{"id":81,"date":"2021-06-21T12:30:41","date_gmt":"2021-06-21T10:30:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=81"},"modified":"2022-06-10T08:23:07","modified_gmt":"2022-06-10T06:23:07","slug":"come-gestire-documenti-aziendali-in-modo-semplice","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-gestire-documenti-aziendali-in-modo-semplice\/","title":{"rendered":"Come gestire i documenti aziendali in modo semplice"},"content":{"rendered":"\n<p>Qualsiasi impresa privata o pubblica si ritrova, prima o poi, a fare i conti con un\u2019innumerevole quantit\u00e0 di <strong>documenti aziendali<\/strong>. Per questo motivo, \u00e8 importante gestire i documenti in maniera efficiente per custodirli ed evitare di incorrere in spiacevoli sanzioni qualora, per esempio, si tratti di documenti amministrativi o fiscali da presentare presso commercialisti o enti istituzionali.<\/p>\n\n\n\n<p>La <strong>gestione documentale<\/strong> \u00e8 sicuramente un\u2019attivit\u00e0 importante e necessaria per le imprese, ma pu\u00f2 risultare senza dubbio un\u2019operazione complessa e macchinosa. Vediamo dunque come si pu\u00f2 gestire i documenti aziendali in modo semplice, e attraverso quali strumenti.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Archiviazione documenti: come farla senza sbagliare e perdere tempo<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019<strong>archiviazione dei documenti<\/strong> \u00e8 senza dubbio un\u2019operazione fondamentale per riuscire a garantire la conservazione di materiali importanti per la gestione della propria attivit\u00e0 aziendale.<\/p>\n\n\n\n<p>Per procedere con una corretta e organizzata archiviazione dei documenti aziendali, \u00e8 possibile seguire alcuni piccoli ma indispensabili passaggi. Naturalmente, l\u2019iter procedurale differisce a seconda che si tratti di documenti cartacei oppure digitali. Nel caso di <strong>materiale cartaceo<\/strong>, l\u2019archiviazione risulta particolarmente complessa: occorre innanzitutto conservare i documenti in appositi raccoglitori, cartellette, buste plastificate e scatole di varie dimensioni da etichettare con cura. Successivamente bisogna rimuovere i documenti, cestinando quelli scaduti o non pi\u00f9 necessari; infine, avviene la pianificazione in attesa del successivo anno fiscale.<\/p>\n\n\n\n<p>In alternativa, in alcuni casi \u00e8 possibile effettuare la <strong>digitalizzazione dei documenti cartacei,<\/strong> trasformandoli cos\u00ec in file informatici attraverso la scannerizzazione. Tuttavia, il rischio \u00e8 che si trasformi in processo molto lungo, soggetto a possibili errori o sviste.<\/p>\n\n\n\n<p>In questi casi, la soluzione pi\u00f9 veloce e semplice consiste nell\u2019avvalersi di un <strong>software di archiviazione professionale<\/strong>. <br><br>Guarda questo breve video in cui mostriamo come archiviare i documenti in automatico con DocuWare.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-rich is-provider-handler-delloggetto-incorporato wp-block-embed-handler-delloggetto-incorporato wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Archiviare i documenti in automatico | Real Document Solution\" width=\"800\" height=\"450\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/4US5vbWi7QU?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Software archiviazione documenti: come pu\u00f2 aiutarti<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Un <strong>software di archiviazione documentale<\/strong> \u00e8 un programma informatico appositamente creato per gestire, organizzare e conservare documenti aziendali in maniera rapida ed efficiente.<\/p>\n\n\n\n<p>A seconda delle esigenze aziendali, esistono diverse soluzioni attuabili:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Software con funzionalit\u00e0 di base<\/strong>, tra cui l\u2019archiviazione e la ricerca dei documenti;<\/li><li><strong>Soluzione on-premise<\/strong>, che sfrutta l\u2019utilizzo di risorse infrastrutturali (hardware, software\u2026);<\/li><li><strong>Software cloud<\/strong>, il quale evita l\u2019investimento in termini di infrastrutture informatiche.<\/li><li><strong>Piattaforme enterprise<\/strong>, con architettura complessa, che permettono di gestire attivit\u00e0 aziendali e archiviazione di documenti con alti livelli di efficienza e affidabilit\u00e0.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>In particolare, i software di archiviazione dei documenti risultano essere particolarmente efficaci per risolvere esigenze aziendali grazie a:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Soluzioni customizzabili <\/strong>e scalabili;<\/li><li>Possibilit\u00e0 di <strong>integrare il programma con i gestionali <\/strong>e i vari sistemi aziendali;<\/li><li>Facilit\u00e0 di fruizione e <strong>buona esperienza di utilizzo dell\u2019utente<\/strong>;<\/li><li><strong>Alto livello di protezione<\/strong> e sicurezza dei dati sensibili.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>\u00c8 importante tenere in considerazione che la scelta del software non pu\u00f2 che dipendere dalle esigenze di ciascuna azienda, anche a seconda dei processi aziendali in essere.<\/p>\n\n\n\n<p id=\"protocollazione\">Per questo motivo, il suggerimento \u00e8 quello di adottare un\u2019attenta valutazione delle soluzioni sul mercato, per ottimizzare il rapporto costi\/benefici ottenibili.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Protocollare un documento nel modo corretto<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La<strong> protocollazione<\/strong> consiste nell\u2019attivit\u00e0 di registrazione di un documento a un protocollo. Si tratta di un\u2019operazione &#8211; regolamentata anche dal DPR 445\/2000 TU &#8211; in cui i documenti ricevuti o spediti vengono inseriti all\u2019interno di un registro (il protocollo), specificandone:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Identificativo univoco del documento;<\/li><li>Data di ricezione;<\/li><li>Mittente.