{"id":786,"date":"2022-08-30T07:37:47","date_gmt":"2022-08-30T05:37:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=786"},"modified":"2022-08-29T19:41:45","modified_gmt":"2022-08-29T17:41:45","slug":"responsabile-della-conservazione-documenti-informatici-cosa-fa-e-normativa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/responsabile-della-conservazione-documenti-informatici-cosa-fa-e-normativa\/","title":{"rendered":"Responsabile della conservazione documenti informatici: cosa fa e normativa"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il Responsabile della conservazione dei documenti informatici \u00e8 una delle figure menzionate e disciplinate dalle nuove \u201c<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d di AgID &#8211; in vigore dal 1\u00b0 gennaio 2022. All\u2019interno delle Linee Guida sono specificati <\/span><b>compiti, requisiti e responsabilit\u00e0 del Responsabile della conservazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dobbiamo subito sottolineare come il termine <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">conservazione <\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">abbia piena valenza giuridica, e sostituisca le precedenti formulazioni di conservazione sostitutiva e conservazione ottica. Si tratta di fatto della cosiddetta <\/span><b>conservazione digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ma per legge \u00e8 la conservazione dei documenti informatici, cio\u00e8 ogni dato, fatto o atto che abbia rilievo giuridico.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo articolo andremo a vedere pi\u00f9 da vicino la figura del Responsabile della conservazione dei documenti informatici, cosa fa e qual \u00e8 l\u2019attuale normativa.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n<h2><b>Responsabile della conservazione dei documenti informatici: chi \u00e8\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il Responsabile della conservazione dei documenti informatici \u00e8 il soggetto che tende a <\/span><b>definire e attuare le politiche del sistema di conservazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, oltre che governare la sua gestione in piena autonomia e responsabilit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questo ruolo pu\u00f2 essere ricoperto soltanto da una persona fisica. <\/span><b>Coordina il processo di conservazione e ne garantisce la corretta funzionalit\u00e0 nel tempo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Inoltre, risponde direttamente dei documenti ed \u00e8 il soggetto di riferimento durante i vari controlli.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Infine deve <\/span><b>definire i requisiti del sistema di conservazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, garantendo che il processo sia sempre a norma di legge e monitorando la funzionalit\u00e0 del sistema di conservazione.<\/span><\/p>\n<h2><b>Responsabile della conservazione e normativa di riferimento\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">All\u2019interno delle Linee Guida troviamo tutto ci\u00f2 che \u00e8 necessario per affrontare i processi di gestione, protocollazione, formazione e conservazione dei documenti informatici. Si tratta di processi che abilitano alla trasformazione digitale.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Fra gli <\/span><b>obblighi <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che sono stati previsti all\u2019interno delle Linee Guida, troviamo:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>nomina della figura del Responsabile della conservazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>redazione del manuale di conservazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: si tratta di un un documento informatico che deve illustrare i soggetti coinvolti e quali ruoli svolgono, l\u2019organizzazione e il modello di funzionamento, la descrizione delle misure di sicurezza adottate, delle infrastrutture utilizzate, delle architetture e dei processi;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>uso dei servizi di un conservatore<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tutto questo contribuisce a garantire che il processo di conservazione venga regolato sulla base di standard tecnici ed erogato da persone che sono in possesso di idonei requisiti di sicurezza, qualit\u00e0, continuit\u00e0 organizzativa ed operativa.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Cosa fa il Responsabile della conservazione dei documenti informatici<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come abbiamo visto, il ruolo del Responsabile della conservazione dei documenti informatici \u00e8 essenzialmente quello di <\/span><b>controllare tutti i flussi di documenti in entrata e in uscita <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">e di stabilire i requisiti del sistema di conservazione. Il tutto per garantire la validit\u00e0 probatoria e giuridica nel tempo tramite la conservazione, verificare periodicamente l\u2019integrit\u00e0 degli archivi, redigere il manuale di conservazione e garantire nel tempo che tutto il processo sia a norma di legge.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Di seguito troviamo alcuni compiti nel dettaglio:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Monitorare la corretta funzionalit\u00e0 del sistema di conservazione;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Adottare misure idonee al fine di rilevare tempestivamente l&#8217;eventuale degrado delle registrazioni o dei sistemi di memorizzazione;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ripristinare la corretta funzionalit\u00e0 dei sistemi di memorizzazione <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">e adottare misure per l\u2019obsolescenza dei formati;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Definire i requisiti funzionali del sistema di conservazione e le politiche di conservazione in conformit\u00e0 alla normativa vigente;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Assicurare la presenza di un pubblico ufficiale nel caso in cui sia necessario il suo intervento;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Generare e sottoscrivere il<\/span><b> rapporto di versamento<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> seguendo le modalit\u00e0 previste dal medesimo manuale di conservazione;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Effettuare una<\/span><b> verifica periodica<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> &#8211; la cadenza non deve essere superiore ai 5 anni &#8211; delle aggregazioni documentarie degli archivi e della leggibilit\u00e0 e dell\u2019integrit\u00e0 dei documenti informatici;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione &#8211; nei casi previsti dal manuale di conservazione &#8211; con firma elettronica qualificata o con <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/firma-digitale-remota-che-cose-e-come-funziona\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">firma digitale<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Predisporre il manuale di conservazione e curarne l\u2019aggiornamento<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> se sussistono cambiamenti tecnologici, procedurali, organizzativi o normativi rilevanti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Provvedere alla copia o alla duplicazione dei documenti informatici in relazione all\u2019evolversi del contesto tecnologico;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Predisporre le<\/span><b> misure necessarie per la sicurezza logica e fisica del sistema di conservazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Assicurare le risorse necessarie per l\u2019assistenza e l\u2019espletamento delle attivit\u00e0 di verifica e di vigilanza agli organismi competenti.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Competenze e responsabilit\u00e0\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al Responsabile della conservazione dei documenti informatici sono <\/span><b>richieste competenze archivistiche, informatiche e giuridiche<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Il Responsabile della conservazione deve infatti:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">saper gestire le operazioni di classificazione, firma e registrazione;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">avere una corretta comprensione archivistica dell\u2019archivio digitale;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">essere in grado di applicare le varie regole tecniche;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">saper gestire sia i metadati di conservazione che i metadati di formazione e gestione documentale.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per quanto riguarda le responsabilit\u00e0, <\/span><b>il Responsabile della conservazione \u00e8 responsabile dei processi di conservazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Per questo motivo deve porre in essere una serie di attivit\u00e0 di controllo al fine di monitorare le procedure di conservazione. Il tutto anche se queste attivit\u00e0 vengono realizzate da un conservatore esterno.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tale monitoraggio \u00e8 fondamentale, poich\u00e9 la responsabilit\u00e0 giuridica sui processi di conservazione \u00e8 sempre in capo al soggetto formalmente designato come Responsabile della conservazione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Il Responsabile della conservazione dei documenti informatici \u00e8 una delle figure menzionate e disciplinate dalle nuove \u201cLinee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":787,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[41],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Responsabile della 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