{"id":805,"date":"2022-09-20T10:38:39","date_gmt":"2022-09-20T08:38:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=805"},"modified":"2022-09-20T10:38:39","modified_gmt":"2022-09-20T08:38:39","slug":"e-mail-management-perche-e-cosi-importante","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/e-mail-management-perche-e-cosi-importante\/","title":{"rendered":"E-mail management: perch\u00e9 \u00e8 cos\u00ec importante"},"content":{"rendered":"<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Lo sapevi che oggi un sistema di e-mail management \u00e8 fondamentale per qualsiasi azienda?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questi ultimi anni, la <\/span><b>digitalizzazione <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">dei dati e delle informazioni rappresenta un elemento di vantaggio competitivo. Il contatto fisico tra fornitori, colleghi, partner e dipendenti \u00e8 una prassi che si svolge sempre di pi\u00f9 da remoto, e questo fattore sta letteralmente rivoluzionando il modo di lavorare.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per questo motivo tutto ci\u00f2 che mira a migliorare la relazione con il cliente finale, per renderla il meno possibile meccanica e asettica, oggi \u00e8 un\u2019assoluta <\/span><b>priorit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo contesto, l\u2019e-mail non fa eccezione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n<h2><b>E-mail management: perch\u00e9 la tua azienda ne ha cos\u00ec bisogno\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Generalmente l&#8217;e-mail viene trattata con meno preoccupazioni per la sicurezza rispetto ad altri tipi di documenti aziendali. Questo per\u00f2 potrebbe essere un grande <\/span><b>elemento di rischio <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">per l\u2019azienda stessa.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Alcuni dei motivi di questo atteggiamento disinvolto sono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span>enorme volume di messaggi coinvolti;<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">informalit\u00e0 con cui le e-mail vengono scritte e inoltrate;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">facilit\u00e0 con cui i documenti possono essere allegati.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con un <\/span><b>e-mail management<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, i messaggi e gli allegati vengono archiviati digitalmente in un repository centrale organizzato insieme agli altri documenti aziendali. La ricezione di queste e-mail pu\u00f2 anche dare il via a un flusso di lavoro automatizzato.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Spesso gli allegati e-mail sono l&#8217;unica parte di un&#8217;e-mail che richiede la custodia. Contengono fatture, ricevute, conferme o altri documenti che dovrebbero essere ricercabili e sicuri. L\u2019email management consente di salvare il corpo del testo di un&#8217;e-mail e i relativi allegati come documenti separati. Quindi puoi <\/span><b>indicizzare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">ciascuno di essi, inserirli nella cartella corretta nel tuo sistema di gestione dei documenti e integrare gli allegati in un processo aziendale.<\/span><\/p>\n<h2><b>E-mail management: i benefici per il business<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Innanzitutto devi sapere che una soluzione di e-mail management consente di <\/span><b>analizzare automaticamente il testo scritto di ogni messaggio <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">in ingresso in linguaggio naturale. Una volta che \u00e8 stato classificato il contenuto, viene poi inviato all\u2019operatore pi\u00f9 adeguato alla presa in carico della richiesta. Tutto questo apporta all\u2019azienda benefici tangibili nell\u2019ordine dell\u2019<\/span><b>80-90% della riduzione del tempo che \u00e8 necessario per dispatching ed analisi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un altro importantissimo beneficio che la gestione delle e-mail porta alle aziende, \u00e8 il <\/span><b>miglioramento delle performance del customer service <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">e la soddisfazione del cliente.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Prova a porti questa domanda.<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al giorno d\u2019oggi, quanto vale un cliente che, impressionato in modo positivo da un servizio efficace e dai tempi di risposta veloci, ne parla bene sui propri canali e suggerisce ad un\u2019altra persona di affidarsi allo stesso servizio?\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco che da questa semplice osservazione \u00e8 possibile capire quanto anche questo elemento sia <\/span><b>fondamentale per il successo del tuo business<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, e che proprio questo successo derivi anche da un efficace e-mail management.<\/span><\/p>\n<h2><b>Come costruire un sistema efficace di e-mail management<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Costruire un sistema efficace di e-mail management non \u00e8 cos\u00ec complicato come si possa pensare, n\u00e9 in realt\u00e0 costoso.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tuttavia, \u00e8 necessario:\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>mappare le competenze<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> dei singoli operatori che all\u2019interno dell&#8217;azienda prendono in carico le e-mail;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>categorizzare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">con cura e massima precisione i flussi di instradamento;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>estrarre le informazioni <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">presenti all\u2019interno dei messaggi che possono attivare processi end-to-end o processi dispositivi.