DPCM 13 novembre 2014, al fine di garantire le caratteristiche di integrit\u00e0 e di immodificabilit\u00e0 del documento devono essere eseguite specifiche operazioni:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>memorizzare i documenti <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">all\u2019interno di sistemi di gestione documentale che adottino misure di sicurezza idonee;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>apporre una firma digitale o una firma elettronica qualificata<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ad ogni documento creato;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">versare il documento all\u2019interno di un <\/span><b>apposito sistema di conservazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Attraverso l\u2019apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata, i documenti hanno la stessa efficacia probatoria dei documenti cartacei. Questo \u00e8 possibile perch\u00e9, ai sensi dell\u2019articolo 29 del D.lgs. 82\/2005, le due tipologie di firme elettroniche si fondano su dei certificati qualificati rilasciati da certificatori accreditati, che ne garantiscono l\u2019autenticit\u00e0. \u00c8 quindi fondamentale che il certificato emesso dall\u2019autorit\u00e0 sia valido e non scaduto. Si ricorda che l\u2019apposizione di firma basata su certificato sospeso, scaduto o revocato equivale a mancata apposizione.<\/span><\/p>\n<h2><b>Conservazione dei documenti<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come per la modalit\u00e0 di tenuta, anche la conservazione dei documenti digitalizzati deve avere come obiettivo quello di <\/span><b>garantire nel tempo le caratteristiche di accesso, integrit\u00e0 e leggibilit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nel caso di tenuta dei libri sociali attraverso l\u2019uso di strumenti informatici, gli obblighi di vidimazione e di numerazione progressiva previsti dalla legge sono assolti mediante apposizione della <\/span><b>firma digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> del legale rappresentante della societ\u00e0 o di altro soggetto dal medesimo delegato e della <\/span><b>marcatura temporale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> &#8211; la quale stabilisce la data certa &#8211; almeno una volta all\u2019anno. Tuttavia, rimane l\u2019obbligo di assoggettamento dei libri sociali al pagamento della tassa di concessione governativa e all\u2019imposta di bollo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Si ricorda che la legge prevede che la marca temporale debba essere apposta almeno una volta l\u2019anno. Tuttavia, per una maggiore sicurezza, il nostro consiglio \u00e8 quello di<\/span><b> apporre la marca temporale con pi\u00f9 frequenza<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. L\u2019ideale sarebbe di apporla dopo la caricatura di ogni verbale.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Da qui si evince, che a differenza dei libri cartacei, non vi \u00e8 una procedura di istituzione preventiva del libro che deve essere vidimato e numerato da parte notaio, ma \u00e8 sufficiente la sola apposizione della marca temporale ex-post.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il processo di conservazione si conclude con l\u2019apposizione del riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>In un mondo sempre pi\u00f9 paperless, oggi i libri sociali digitali delle aziende ricoprono un ruolo fondamentale.\u00a0 In questo articolo andiamo a vedere pi\u00f9 da 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