{"id":870,"date":"2022-11-24T11:02:58","date_gmt":"2022-11-24T10:02:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=870"},"modified":"2022-11-24T11:02:58","modified_gmt":"2022-11-24T10:02:58","slug":"come-scegliere-il-software-gestionale-documentale-per-pec","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-scegliere-il-software-gestionale-documentale-per-pec\/","title":{"rendered":"Come scegliere il software gestionale documentale per PEC"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per ogni azienda, avere a disposizione un software gestionale documentale per PEC rappresenta non soltanto uno strumento fondamentale per ottimizzare il proprio business, ma soprattutto imprescindibile nella societ\u00e0 odierna.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Oggi i documenti di qualsiasi natura vengono scambiati principalmente via mail, soprattutto utilizzando <\/span><b>mail con valore legale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: la PEC &#8211; Posta Elettronica Certificata. Ecco il motivo per cui un software gestionale documentale per PEC \u00e8 indispensabile per lavorare in modo metodico e strutturato.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Perch\u00e9?<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Perch\u00e9 un software di questo tipo<\/span><b> consente la centralizzazione dell&#8217;archiviazione, la consultazione e la conservazione delle PEC<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, anche se da parte di diversi fornitori.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Continua a leggere per saperne di pi\u00f9 e capire come scegliere il software che pi\u00f9 soddisfa le tue esigenze!\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Posta Elettronica Certificata: cos\u2019\u00e8\u00a0\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La Posta Elettronica Certificata costituisce uno <\/span><b>strumento di comunicazione <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che dal punto di vista concettuale si avvicina molto alla raccomandata con ricevuta di ritorno. In sostanza, infatti, tramite la PEC \u00e8 certificato che un certo messaggio di posta elettronica sia stato inviato e consegnato, assicurandone la possibilit\u00e0 d\u2019uso anche in caso di contenzioso. Spostandosi sul piano tecnico, questo messaggio diventa una specie di pacchetto di dati che viene sottoscritto tramite firma elettronica a garanzia dell\u2019integrit\u00e0, della provenienza e dell\u2019autenticit\u00e0 richieste affinch\u00e9 il messaggio sia valido.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo contesto, cosa significa quindi per un\u2019azienda avere a disposizione un software gestionale documentale per PEC?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Organizzare in modo efficace le PEC grazie alla presenza di un gestionale per PEC manager vuol dire:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>archiviare a norma di legge le PEC<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ricevute e inviate, oltre che i messaggi di accettazione e consegna;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>gestire in modo pi\u00f9 efficiente tutti i documenti trasmessi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Per conoscere come automatizzare e ottimizzare i flussi di corrispondenza, ti consigliamo di leggere l\u2019articolo <\/span><\/i><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-pec-in-azienda-come-automatizzare-e-ottimizzare-flussi-di-corrispondenza\/\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione PEC in azienda: come automatizzare e ottimizzare flussi di corrispondenza<\/span><\/i><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/i><\/p>\n<h2><b>Software gestionale documentale per PEC: perch\u00e9 dovresti averne uno\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per prima cosa, un software gestionale documentale per PEC \u00e8 una piattaforma utile per <\/span><b>centralizzare e semplificare l\u2019amministrazione di un numero molto elevato di account e di caselle di posta elettronica certificata<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Quindi, si occupa di organizzare i vari contenuti e di tenere correttamente collegati messaggi e ricevute. Questo perch\u00e9 un gestionale per PEC manager \u00e8 in grado di suddividere ricevute e messaggi ad esempio classificandoli in relazione ai diversi processi aziendali.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Non solo, attraverso un software di gestione PEC \u00e8 possibile andare a definire i permessi ai vari documenti e la <\/span><b>policy di accesso<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, in modo adattabile e flessibile a ciascuna azienda. In questo modo per gli operatori e per gli amministratori di sistema sar\u00e0 molto pi\u00f9 facile risalire a tutte le informazioni di cui hanno bisogno.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Software gestionale documentale per PEC: perch\u00e9 rivolgersi a un fornitore indipendente\u00a0\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In generale, i gestori di PEC hanno l\u2019obbligo di conservare la prova di consegna soltanto per un periodo di 30 mesi. Tuttavia, le norme vigenti sulla <\/span><b>conservazione <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">dei documenti fissano tale periodo a <\/span><b>10 anni<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Un intervallo di tempo particolarmente lungo, all\u2019interno del quale occorrer\u00e0 cambiare assolutamente provider. Ecco perch\u00e9 \u00e8 preferibile rivolgersi a un fornitore indipendente per implementare un software gestione PEC.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un gestionale per PEC manager che \u00e8 stato progettato, sviluppato e rilasciato da un fornitore esterno, consente di svincolarsi dai singoli provider di posta elettronica, strutturando in modo efficiente e centralizzato le molteplici caselle postali che si trovano nell\u2019ambiente PEC aziendale. L\u2019operazione \u00e8 resa molto pi\u00f9 semplice grazie ad un <\/span><b>approccio multi-account e multi-piattaforma<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, razionalizzando le procedure di conservazione a norma di legge.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Come scegliere il software gestione PEC aziendale perfetto per le tue esigenze\u00a0\u00a0\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per un software di gestione PEC, il compito principale \u00e8 quello di classificare tutte le poste certificate e organizzare il tutto in modo strutturato, offrendo diversi criteri di ricerca. Inoltre, deve <\/span><b>garantire la conservazione a norma <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">delle stesse PEC al fine di mantenere la loro <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-dei-documenti-con-valore-legale-come-funziona\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">validit\u00e0 legale<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> per il tempo stabilito dalla legge. Molto importante \u00e8 anche centralizzare la conservazione delle PEC di fornitori diversi, in quanto semplifica le attivit\u00e0 di ricerca ed esibizione, individuando un <\/span><b>unico punto di accesso alle informazioni<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per una gestione efficace dei messaggi di posta elettronica, il software gestione PEC:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">si connette automaticamente alle caselle postali definite;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>classifica e archivia tutte le mail <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">&#8211; potrai recuperarle utilizzando filtri, strumenti di ricerca a testo libero e categorie.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per amministrare le politiche di archiviazione, nei software gestionale documentale per PEC la dashboard deve anche <\/span><b>far emergere eventuali problemi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> contribuendo a un workflow agile &#8211; e se possibile automatizzarlo &#8211; e offrire una vista puntuale dello stato di catalogazione. Una funzionalit\u00e0 particolarmente utile di questi software \u00e8 quella che consente di creare una classificazione predisposta per determinate aree tematiche.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Insomma, un evoluto software gestionale documentale per PEC si integra perfettamente con i sistemi di conservazione digitale a norma in modo rapido ed efficace. Inoltre, \u00e8 integrabile con altre applicazioni e concentra le informazioni in un unico sistema aggregato. Ecco perch\u00e9 costituisce un <\/span><b>tassello fondamentale di un pi\u00f9 ampio processo di digital transformation<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Per ogni azienda, avere a disposizione un software gestionale documentale per PEC rappresenta non soltanto uno strumento fondamentale per ottimizzare il proprio business, ma soprattutto [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":871,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[42,54],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Come scegliere il software gestionale documentale per PEC<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Un software gestionale documentale per PEC \u00e8 oggi fondamentale per qualsiasi impresa. 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