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tutte queste attivit\u00e0 possono essere facilmente gestibili ed implementabili attraverso l\u2019analisi del flusso storico di e-mail e attraverso la mappatura di tutti i processi sottostanti.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ed \u00e8 proprio qui che <\/span><b>DocuWare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">arriva in tuo aiuto. Vediamo come.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Come DocuWare integra le e-mail nei processi aziendali<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con la soluzione di gestione della posta elettronica di <\/span><b>DocuWare Cloud<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, puoi:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Archiviare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">i messaggi con un clic del mouse o archivia automaticamente le e-mail in DocuWare;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Avviare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">una ricerca direttamente da <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/outlook\"><span style=\"font-weight: 400;\">Outlook<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> o da altri programmi di posta elettronica;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Accedere <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">alla funzionalit\u00e0 di gestione dei documenti direttamente dalla tua casella di posta elettronica;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Trattare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">la posta elettronica come qualsiasi altro documento aziendale per garantire sicurezza e conformit\u00e0 normativa;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Migliorare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">la collaborazione rendendo disponibili i messaggi di posta elettronica e gli allegati archiviati ai membri del team autorizzati;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Migliorare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">l&#8217;organizzazione dei contenuti correlati, come le specifiche tecniche, la corrispondenza dei clienti o i dati transazionali;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Visualizzare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">le catene di posta elettronica di tutti nella tua azienda che comunicano con un cliente o un fornitore;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Contrassegnare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">i messaggi e-mail che desideri conservare nella Posta in arrivo come archiviati o rimuovere i messaggi e-mail dalla Posta in arrivo una volta archiviati in DocuWare;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Eliminare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">automaticamente duplicati e messaggi promozionali in base ai parametri impostati.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Usi ancora Outlook come sistema di archiviazione? DocuWare \u00e8 tutto ci\u00f2 di cui hai bisogno<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Utilizzando DocuWare smetterai di perdere tempo e informazioni<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">all&#8217;interno della tua casella di posta. Ecco come.\u00a0<\/span><\/p>\n<h4><b>Archivia le tue email e allegati in un sistema documentale protetto e sicuro<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare permette di trasformare un messaggio email in un documento pdf ordinato all&#8217;interno del tuo sistema. Potrai cos\u00ec conservare e condividere messaggi sensibili all&#8217;interno della tua azienda, garantendone l&#8217;integrit\u00e0 e il valore probatorio.<\/span><\/p>\n<h4><b>Archivia l&#8217;allegato associandolo a una pratica specifica<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le email hanno spesso allegati sensibili per la nostra azienda (es. ordini, richieste di revisione ecc.). Questi documenti devono essere associati a una pratica gi\u00e0 aperta o a una nuova. DocuWare permette di archiviare l&#8217;allegato e associarlo ad altri documenti gi\u00e0 presenti, in modo che sia tutto ordinato e facile da recuperare.<\/span><\/p>\n<h4><b>Evita i duplicati e controlla quando \u00e8 stato archiviata la corrispondenza<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Soprattutto quando ci sono diversi utenti in copia conoscenza, si tende ad archiviare le informazioni nella posta pi\u00f9 volte, con note e revisioni differenti da utente a utente. DocuWare elimina la possibilit\u00e0 di duplicati riconoscendo che il documento \u00e8 gi\u00e0 all&#8217;interno del sistema e notificando l&#8217;utente.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Contattaci e richiedi la tua demo gratuita di DocuWare!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Lo sapevi che oggi un sistema di e-mail management \u00e8 fondamentale per qualsiasi azienda?\u00a0 In questi ultimi anni, la digitalizzazione dei dati e delle informazioni [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":806,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[49],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>E-mail management: perch\u00e9 \u00e8 cos\u00ec importante<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Oggi un sistema di e-mail management \u00e8 fondamentale per qualsiasi azienda. 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