{"id":890,"date":"2022-12-01T12:07:23","date_gmt":"2022-12-01T11:07:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=890"},"modified":"2023-09-26T09:34:18","modified_gmt":"2023-09-26T07:34:18","slug":"archiviazione-sostitutiva-normativa-e-compliance","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-sostitutiva-normativa-e-compliance\/","title":{"rendered":"Archiviazione sostitutiva: normativa e compliance"},"content":{"rendered":"<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Perch\u00e9 oggi ogni azienda dovrebbe dotarsi di un archiviazione sostitutiva?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">E come renderla a norma?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Custodire i documenti informatici semplicemente come copie digitali, non \u00e8 pi\u00f9\u00a0 sufficiente per soddisfare le norme in materia e conservarli adeguatamente. Inoltre, custodire i tuoi <\/span><b>documenti informatici <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">come copie digitali potrebbe comprare importanti problemi di riservatezza e di sicurezza delle informazioni.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco perch\u00e9 appare assolutamente necessario<\/span><b> adottare un sistema di archiviazione sostitutiva<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, cos\u00ec come previsto dalle norme vigenti in materia. Il nostro punto di riferimento \u00e8 il Codice dell\u2019amministrazione digitale, che in Italia individua le regole per garantire l\u2019immutabilit\u00e0 e l\u2019autenticit\u00e0 del patrimonio documentale di professionisti ed enti pubblici. Grazie a una conservazione digitale idonea, sar\u00e0 anche pi\u00f9 rapida e semplice la stessa gestione dei documenti, con un notevole risparmio di tempo e costi.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Archiviazione sostitutiva: significato e normativa<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019archiviazione sostitutiva \u00e8 un <\/span><b>processo per salvare in digitale fascicoli e documenti di varia natura utilizzando un apposito strumento informatico<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. L\u2019elenco dei documenti che devono essere archiviati seguendo questa modalit\u00e0 emergono da pi\u00f9 fonti normative, come ad esempio dal Codice Civile. Lo stesso Codice Civile prevede che tutti i documenti informatici che l\u2019azienda \u00e8 tenuta a conservare devono essere oggetto di archiviazione sostitutiva, garantendone la validit\u00e0 legale per tutto il tempo previsto dalla legge.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le regole che stabiliscono in che modo devono essere adeguatamente conservati i documenti sono invece stabilite dal <\/span><b>CAD <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">&#8211; <\/span><b>Codice dell\u2019amministrazione digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Scendendo pi\u00f9 nel dettaglio, all\u2019art. 44 viene precisato che l\u2019archiviazione sostitutiva a norma deve garantire ai documenti informatici le caratteristiche di:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>autenticit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: si riferisce alla possibilit\u00e0 di verificare con la massima certezza l\u2019autore del documento, e quindi la veridicit\u00e0 del documento stesso;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>integrit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: si riferisce all\u2019inalterabilit\u00e0 del documento, il quale non deve perci\u00f2 essere modificato nel corso degli anni. Infatti, il sistema di archiviazione sostitutiva deve preservare il documento da manomissioni, compromissioni e guasti;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>affidabilit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: riguarda la garanzia di sicurezza che viene offerta dal documento, che in caso di contenziosi assume valore probatorio;\u00a0\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>leggibilit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: garantita dall\u2019uso di formati digitali che rendono il documento sempre fruibile. Questo vuol dire che chiunque e in qualsiasi momento, deve poter essere messo nelle condizioni di interpretare il documento;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>reperibilit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: vuol dire poter trovare velocemente un documento e di poterne estrarre una copia conforme da esibire.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c8 importante ricordare che dal 1\u00b0 gennaio 2022 per PA e privati \u00e8 necessario adeguarsi alle nuove \u201c<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d. Le stesse linee guida sono state formulate da <\/span><a href=\"https:\/\/www.agid.gov.it\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">AgID<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> con l\u2019obiettivo di chiarire alcuni aspetti normativi e tecnici che riguardano la gestione pratica dei documenti digitali.<\/span><\/p>\n<h2><b>Documenti che devono essere conservati digitalmente<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sia in ambito pubblico che in quello privato, l\u2019obbligo di conservazione digitale riguarda principalmente <\/span><b>3 tipologie di documenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, per loro natura nativi digitali.