{"id":820,"date":"2022-10-04T16:50:40","date_gmt":"2022-10-04T14:50:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=820"},"modified":"2022-10-04T16:50:40","modified_gmt":"2022-10-04T14:50:40","slug":"automated-invoice-processing","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/automated-invoice-processing\/","title":{"rendered":"Automated invoice processing: vantaggi e funzionamento"},"content":{"rendered":"

L’<\/span>automated invoice processing<\/b> o automazione dell’elaborazione delle fatture<\/a> \u00e8 un software utilizzato dalle aziende per contribuire a snellire i processi di contabilit\u00e0 passiva, pagando automaticamente le fatture dei fornitori. L’automazione dell’elaborazione delle fatture consiste nell’estrarre i dati delle fatture da un sistema e inserirli senza problemi nell’ERP o nel sistema di contabilit\u00e0, consentendo di effettuare i pagamenti in pochi minuti.<\/span><\/p>\n

L’elaborazione manuale delle fatture \u00e8 gestibile nelle prime fasi di un\u2019attivit\u00e0; ma con il tempo, l’uso di fogli di calcolo e altri metodi manuali possono portare a problemi come fatture mancanti, pagamenti in ritardo e persino casi di frode.<\/span><\/p>\n

Come gestire meglio le fatture <\/b>ed evitare costosi errori? E come gestire l’intero workflow<\/a> di contabilit\u00e0 fornitori? Vediamolo insieme!<\/span><\/p>\n

Automated Invoice Processing: che cos\u2019\u00e8?<\/b><\/h2>\n

L’<\/span>elaborazione automatica delle fatture <\/b>o Automated Invoice Processing consiste nell’utilizzo di un software per elaborare le fatture per la contabilit\u00e0 fornitori e aggiornare le informazioni nel sistema ERP (Enterprise Resource Planning).\u00a0<\/span><\/p>\n

Questo sistema consente di <\/span>accelerare l’approvazione delle fatture<\/b>, di minimizzare gli errori e di ridurre i costi di elaborazione. Ma non solo: il reparto contabilit\u00e0 pu\u00f2 diventare bersaglio di truffatori che possono creare societ\u00e0 di comodo e inviare fatture che sembrano legittime. Ad oggi, per prevenire i casi di frode e mantenere registri accurati, il processo di contabilit\u00e0 passiva prevede in genere le seguenti fasi:<\/span><\/p>\n

    \n
  • Confrontare le fatture con gli ordini di acquisto (PO).<\/span><\/li>\n
  • Risoluzione di eventuali irregolarit\u00e0 (ad esempio, numeri di ordine di acquisto non corrispondenti, voci di spesa errate, ecc.)<\/span><\/li>\n
  • Inoltro delle fatture a un manager o a un dirigente per l’approvazione<\/span><\/li>\n
  • Aggiornare il sistema ERP dell’azienda<\/span><\/li>\n
  • Emissione dei pagamenti ai fornitori<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

    Quando queste fasi vengono eseguite manualmente, i reparti di contabilit\u00e0 spesso <\/span>non riescono a mantenere un processo di fatturazione efficiente<\/b>: ci\u00f2 comporta tempi di approvazione lunghi e costi di elaborazione pi\u00f9 elevati.<\/span><\/p>\n

    Vantaggi dell’elaborazione automatica delle fatture<\/b><\/h3>\n

    La fatturazione automatizzata offre numerosi <\/span>vantaggi<\/b>. Tra cui spiccano:<\/span><\/p>\n

      \n
    • Riduzione del tasso di errore<\/b>: la riduzione di inserimenti e interventi manuali porta con s\u00e9 una riduzione dei margini di errore;<\/span><\/li>\n
    • Accelerazione del processo di approvazione<\/b> e riduzione dei tempi di elaborazione;<\/span><\/li>\n
    • Riduzione del rischio<\/b> di duplicare fatture e pagamenti;<\/span><\/li>\n
    • Maggiore trasparenza<\/b> del processo sia per dipendenti interni che per i fornitori stessi;<\/span><\/li>\n
    • Riduzione dei costi di elaborazione<\/b> manuale delle fatture (spese postali, carta, ecc.).<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

