{"id":777,"date":"2022-08-19T12:16:19","date_gmt":"2022-08-19T10:16:19","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=777"},"modified":"2022-08-19T12:16:19","modified_gmt":"2022-08-19T10:16:19","slug":"condivisione-di-documenti-in-videoconferenza-come-incrementare-produttivita-e-sicurezza","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/condivisione-di-documenti-in-videoconferenza-come-incrementare-produttivita-e-sicurezza\/","title":{"rendered":"Condivisione di documenti in videoconferenza: come incrementare produttivit\u00e0 e sicurezza"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">All\u2019interno del digital workspace, l\u2019operativit\u00e0 molto spesso si basa sulla condivisione di documenti in videoconferenza. Questo si traduce nel fatto che poter <\/span><b>collaborare online in piena sicurezza<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 un requisito imprescindibile per la riuscita di comitati direttivi, Consigli di Amministrazione e riunioni operative che prevedono il trattamento di informazioni riservate o particolarmente critiche.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco quindi che il sistema di videoconferenza utilizzato deve assolutamente soddisfare i pi\u00f9 stringenti criteri di protezione dei dati, in conformit\u00e0 con la normativa aggiornata in materia di tutela della privacy.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per avere riunioni virtuali pienamente efficaci, oltre agli imprescindibili requisiti di sicurezza occorre anche <\/span><b>rendere l\u2019esperienza utente fluida e semplice<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, a prescindere dal dispositivo e dal luogo di connessione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A fronte di questi requisiti, i comuni sistemi di videoconferenza risultano essere inadeguati.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">La soluzione?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><b>Dotarsi di un evoluto sistema di gestione documentale arricchito dalla funzionalit\u00e0 di videoconferenza<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Ecco che in questo modo \u00e8 possibile attivare il collegamento video senza mai uscire dall\u2019ambiente di gestione documentale, un ambiente protetto e sicuro.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n<h2><b>Condivisione di documenti in videoconferenza: le criticit\u00e0 da superare<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In un contesto come quello di oggi, \u00e8 necessario soffermarsi sui sistemi di videoconferenza. Questi strumenti rappresentano uno degli elementi pi\u00f9 strategici per sostenere l\u2019interazione, la collaborazione e la produttivit\u00e0 nel digital workspace grazie alla possibilit\u00e0 di ridurre al minimo la percezione dell\u2019effettiva distanza tra le persone.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se per\u00f2, da un lato, ricorrere alle videoconferenze da remoto \u00e8 ormai una pratica fondamentale per agevolare e sostenere la continuit\u00e0 operativa dell\u2019azienda, dall\u2019altro lato ci sono ancora alcune criticit\u00e0 che devono essere assolutamente affrontate e risolte.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sono due i <\/span><b>punti chiave<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> su cui costruire videoconferenze pienamente efficaci:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>sicurezza delle informazioni condivise<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: deve essere garantita dai pi\u00f9 elevati standard di protezione e garantire la conformit\u00e0 alle normative in vigore;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>esperienza utente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: deve essere semplice e fluida, a prescindere dal luogo di connessione e dal dispositivo.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A fronte di questi requisiti, i comuni sistemi di videoconferenza risultano essere inadeguati. L\u2019efficacia della riunione online \u00e8 infatti legata alla <\/span><b>stabilit\u00e0 e alla velocit\u00e0 della connessione internet di tutti coloro che partecipano<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. In un contesto di smart working &#8211; in cui ci si connette anche alla propria rete domestica &#8211; spesso capita che qualcuno abbia problemi di linea.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Il risultato?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Immagini che si bloccano, disturbi audio, connessioni che saltano. Insomma, una perdita di tempo per tutti.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Non solo, ma quando si parla di sicurezza dei dati, \u00e8 fondamentale pensare a quante pratiche non ancora autorizzate, contratti in via di definizione e documenti confidenziali circolino durante le riunioni. Ecco perch\u00e9 il sistema di videoconferenza deve assolutamente soddisfare i pi\u00f9 alti <\/span><b>standard di protezione dei dati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, in conformit\u00e0 con la normativa aggiornata in materia di tutela della privacy.