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco quali sono i documenti che devono essere conservati a norma:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Fatture elettroniche<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: sia relative al ciclo passivo che al ciclo passivo di fatturazione;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-scegliere-il-software-gestionale-documentale-per-pec\/\"><b>Messaggi PEC<\/b><\/a><b> &#8211; Posta elettronica certificata:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> costituiscono mail con valore legale; .<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Atti rilevanti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: quali ad esempio i contratti nati come documenti informatici e sottoscritti utilizzando la firma digitale.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Archiviazione sostitutiva a norma: tutti i vantaggi\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le possibilit\u00e0 offerte dalle innovazioni per la gestione documentale e la digitalizzazione del processo di archiviazione, rappresentano una vera e propria rivoluzione rispetto a qualche anno fa.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Facciamo un esempio.<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pensiamo alle condizioni di conservazione dei documenti cartacei, custoditi all\u2019interno di archivi fisici grandi come armadi. Un incendio, una particolare variazione delle condizioni di conservazione, una piccola infiltrazione d\u2019acqua o semplicemente i segni del tempo, potevano rendere inutilizzabili tutti questi documenti, provocando un grosso danno all\u2019azienda. Oggi, grazie alla presenza dell\u2019archiviazione sostitutiva, <\/span><b>i documenti sono totalmente al sicuro<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ma scegliere l\u2019archiviazione sostitutiva a norma non \u00e8 un mero adempimento per adeguarsi alle regole e non incorrere in sanzioni o procedimenti amministrativi e giuridici. Avere la possibilit\u00e0 di custodire con cura i documenti consente di <\/span><b>risparmiare tempo e denaro<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. In questo modo il team aziendale pu\u00f2 dedicarsi ad attivit\u00e0 pi\u00f9 strategiche, senza perdere tempo prezioso a cercare i documenti necessari. Cos\u00ec facendo possono <\/span><b>rispondere rapidamente alle esigenze dei clienti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, fornendo tutto il materiale documentale richiesto. Lo stesso vale in caso di audit, dando prova di competenza ed efficienza.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><em>Leggi anche l&#8217;articolo <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-una-guida-completa\/\">Archiviazione documenti: una guida completa<\/a>.\u00a0<\/em><\/p>\n<h2><b>Conservazione sostitutiva: come deve essere fatta\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per procedere all\u2019archiviazione sostitutiva, <\/span><b>il documento cartaceo deve innanzitutto essere trasformato in un file digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Questo problema non sussiste nel caso in cui si tratti gi\u00e0 di un documento informatico, ovvero nativo digitale. In questo caso non si deve procedere alla <\/span><b>dematerializzazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, quel processo per cui un atto cartaceo viene trasformato digitalmente e mantenendo il suo pieno valore legale. Nella dematerializzazione dei documenti, la conseguenza pratica e immediata \u00e8 quella di poter eliminare successivamente l\u2019originale cartaceo, risparmiando spazio all\u2019interno dell\u2019azienda. In questa fase, lo strumento che deve essere utilizzato \u00e8 lo scanner.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A questo punto, il documento dematerializzato e trasformato in un file digitale \u00e8 pronto per procedere alla fase vera e propria di conservazione. Ci\u00f2 che \u00e8 importante \u00e8 che i documenti siano consegnati al responsabile della conservazione. Successivamente, il responsabile della conservazione realizzer\u00e0 una <\/span><b>verifica dei requisiti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e li immetter\u00e0 in modo sicuro all\u2019interno del sistema di conservazione a norma, una soluzione digitale che \u00e8 stata appositamente progettata e realizzata al fine di tutelare le caratteristiche del documento previste dall\u2019art. 44 del CAD.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Stai cercando un sistema di gestione documentale per la tua archiviazione sostitutiva? Scegli DocuWare!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Contattaci per ricevere subito la tua demo gratuita!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Perch\u00e9 oggi ogni azienda dovrebbe dotarsi di un archiviazione sostitutiva?\u00a0 E come renderla a norma?\u00a0 Custodire i documenti informatici semplicemente come copie digitali, non \u00e8 [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":891,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[41],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Archiviazione sostitutiva: normativa e compliance<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Perch\u00e9 oggi ogni azienda dovrebbe dotarsi di un archiviazione sostitutiva?\u00a0Scopri tutti i vantaggi e come essere a norma.\" 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