{"id":725,"date":"2022-07-05T13:04:26","date_gmt":"2022-07-05T11:04:26","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=725"},"modified":"2022-07-08T12:29:05","modified_gmt":"2022-07-08T10:29:05","slug":"best-practice-per-automatizzare-la-compliance-in-azienda-grazie-a-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/best-practice-per-automatizzare-la-compliance-in-azienda-grazie-a-docuware\/","title":{"rendered":"Best practice per automatizzare la compliance in azienda grazie a Docuware"},"content":{"rendered":"

Conosci le best practice per automatizzare la compliance in azienda?<\/span><\/i><\/p>\n

Perch\u00e9 oggi \u00e8 cos\u00ec importante?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Un sistema di gestione dei documenti previene molti degli ostacoli inerenti alla compliance. Un <\/span>software di gestione documentale <\/b>e il suo flusso di lavoro automatizzato consentono una conferma rapida e diretta che i dipendenti stanno seguendo le politiche aziendali. Quindi in questo modo si riduce il tempo che dedicano alle attivit\u00e0 di routine ripetitive e si possono concentrare sulle attivit\u00e0 che concretamente generano valore. L’adozione della gestione dei documenti digitali offre<\/span> funzionalit\u00e0 di reporting <\/b>per rilevare i problemi prima ancora che diventino problemi. Rappresenta quindi un modo infallibile per aumentare significativamente le probabilit\u00e0 che la tua azienda superi gli audit di conformit\u00e0 interni ed esterni.<\/span><\/p>\n

Le capacit\u00e0 di supporto alla conformit\u00e0 della digitalizzazione sono ancora pi\u00f9 importanti adesso che molti dipendenti lavorano da <\/span>remoto<\/b>. Se non hanno a disposizione gli strumenti adeguati, per il team c\u2019\u00e8 la tentazione di utilizzare software di messaggistica non autorizzati e piattaforme di social media per svolgere il proprio lavoro, senza considerare la sicurezza delle informazioni. I membri del team possono anche inviare documenti via e-mail l’uno all’altro, il che pu\u00f2 compromettere la sicurezza e rendere pi\u00f9 probabile la perdita di traccia della versione finale.\u00a0<\/span><\/p>\n

Un sistema di gestione dei documenti fornisce un’<\/span>unica piattaforma autorizzata per la collaborazione <\/b>e applica le politiche aziendali in modo coerente senza l’intervento umano.<\/span><\/p>\n

Ecco quindi quali sono le best practice per automatizzare la compliance in azienda grazie a DocuWare!\u00a0<\/span><\/p>\n

Best practice per la gestione dei documenti: come ridurre al minimo il rischio di non essere compliance\u00a0<\/b><\/h2>\n

Ecco cosa dovresti considerare di fare all\u2019interno della tua azienda per ridurre al minimo il rischio di non conformit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n

Considera l’automazione del cloud<\/b><\/h4>\n

La sicurezza avanzata e la pianificazione del ripristino di emergenza sono pilastri fondamentali di una strategia di conformit\u00e0. Le <\/span>piattaforme cloud<\/span><\/a> stabiliscono chiari<\/span> requisiti di sicurezza e privacy <\/b>e li soddisfano costantemente.\u00a0<\/span><\/p>\n

Queste piattaforme forniscono una crittografia all’avanguardia per documenti e comunicazioni Internet, in grado di proteggere gli stretti servizi cloud da attacchi di downgrade del protocollo, cookie hijacking, malware e altre minacce informatiche. Inoltre forniscono un backup sicuro eseguendo il mirroring dei dati nei data center fuori sede.\u00a0<\/span><\/p>\n

Lo spostamento del tuo sistema di gestione documentale nel cloud garantisce che la tua azienda soddisfi gli standard di conformit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n

Abbandona i processi manuali<\/b><\/h4>\n

Trasforma i tuoi processi <\/span>eliminando la dipendenza da carta<\/span><\/a>, file elettronici non strutturati o fogli di calcolo Excel per tenere traccia o archiviare documenti relativi alla conformit\u00e0. I processi aziendali che si basano su metodi soggetti a errori sono rischiosi. Anche se tutti i partecipanti fanno del loro meglio per mantenere l’accuratezza, \u00e8 inevitabile che si verifichino errori. Se non vengono rilevati in tempo, <\/span>puoi perdere la conformit\u00e0<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Strumenti come <\/span>DocuWare Intelligent Indexing <\/b>automatizzano questi processi manuali utilizzando la tecnologia basata sull’intelligenza artificiale. L’indicizzazione intelligente identifica le informazioni pi\u00f9 preziose in un documento e le converte automaticamente in dati di indice altamente strutturati e utilizzabili.\u00a0<\/span><\/p>\n

\u00a0<\/span>Gestire l’intero ciclo di vita del documento<\/b><\/p>\n

Poich\u00e9 ogni categoria di documenti ha un programma di conservazione diverso, gli approcci manuali sono laboriosi e soggetti a errori. La tua azienda ha bisogno di un piano e un sistema di gestione dei documenti che ne semplifichi l’esecuzione.\u00a0<\/span><\/p>\n

