{"id":722,"date":"2022-07-01T13:09:49","date_gmt":"2022-07-01T11:09:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=722"},"modified":"2022-07-08T12:28:52","modified_gmt":"2022-07-08T10:28:52","slug":"change-management-e-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/change-management-e-gestione-documentale\/","title":{"rendered":"Change management e gestione documentale: tutto quello che c\u2019\u00e8 da sapere"},"content":{"rendered":"

L\u2019espressione change management indica una serie di attivit\u00e0 strutturate per <\/span>gestire il cambiamento in azienda<\/b>. Il tutto avviene attraverso la costruzione di un percorso di evoluzione che parte dall\u2019attuale situazione aziendale. Dopodich\u00e9 stabilisce un obiettivo da raggiungere e successivamente elabora un itinerario di transizione.\u00a0<\/span><\/p>\n

In un momento storico come il nostro, caratterizzato da profonde trasformazioni sociali, l\u2019importanza del change management \u00e8 ancora pi\u00f9 determinante. Questa disciplina rappresenta infatti una <\/span>risposta operativa e concreta alle esigenze di riadattamento<\/b>, soprattutto a seguito del fenomeno sempre pi\u00f9 capillare della digitalizzazione dei processi.\u00a0<\/span><\/p>\n

Inoltre il change management riveste un ruolo fondamentale anche sul fronte normativo e sulla qualit\u00e0 dei processi di ogni azienda.<\/span><\/p>\n

Ecco tutto quello che c\u2019\u00e8 da sapere!\u00a0<\/span><\/p>\n

Change management: cos\u2019\u00e8\u00a0<\/b><\/h2>\n

Per capire cosa sia il change management possiamo prendere la seguente definizione come punto di riferimento:\u00a0<\/span><\/p>\n

\u201c<\/span>un <\/span><\/i>approccio strutturato al cambiamento <\/i><\/b>negli individui, nei gruppi, nelle organizzazioni e nelle societ\u00e0 che rende possibile (e\/o pilota) la transizione da un assetto corrente ad un futuro assetto desiderato<\/span><\/i>\u201d.\u00a0<\/span><\/p>\n

In breve, il change management \u00e8 quindi un\u2019attivit\u00e0 che comporta un <\/span>notevole impatto sulle abitudini delle persone<\/b>, le quali per loro natura tendono a mostrare una certa resistenza al cambiamento. Ecco perch\u00e9 la gestione dell\u2019aspetto umano – intesa come accompagnare le persone verso nuove consuetudini ed obiettivi – \u00e8 l\u2019aspetto pi\u00f9 delicato quando si affronta questo tema.\u00a0<\/span><\/p>\n

In questo contesto, il processo di change management va infatti di pari passo con la digital transformation. Introdurre nuove tecnologie senza trasformare processi e abitudini non soltanto \u00e8 inutile, ma pu\u00f2 concretamente rivelarsi uno spreco di tempo e di soldi.<\/span><\/p>\n

Change management e settore IT\u00a0<\/b><\/h2>\n

All\u2019interno delle aziende spesso \u00e8 diffuso il <\/span>timore verso le nuove tecnologie<\/b>, e si teme l\u2019impatto che queste possono avere sulla quantit\u00e0 di lavoro da svolgere a seguito della loro introduzione in azienda. La conseguenza \u00e8 un progressivo allontanamento dai vantaggi del digitale come strumento in grado di ottimizzare l\u2019efficienza generale.<\/span><\/p>\n

Nell\u2019era della trasformazione digitale, \u00e8 invece evidente come una componente fondamentale all\u2019interno della strategia di change management sia costituita dalla gestione della trasformazione del reparto IT dell\u2019azienda. In questo contesto, il processo di change management dell\u2019IT rappresenta una <\/span>strategia <\/b>che ha lo scopo di affrontare in modo sistematico i <\/span>cambiamenti necessari<\/b> nel patrimonio tecnologico aziendale. Cos\u00ec facendo qualunque eventuale rischio derivante dall\u2019implementazione delle nuove strategie \u00e8 ridotto al minimo. Inoltre la transizione avviene il pi\u00f9 possibile in modo graduale e armonico.<\/span><\/p>\n