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Condivisione di documenti in videoconferenza: i vantaggi di una piattaforma integrata<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Come abbiamo detto, i punti chiave su cui costruire riunioni virtuali pienamente efficaci sono la sicurezza e l\u2019esperienza utente. \u00c8 proprio su questi due punti che una piattaforma integrata &#8211; come quella offerta da DocuWare &#8211; offre grandi vantaggi.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per quanto riguarda l\u2019<\/span><b>esperienza utente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, integrare la <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-e-team-contabile-5-vantaggi\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">gestione documentale<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> con un sistema di videoconferenza fruibile da qualsiasi luogo e dispositivo consente di poter <\/span><b>collaborare con la massima efficacia<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Tutto questo si traduce in:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">flussi di lavoro pi\u00f9 veloci;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">processi di approvazione &#8211; abilitati alla <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/firma-digitale-remota-che-cose-e-come-funziona\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">firma digitale<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> &#8211; molto pi\u00f9 rapidi e dinamici;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">considerevole aumento della produttivit\u00e0.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Spostandoci sul lato della<\/span><b> sicurezza dei dati e della conformit\u00e0 normativa<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, la soluzione di videoconferenza integrata consente di evitare i classici problemi legati alle piattaforme tradizionali di videocall. Di seguito troviamo alcune delle criticit\u00e0 pi\u00f9 comuni:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">l\u2019accesso alla riunione spesso <\/span><b>non \u00e8 protetto da password<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">il sistema di accesso alla riunione &#8211; il pi\u00f9 delle volte un <\/span><b>iperlink <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">&#8211; \u00e8 distribuito su canali non sicuri o su reti sociali. Questo pu\u00f2 essere quindi facilmente ricondiviso e sfuggire al controllo;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">generalmente <\/span><b>non si conosce il livello di protezione dati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> adottato dal gestore del servizio &#8211; ricorda che questo punto \u00e8 fondamentale in quanto allo stesso sono affidati contenuti altamente riservati;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">nel momento in cui si accede ad una riunione tramite un link distribuito ai partecipanti, vi \u00e8 il rischio che i sistemi utilizzati non monitorino i tentativi di intrusione con controlli avanzati;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">spesso non si conosce dove transitano i dati e dove siano collocati i server della videoconferenza;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">non si sa se i contenuti audio possono essere estratti e registrati;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">n<\/span><b>on si conoscono le garanzie offerte dal fornitore<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> dal punto di vista operativo e contrattuale, e questo sia in merito alla gestione dei metadati necessariamente utilizzati per usare il servizio sia in merito alla riservatezza delle informazioni trattate.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Piattaforma integrata: la soluzione migliore per le tue riunioni online in sicurezza<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sicurezza e riservatezza dei dati sono spesso gestite dalle organizzazioni attraverso controlli diffusi e stringenti regole tecniche. Questi vengono inspiegabilmente meno nel momento in cui si adotta la modalit\u00e0 di accesso e di condivisione in videoconferenza.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una soluzione come la piattaforma integrata<\/span><b> garantisce il rispetto degli standard pi\u00f9 elevati ad oggi disponibili<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Tutti i documenti presenti al suo interno sono nativamente crittografati attraverso le pi\u00f9 avanzate <\/span><b>tecnologie di cifratura end-to-end<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Inoltre, un sistema di protezione degli accessi con password gestite dal sistema di autenticazione a due fattori assicura la completa conformit\u00e0 alle normative in materia di privacy e protezione dei dati.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nessun dato viene fatto uscire e trasferito a server di terze parti. Cos\u00ec facendo, <\/span><b>tutte le informazioni discusse nella riunione online rimangono riservate<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Vuoi saperne di pi\u00f9?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Non esitare a contattarci!\u00a0\u00a0\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>All\u2019interno del digital workspace, l\u2019operativit\u00e0 molto spesso si basa sulla condivisione di documenti in videoconferenza. 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