Un sistema di gestione documentale gestisce i programmi di conservazione con l\u2019eliminazione automatica o con una notifica e-mail inviata a un membro del personale prima dell’eliminazione. <\/span>L’automazione rende molto pi\u00f9 semplice mantenere la tua azienda conforme<\/b>.<\/span><\/p>\n

Abilita le iniziative sulla privacy dei dati<\/b><\/h4>\n

La privacy dei dati \u00e8 una preoccupazione crescente per ogni organizzazione. Oltre agli attuali requisiti di conformit\u00e0 delineati da HIPAA, GDPR, Shield Act, COPPA e regolamenti specifici del settore, devi prepararti a nuovi regolamenti in arrivo nel prossimo futuro. La conformit\u00e0 a queste normative significa che la tua azienda deve<\/span> avere un quadro chiaro dello stato dei tuoi dati e degli strumenti per garantire che siano sicuri, privati \u200b\u200be aggiornati<\/b>.<\/span><\/p>\n

Con un sistema di gestione dei documenti puoi garantire un’elevata integrit\u00e0 dei dati e dimostrare che le informazioni sono complete, accurate e archiviate con salvaguardie amministrative, fisiche e tecniche. Il tutto per garantire che non vengano alterate, danneggiate o cancellate in modo inappropriato.\u00a0<\/span><\/p>\n

Oltre a fornire sicurezza interna, la soluzione pu\u00f2 salvaguardare i dati dei clienti e degli abbonamenti. I processi elettronici si adattano rapidamente anche alle mutevoli normative o alle nuove leggi. E l’applicazione centralizzata delle politiche a livello aziendale \u00e8 molto pi\u00f9 efficiente che implementarle reparto per reparto.<\/span><\/p>\n

Facilita la compliance limitando l’accesso<\/b><\/h4>\n

Se tutti e chiunque possono accedere e apportare modifiche a documenti e rapporti, \u00e8 probabile che la situazione sfugga di mano. Con un DMS, l’accesso ai documenti e alle informazioni sul flusso di lavoro si basa su una <\/span>struttura completa dei diritti<\/b>. Il controllo basato sui diritti limita i documenti e i dati di indicizzazione che gli utenti possono archiviare, recuperare, modificare e rimuovere da un archivio digitale. I dati sensibili sono protetti per garantire l’autenticit\u00e0 e per bloccare sostituzioni e soluzioni alternative non autorizzate.<\/span><\/p>\n

In che modo le funzionalit\u00e0 di gestione dei documenti supportano la conformit\u00e0<\/b><\/h2>\n

Un sistema di gestione dei documenti fornisce strumenti per il workflow che mantengono la tua azienda conforme e protetta da sanzioni e contenziosi.<\/span><\/p>\n

Ecco in che modo le funzionalit\u00e0 di gestione dei documenti supportano la conformit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n

Definisce ruoli e responsabilit\u00e0 per ogni utente\u00a0<\/b><\/h4>\n
    \n
  • Automatizza l’identificazione e l’autenticazione dell’utente con un nome e una password univoci;<\/span><\/li>\n
  • Assegna privilegi a livello individuale per aiutare a eliminare le attivit\u00e0 non autorizzate;<\/span><\/li>\n
  • Consente di assegnare diritti di accesso specifici a ciascun dipendente;<\/span><\/li>\n
  • Garantisce un audit trail completo di quale documento ha avuto accesso, da chi e quali azioni sono state intraprese.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

    Limita l’accesso degli utenti<\/b><\/h4>\n
      \n
    • Fornisce pi\u00f9 livelli di controllo;<\/span><\/li>\n
    • Consente ai gruppi di accedere a un’ampia categoria di document;<\/span><\/li>\n
    • Pu\u00f2 limitare i membri del gruppo su cosa possono fare con un documento.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

      Supporta la prevenzione delle frodi\u00a0<\/b><\/h4>\n
        \n
      • Fornisce una maggiore capacit\u00e0 di rivedere e monitorare gli account utente;<\/span><\/li>\n
      • Notifiche e-mail di violazioni dei protocolli di sicurezza tramite report di attivit\u00e0;<\/span><\/li>\n
      • Offre funzionalit\u00e0 di monitoraggio e controllo degli errori.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

        Mantiene il controllo della versione<\/b><\/h4>\n
          \n
        • Garantisce l’integrit\u00e0 del documento mostrando esattamente cosa \u00e8 cambiato tra le versioni del documento;<\/span><\/li>\n
        • Garantisce che gli utenti modifichino sempre e solo la versione pi\u00f9 recente;<\/span><\/li>\n
        • Blocca i documenti estratti per impedire a pi\u00f9 persone di apportare modifiche contemporaneamente;<\/span><\/li>\n
        • Conserva una registrazione accurata di chi ha cambiato cosa e quando si sono verificate le modifiche.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

          La progettazione di una strategia di compliance richiede riflessione, competenza in materia e collaborazione tra i dipartimenti. Una volta definite le regole di business per soddisfare i tuoi requisiti e quando queste regole prendono vita attraverso l’automazione dell’ufficio, puoi eliminare i rischi associati alla non conformit\u00e0 e concentrarti sulle tue responsabilit\u00e0 principali.\u00a0<\/span><\/p>\n

           <\/p>\n

          Scopri di pi\u00f9 su DocuWare e richiedi una demo!<\/span><\/i><\/p>\n

           <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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