Le 4P del change management<\/b><\/h2>\n

Il punto di partenza per un processo di change management sono le cosiddette 4P, people, process, platform e place. Si tratta di <\/span>4 pilastri<\/b> su cui agire al fine di introdurre il cambiamento in azienda.\u00a0<\/span><\/p>\n

Le 4P sono tutte estremamente necessarie per programmare progetti di innovazione digitale. Queste hanno tutte come scopo quello della dematerializzazione dei processi e il cambiamento di certi comportamenti documentali.<\/span><\/p>\n

\u00a0<\/span>Vediamole nel dettaglio:<\/span><\/p>\n

    \n
  1. People<\/b>, persone: vuol dire porre le persone al centro del cambiamento, sfruttando la collaborazione per arginare un\u2019eventuale mancanza di motivazione al cambiamento;<\/span><\/li>\n
  2. Process<\/b>, processi: ovvero mappare i processi core e successivamente trasformarli in digitale;\u00a0<\/span><\/li>\n
  3. Platform<\/b>, tecnologia: optare per tecnologie che favoriscono il passaggio al digitale per creare un ambiente sempre pi\u00f9 interconnesso;\u00a0<\/span><\/li>\n
  4. Place<\/b>, luogo di lavoro: deve essere ripensato in termini pi\u00f9 flessibili e agili.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    Attraverso l\u2019adozione di un piano di transizione basato sulle 4P \u00e8 quindi possibile ottenere un <\/span>controllo totale<\/b> su obiettivi, tempi, budget e ROI di un progetto di digital transformation.<\/span><\/p>\n

    Change management e gestione documentale<\/b><\/h2>\n

    In questo panorama la <\/span>gestione documentale<\/span><\/a> pu\u00f2 quindi fare affidamento sul change management per <\/span>avere in azienda un sistema adatto ad affrontare un cambiamento<\/b>. Ecco che la consulenza e il software di gestione documentale entrano in gioco in tutte le 4P.<\/span><\/p>\n

    La <\/span>consulenza <\/b>\u00e8 fondamentale per analizzare come stanno lavorando le persone – People – e per comprendere quali siano i margini di miglioramento in termini di comportamenti documentali – Process.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Il <\/span>software <\/b>– Platform – \u00e8 importante per consentire alle persone di poter lavorare con piattaforme evolute che permettono l\u2019accesso a documenti e dati in qualsiasi luogo o momento, senza limiti o vincoli fisici connesse al posto di lavoro – Place.<\/span><\/p>\n

    L\u2019importanza di un hub di gestione documentale nel change management<\/b><\/h2>\n

    Un buon piano ti consentir\u00e0 di inserire in azienda le migliori soluzioni tecnologiche! In genere queste vedono il cuore del cambiamento in un hub di gestione documentale e dei processi digitali.<\/span><\/p>\n

    Questo perch\u00e9 un\u2019azienda realizza una digitalizzazione sistematica nel momento in cui dispone di informazioni in digitale e quando queste possono essere sfruttate anche da altri sistemi. In questo modo<\/span> si attua una completa integrazione tecnologica<\/b>. Ecco spiegato perch\u00e9 un\u2019efficiente gestione del cambiamento deve assolutamente considerare anche un\u2019ampia visione offerta dai migliori sistemi digitali documentali.<\/span><\/p>\n

    La chiave \u00e8 <\/span>scegliere una piattaforma digitale intelligente<\/b>, che sia in grado di offrire non soltanto potenti funzionalit\u00e0 collaborative e di costruzione di processi digitali, ma anche una UX idonea per incrementare la confidenza degli utenti. In breve, deve essere fruibile in ogni fase dei vari processi aziendali e integrata a livello di processi. Ma deve anche essere accessibile da qualsiasi luogo o da qualsiasi dispositivo e che sappia restituire analisi e automazione puntuali.<\/span><\/p>\n

    Semplificare e migliorare le modalit\u00e0 di lavoro diventa un modo apprezzabile e condiviso per trasferire il concetto pi\u00f9 importante, ovvero che il cambiamento \u00e8 un fattore inevitabile per lavorare al meglio.<\/span><\/p>\n

    In conclusione, <\/span>il change management spinge la digitalizzazione <\/b>– altrimenti accolta difficilmente – che a sua volta rende pi\u00f9 stabile e fattibile la gestione del cambiamento migliorando il modo di lavorare.<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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