{"id":887,"date":"2022-11-29T11:50:17","date_gmt":"2022-11-29T10:50:17","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=887"},"modified":"2022-11-29T11:50:17","modified_gmt":"2022-11-29T10:50:17","slug":"gestione-archivio-documentale-5-consigli-pratici","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-archivio-documentale-5-consigli-pratici\/","title":{"rendered":"Gestione archivio documentale: 5 consigli pratici"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ottimizzare la gestione archivio documentale dell\u2019azienda vuol dire <\/span><b>incrementare la produttivit\u00e0 dell\u2019intera organizzazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Oggi le informazioni aziendali costituiscono uno degli asset pi\u00f9 importanti per il business. Al fine di sostenere la continuit\u00e0 operativa, \u00e8 importante razionalizzare la governance, mettere le informazioni al sicuro e adeguare l\u2019archivio documentale ai nuovi flussi di lavoro.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Come \u00e8 possibile raggiungere tutti questi obiettivi?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grazie alla <\/span><b>digitalizzazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">I vantaggi di una buona gestione archivio documentale sono davvero tanti: permette di liberare gli spazi aziendali tradizionalmente adibiti allo stoccaggio dell\u2019archivio cartaceo, mette al sicuro i documenti da deterioramento o danni accidentali, abbatte i costi per carta, inchiostro e stampanti, ne garantisce l\u2019immodificabilit\u00e0 a tutela della validit\u00e0 legale e rivoluziona totalmente il modo in cui i dati vengono usufruiti da parte delle persone.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per rendere la gestione dell\u2019archivio documentale al passo con i tempi, in questo articolo vediamo<\/span><b> 5 consigli pratici<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Iniziamo!\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Abilitare la gestione archivio documentale da remoto\u00a0<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le modalit\u00e0 di lavoro sono cambiate, per cui anche la gestione archivio documentale deve stare al passo. Per fare in modo che tu possa ottenere il massimo valore dal patrimonio informativo dell\u2019azienda, \u00e8 quindi importante metterlo a disposizione del tuo team in maniera semplice, intuitiva e immediata.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019inventario documentale dell\u2019azienda<\/span><b> deve essere accessibile in ogni momento, con qualsiasi dispositivo e soprattutto da qualsiasi luogo di connessione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. In questo caso specifico, la funzionalit\u00e0 strategica \u00e8 quella che abilita la gestione archivio documentale grazie al <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-docuware-cloud-supporta-la-compliance-delle-aziende\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">cloud<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Proprio il <\/span><b>cloud <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">costituisce uno strumento perfetto per raggiungere questo scopo, consentendo agli utenti abilitati di condividere, consultare e lavorare sui documenti anche da remoto. Il tutto senza che nessuna informazione esca dall\u2019ambiente applicativo protetto e controllato!\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Assicurare una gestione archivio documentale a norma\u00a0<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Affinch\u00e9 una gestione archivio documentale sia totalmente affidabile, \u00e8 necessario che questo aderisca agli <\/span><b>aggiornamenti normativi in materia di conservazione sostitutiva<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Soltanto cos\u00ec l\u2019archivio \u00e8 predisposto in modo da garantire una risposta efficace e tempestiva ad eventuali contenziosi giuridici o controlli fiscali.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco perch\u00e9, per tutelare il business aziendale, \u00e8 cruciale scegliere una soluzione di conservazione documentale che sia rilasciata da parte di un fornitore certificato. Questo in quanto le Linee Guida dell\u2019Agenzia per l\u2019Italia digitale prevedono che \u201c<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">i provider di soluzioni per l\u2019archiviazione documentale sostitutiva operino in ottemperanza a precise normative riconosciute a livello internazionale<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d.\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Garantire la sicurezza e la tracciabilit\u00e0 dei dati\u00a0<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nell\u2019ambito del lavoro digitale, una delle assolute priorit\u00e0 per ogni azienda \u00e8 quella di rivedere gli standard di sicurezza a tutela delle informazioni e dei dati. Una efficace soluzione di gestione archivio documentale deve essere in grado di <\/span><b>garantire la riservatezza dei dati <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">contenuti nelle pratiche che ogni giorno transitano per l\u2019azienda.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per raggiungere questo risultato, la soluzione migliore risulta essere quella di <\/span><b>implementare una piattaforma avanzata di gestione documentale che si basa sul cloud<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Inoltre, deve consentire agli utenti abilitati di avere massimo controllo su ogni singolo documento e piena visibilit\u00e0 dei processi. Cos\u00ec facendo, i responsabili sanno sempre e in tempo reale quali file e documenti sono stati condivisi o modificati, come, da chi e quando.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Infine, una gestione archivio documentale sicura deve essere garantita:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">da un backup automatico giornaliero;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">dalla registrazione (log) di ogni attivit\u00e0 effettuata;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">da un sistema di cifratura automatica end-to-end di tutti i documenti;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">da un sistema di accessi con password gestite dal sistema, con autenticazione a due fattori.\u00a0<\/span><\/li>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Migliorare le attivit\u00e0 di ricerca e di catalogazione grazie all\u2019automazione\u00a0<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Uno dei principali vantaggi che si possono ottenere con la gestione archivio documentale, riguarda la possibilit\u00e0 di avere a disposizione qualsiasi informazione contenuta all\u2019interno di qualsiasi pratica digitale in modo istantaneo. Grazie alle tecnologie pi\u00f9 recenti e avanzate, \u00e8 infatti possibile<\/span><b> attivare processi di ricerca e di catalogazione dei documenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Cos\u00ec facendo il tuo team non deve ricordarsi dove si trovi effettivamente un certo dato documento, ma devono semplicemente sapere che cosa stanno cercando.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con la funzione di catalogazione automatica, il sistema restituir\u00e0 immediatamente al team tutti i record compatibili con la chiave di ricerca che \u00e8 stata inserita.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Integrare la PEC all\u2019interno della soluzione di gestione archivio documentale\u00a0\u00a0<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">All\u2019interno delle caselle di posta elettronica certificata &#8211; PEC &#8211; transita la maggior parte dei documenti che hanno valore legale e che riguardano le attivit\u00e0 aziendali. Ecco perch\u00e9 anche i dati e le informazioni contenute negli allegati di posta elettronica certificata devono essere oggetto delle <\/span><b>policy di conservazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> in ottemperanza alla vigente normativa.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Uno degli errori che pi\u00f9 viene commesso da parte delle aziende, \u00e8 pensare di risolvere il problema affidando questa attivit\u00e0 allo stesso gestore PEC attraverso il pagamento di un servizio aggiuntivo. La verit\u00e0 \u00e8 che nel lungo periodo non si rivela una strategia particolarmente efficace e vincente. Infatti, l\u2019obbligo di archiviazione documentale dura 10 anni e in tutto questo tempo \u00e8 normale voler o dover passare da un provider all\u2019altro. La soluzione perfetta \u00e8 quindi quella di non rimanere vincolati a nessuno, ma implementare una piattaforma integrata di gestione dell\u2019archivio documentale e conservazione sostitutiva PEC che viene fornita direttamente da un partner esterno indipendente.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Stai cercando un sistema efficiente di gestione documentale?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Scegli DocuWare! Contattaci e ricevi adesso la tua demo gratuita. <\/span><\/i><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ottimizzare la gestione archivio documentale dell\u2019azienda vuol dire incrementare la produttivit\u00e0 dell\u2019intera organizzazione. 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