      Automated Invoice Processing di Docuware: come funziona<\/b><\/h2>\n

      Come abbiamo visto, l\u2019<\/span>elaborazione automatica delle fatture<\/b> garantisce ingenti risparmi in termini di manodopera e di costi, ristrutturando il workflow della contabilit\u00e0 stessa. Vediamo di seguito come funziona la soluzione offerta da Docuware.<\/span><\/p>\n

      Indicizzazione intelligente di tutte le fatture in arrivo<\/b><\/h3>\n

      La <\/span>soluzione di automatizzazione delle fatture di Docuware <\/b>inizia con l\u2019intelligent indexing o indicizzazione intelligente, un sistema di apprendimento automatico che comprende ed estrae i dati da qualsiasi fattura. Questi dati critici di indicizzazione sono il cuore della soluzione, in quanto guidano i processi del flusso di lavoro. L’indicizzazione intelligente di DocuWare sostituisce l’immissione di dati, che comporta errori e perdite di tempo, riconoscendo e registrando tutti i dati stampati sulle fatture.<\/span><\/p>\n

      Archiviazione e recupero dei documenti digitali<\/b><\/h3>\n

      Tutte le fatture vengono archiviate in un repository sicuro e accessibile, strettamente organizzato in base ai dati di indice acquisiti. Applicate le politiche di conservazione, \u00e8 possibile <\/span>recuperare rapidamente le fatture <\/b>per eventuali verifiche o per migliorare i processi di reparto. L\u2019accesso \u00e8 in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo, anche mobile.<\/span><\/p>\n

      Flusso di lavoro automatizzato<\/b><\/h3>\n

      Infine, \u00e8 possibile <\/span>inoltrare digitalmente le fatture <\/b>attraverso le catene di approvazione per velocizzare il processo decisionale oppure attraverso un’approvazione diretta in base a regole predefinite.\u00a0<\/span><\/p>\n

      Funzionalit\u00e0 complete per la contabilit\u00e0 fornitori e non solo<\/b><\/h2>\n

      Le caratteristiche e le funzionalit\u00e0 pi\u00f9 importanti dell\u2019automated invoice processing vanno oltre l’elaborazione delle fatture in contabilit\u00e0 fornitore, offrendo un <\/span>valore aggiunto all’intero team finanziario<\/b>. Vediamole insieme!<\/span><\/p>\n

        \n
      1. Puoi catturare, ordinare e archiviare<\/b> le<\/b> fatture<\/b> da qualsiasi dispositivo o formato (carta scansionata, e-mail, acquisizioni mobili e altro) in una struttura di file in cui \u00e8 facile trovare e ricercare i documenti;<\/span><\/li>\n
      2. Puoi estrarre i dettagli di tutte le fatture <\/b>con DocuWare Intelligent Indexing per abbinare automaticamente le fatture ai corrispondenti ordini di acquisto (PO);<\/span><\/li>\n
      3. Puoi configurare i flussi di lavoro<\/b> in modo da rispettare le regole di approvazione aziendali, automatizzando l’assegnazione dei compiti;<\/span><\/li>\n
      4. Puoi generare automaticamente i record <\/b>delle transazioni per il sistema ERP, eliminando il doppio inserimento dei dati e riducendo notevolmente gli errori<\/span><\/li>\n
      5. Elimina lunghe ricerche di ordini di acquisto<\/b>, di documenti di spedizione e di informazioni necessarie per l’elaborazione della fattura.<\/span><\/li>\n
      6. Puoi inserire note e timbri di approvazione<\/b> direttamente sull’immagine della fattura per una comunicazione chiara con i colleghi.<\/span><\/li>\n
      7. Mantieni la conformit\u00e0 e un audit trail <\/b>completo grazie ad una cronologia trasparente delle approvazioni, ad un\u2019archiviazione automatica dei documenti e alla crittografia.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

         <\/p>\n

        Che aspetti?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

        Prova adesso DocuWare!<\/span><\/i><\/p>\n

        Richiedi la tua demo gratuita e testa tu stesso le sue potenzialit\u00e0.\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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