{"id":846,"date":"2024-12-18T08:13:23","date_gmt":"2024-12-18T07:13:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=846"},"modified":"2024-12-16T14:01:03","modified_gmt":"2024-12-16T13:01:03","slug":"gestione-dei-documenti-con-valore-legale-come-funziona","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-dei-documenti-con-valore-legale-come-funziona\/","title":{"rendered":"Gestione documentale: come funziona per i documenti con valore legale?"},"content":{"rendered":"

Una corretta gestione dei documenti a norma di legge consente prima di tutto di mettere a riparo l\u2019illeggibilit\u00e0, la compromissione o il rischio di perdita del documento stesso. Non solo, in caso di contenzioso <\/span>garantisce valore probatorio<\/b>.<\/span><\/p>\n

Al fine di garantire il valore legale dei documenti informatici \u00e8 necessario implementare delle soluzioni tecnologiche che consentano di <\/span>mantenere inalterati i documenti <\/b>nonostante il trascorrere degli anni. Ricorda che custodire un atto sul proprio desktop come un qualsiasi file, non soltanto non rispetta le regole europee e italiane in materia di corretta gestione dei documenti con valore legale, ma espone anche a importanti rischi. Tra questi sono ricompresi la perdita del documento, l\u2019illeggibilit\u00e0 del formato, la sua compromissione e la mancanza di valore probatorio in caso di contenzioso.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ecco che, al fine di evitare l\u2019insorgenza di questi problemi ed essere adeguati alla normativa, la<\/span> conservazione digitale<\/b> si presenta come lo strumento pi\u00f9 efficace.<\/span><\/p>\n

In questo articolo vediamo pi\u00f9 da vicino come funziona la gestione dei documenti con valore legale.\u00a0<\/span><\/p>\n

Normativa di riferimento dei documenti informatici<\/b><\/h2>\n

Il tema della gestione dei documenti con valore legale \u00e8 particolarmente complesso. Questa stessa complessit\u00e0 emerge gi\u00e0 dall\u2019analisi della normativa di riferimento, che in questo contesto deve essere analizzata sia a livello nazionale che europeo.\u00a0<\/span><\/p>\n

Per capire meglio il contesto in cui si colloca questo strumento, \u00e8 necessario fare una piccola panoramica. Il nostro punto di partenza \u00e8 il Decreto n. 445 del 2000 del Presidente della Repubblica, il quale regola la documentazione amministrativa italiana. Infatti, in Italia il tema della <\/span>corretta gestione dei documenti informatici<\/span><\/a> si \u00e8 imposto prima nel settore pubblico, poi \u00e8 stato introdotto anche tra i privati. Il <\/span>Codice dell\u2019Amministrazione Digitale<\/b> si \u00e8 posto come obiettivo quello di andare a disciplinare la normativa in questo contesto. Lo stesso art. 2 prevede che le tutele del documento debbano essere applicate anche nell\u2019ambito privato.\u00a0<\/span><\/p>\n

Successivamente, nel 2013 sono state pubblicate le prime regole tecniche che definiscono i cosiddetti sistemi di conservazione. A settembre 2020 sono stati poi abrogati i precedenti DPR tramite la pubblicazione delle nuove <\/span>Linee guida pubblicate da Agid<\/b>, entrate in vigore il 7 giugno 2021.<\/span><\/p>\n

In questo contesto, non possiamo per\u00f2 non considerare anche le fonti europee, soprattutto considerando gli scambi documentali che un\u2019azienda pu\u00f2 avere con l\u2019estero. All\u2019interno del territorio UE, la normativa di riferimento \u00e8 il <\/span>regolamento eIDAS <\/b>del 2014. Il suo contenuto disciplina l\u2019uso delle firme che sono apposte al documento informatico per garantire la loro validit\u00e0 nel corso del tempo. Altra importante fonte \u00e8 il <\/span>GDPR<\/b>, poich\u00e9 va a normare la gestione dei dati documenti, un aspetto sicuramente mai marginale.<\/span><\/p>\n

Come tutelare il valore legale dei documenti informatici\u00a0<\/b><\/h2>\n

Nella pratica, <\/span>la compliance normativa si realizza attraverso l\u2019adozione di strumenti idonei<\/b>. Soltanto in questo modo \u00e8 possibile trattare in modo appropriato i documenti informatici in ogni fase del processo – quali la formazione, la gestione e la conservazione.\u00a0<\/span><\/p>\n

Al fine di mantenere inalterato il valore legale dei documenti informatici, \u00e8 necessario fare in modo che questi siano immodificabili nel corso del tempo. La <\/span>firma digitale<\/b> rappresenta una soluzione che pu\u00f2 offrire garanzia dell\u2019autenticit\u00e0 dell\u2019atto sottoscritto. Tuttavia, il problema principale \u00e8 che <\/span>non \u00e8 esente da vulnerabilit\u00e0<\/b> che potrebbero compromettere lo stesso valore probatorio del documento.\u00a0<\/span><\/p>\n

Facciamo un esempio.\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Pensiamo alla scadenza del certificato associato alla firma. Questo, infatti, ha una durata limitata a pochi anni, per cui non \u00e8 possibile garantire con estrema certezza l\u2019immodificabilit\u00e0 nel tempo del documento.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ecco perch\u00e9 occorre trovare un\u2019ulteriore soluzione: la conservazione digitale.<\/span><\/p>\n

La conservazione digitale consente infatti di superare qualsiasi problema operativo e di compliance<\/b>. In adeguamento all\u2019art. 44 del Codice dell\u2019Amministrazione Digitale, i sistemi di conservazione a norma riescono a garantire il mantenimento delle caratteristiche di reperibilit\u00e0, leggibilit\u00e0, affidabilit\u00e0, integrit\u00e0 e autenticit\u00e0 del documento informatico.\u00a0<\/span><\/p>\n

Gestione dei documenti con valore legale: perch\u00e9 \u00e8 importante<\/b><\/h2>\n

Digitalizzare i processi di gestione al fine di garantire il valore legale dei documenti informatici non \u00e8 soltanto un mero obbligo normativo, ma offre all\u2019azienda un <\/span>vero e proprio valore aggiunto<\/b>. Ci\u00f2 che infatti bisogna chiedersi \u00e8 come si pensa di poter garantire la memoria storica delle informazioni che si gestiscono all\u2019interno dell\u2019impresa. Non dobbiamo essere certi di avere sempre sotto controllo i propri documenti, perch\u00e9 aver archiviato i file e fatto il backup non \u00e8 sufficiente per garantire il loro valore legale. <\/span>Soltanto la conservazione pu\u00f2 garantire determinate qualit\u00e0 ai documenti <\/b>sottoposti al processo.<\/span><\/p>\n

Per tornare all\u2019esempio fatto in precedenza, nel caso in cui si dovesse semplicemente archiviare un file, il certificato della firma elettronica apposta potrebbe scadere. Il risultato? Il formato di salvataggio potrebbe diventare obsoleto.<\/span><\/p>\n

Ecco perch\u00e9 in questi casi il concetto di memoria storica diventa estremamente labile: si contesta sia la leggibilit\u00e0 che la validit\u00e0 del documento.\u00a0<\/span><\/p>\n

Facciamo un altro esempio pratico.\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Parlando della PEC, \u00e8 necessario ricordare che il provider dopo trenta mesi tiene traccia soltanto dei log, e non anche del contenuto dei messaggi. Magari questo potrebbe anche includere un documento rilevante per l\u2019azienda. Non \u00e8 quindi possibile accedervi se non \u00e8 stata posta in conservazione la corrispondenza.<\/span><\/p>\n

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