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><br>Protocollare un documento \u00e8 un\u2019operazione importante, in quanto permette di <strong>registrare secondo norma <\/strong>i documenti, andando a classificarli a seconda della categoria e facilitandone poi il processo di conservazione e di reperimento, andando al contempo a eliminare gli ostacoli dati dal registro cartaceo.<\/p>\n\n\n\n<p>Guarda come <strong>protocollare un documento<\/strong> in modo semplice e veloce con DocuWare:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-rich is-provider-handler-delloggetto-incorporato wp-block-embed-handler-delloggetto-incorporato wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Protocollare i documenti in pochi clic | Real Document Solution\" width=\"800\" height=\"450\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/V37Jb6kBe7w?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Ricercare un documento nell&#8217;archivio<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La <strong>ricerca e il recupero dei documenti <\/strong>pu\u00f2 richiedere parecchie ore di lavoro, soprattutto negli archivi pi\u00f9 corposi. Disponendo di un buon programma di archiviazione, \u00e8 possibile ridurre drasticamente il tempo di ricerca dei documenti, avvalendosi di funzionalit\u00e0 di recupero efficienti.<\/p>\n\n\n\n<p>In particolare, l\u2019ottimizzazione della ricerca del materiale all\u2019interno dell\u2019archivio viene spesso garantita da funzionalit\u00e0 di recupero attraverso <strong>specifiche keyword <\/strong>esistenti all\u2019interno del documento. Infatti, \u00e8 sufficiente immettere un termine specifico contenuto nel testo per poter rapidamente ottenere il risultato richiesto. Va sottolineato che i software pi\u00f9 avanzati non soltanto permettono di reperire in pochi secondi il documento ricercato, ma offrono persino l\u2019indicazione di pagina in cui il termine ricercato \u00e8 inserito.<\/p>\n\n\n\n<p>Inoltre, alcune funzioni permettono persino di reperire un documento ricercando tra i file appartenenti alla stessa pratica, o aventi campi comuni, proprio come in un <strong>dossier cartaceo.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Perdi tanto tempo a <strong>ricercare documenti nel tuo archivio<\/strong>? Guarda come funziona la Ricerca Full Text di DocuWare in questo breve video:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-rich is-provider-handler-delloggetto-incorporato wp-block-embed-handler-delloggetto-incorporato wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Ricercare un documento nel proprio archivio elettronico | Real Document Solution\" width=\"800\" height=\"450\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/dPV_r3D-BCk?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Firmare un documento digitalmente: perch\u00e9 oggi \u00e8 fondamentale per gestire al meglio i documenti<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La<strong> firma digitale <\/strong>rappresenta una soluzione altamente utile nella gestione delle pratiche aziendali. Si tratta, a tutti gli effetti, del corrispettivo della firma tradizionale su carta, la quale, attraverso un sistema avanzato di crittografia, garantisce la protezione e l\u2019autenticit\u00e0 dei documenti firmati trasmessi.<\/p>\n\n\n\n<p>La <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/firma-digitale\">firma digitale<\/a> \u00e8 fondamentale nella gestione dei documenti, in quanto conferisce <strong>valore legale<\/strong> ai documenti aziendali. Essa \u00e8 infatti impiegata nella stipula di documenti quali contratti, dichiarazioni, fatture e autocertificazioni, da parte di aziende, pubbliche amministrazioni o cittadini.<\/p>\n\n\n\n<p>In particolare, la firma elettronica trova la sua maggiore applicazione in due ambiti:<\/p>\n\n\n\n<ol type=\"1\"><li><strong>PEC<\/strong>: la Posta Elettronica Certificata \u00e8 obbligatoria per aziende e professionisti, e richiede l\u2019apposizione della firma digitale, per conferire valore legale e certificare le email inviate da computer o mobile.<\/li><li><strong>Fatturazione elettronica<\/strong>: l\u2019applicazione ormai diffusa della fatturazione elettronica comporta, di conseguenza, l\u2019apposizione necessaria della <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/firma-digitale\">firma digitale<\/a>. Solo in questo modo, \u00e8 possibile garantire l\u2019integrit\u00e0 e l\u2019autenticit\u00e0 del documento emesso.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Software per gestire documenti: richiedi una DEMO di DocuWare<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Se vuoi ottimizzare il tuo processo di gestione documentale e hai deciso di affidarti a un software di archiviazione dei documentali, prova <strong>DocuWare!<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Il nostro <strong>programma di gestione dei documenti <\/strong>mette a disposizione delle aziende un motore capace di ricreare qualsiasi processo aziendale, offrendo al contempo procedure affidabili per garantire l\u2019integrit\u00e0 delle informazioni sensibili. Inoltre, la <strong>struttura cloud <\/strong>permette di accedere ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi device connesso a una rete internet.<\/p>\n\n\n\n<p>DocuWare \u00e8 la soluzione ideale che mette al centro le esigenze e gli obiettivi delle aziende clienti: <strong>richiedi una DEMO<\/strong> per scoprirne di pi\u00f9! Iscriviti al Round Table, disponibile a questo indirizzo: <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/round-table-docuware\">https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/round-table-docuware<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Una guida rapida (con video dimostrativi) su come organizzare al meglio la propria gestione documentale<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":90,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[42],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Come gestire i documenti aziendali in modo semplice<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Qualsiasi impresa privata o pubblica si ritrova, prima o poi, a fare i conti con un\u2019innumerevole quantit\u00e0 di documenti da gestire...\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, 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