{"id":700,"date":"2022-06-17T12:02:15","date_gmt":"2022-06-17T10:02:15","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=700"},"modified":"2022-06-27T09:31:47","modified_gmt":"2022-06-27T07:31:47","slug":"7-ostacoli-tra-te-e-il-tuo-ufficio-paperless","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/7-ostacoli-tra-te-e-il-tuo-ufficio-paperless\/","title":{"rendered":"7 ostacoli tra te e il tuo ufficio paperless"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">La creazione di un ufficio paperless d\u00e0 un vantaggio competitivo sia alle piccole che alle grandi aziende. Tuttavia, gli uffici paperless sono ancora molto rari. Per le piccole imprese il vantaggio principale dell&#8217;eliminazione della carta attraverso l\u2019adozione di un sistema di gestione documentale o di gestione dei contenuti aziendali &#8211; <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/differenza-tra-ecm-e-content-management-tutto-quello-che-ce-da-sapere\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">ECM<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> &#8211; \u00e8 che prepara al meglio al ripristino di emergenza.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Anche se infatti si dispone di un piano di ripristino di emergenza, continuare a utilizzare i processi cartacei comporta spese continue per la gestione stessa dei documenti, per l&#8217;acquisto di materiali di consumo &#8211; come carta e schedari &#8211; e per lo spazio fisico richiesto per l&#8217;archiviazione dei documenti.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Alcune aziende oggi sono al 100% paperless, di solito perch\u00e9 sono nate nell&#8217;era digitale. Ma queste nuove organizzazioni &#8220;native digitali&#8221; sono ancora piuttosto rare e hanno ancora bisogno di strategie per far fronte ai documenti cartacei che provengono dal loro ecosistema pi\u00f9 ampio.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco allora i 7 ostacoli tra te e il tuo ufficio paperless!\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Tutti i vantaggi<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Prima di vedere questi 7 ostacoli, \u00e8 bene ricordare quali siano i principali vantaggi di un ufficio paperless:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Semplificazione: il reperimento dei documenti \u00e8 pi\u00f9 agile grazie alla presenza dei sistemi di archiviazione documentale;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Sicurezza: l\u2019accesso ai documenti pu\u00f2 essere differenziato grazie alla gestione di livelli di sicurezza che contribuiscono a definire la possibilit\u00e0 di gestione e di fruizione delle informazioni in essi contenute;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Accessibilit\u00e0: i responsabili possono accedere a qualsiasi documento in ogni momento, anche con accesso remoto;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Migliore servizio alla clientela: l\u2019ufficio paperless permette di liberare forza lavoro dalle attivit\u00e0 manuali, ripetitive e a basso valore aggiunto. Il tempo risparmiato pu\u00f2 essere ad esempio dedicato a perfezionare il servizio alla clientela;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Controllo sulla gestione documentale: tenere traccia del flusso di lavoro documentale \u00e8 importante per avere sotto controllo l\u2019amministrazione delle informazioni in entrata e uscita, oltre che dell\u2019azienda stessa.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>7 ostacoli tra te e il tuo ufficio paperless<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco i 7 ostacoli che impediscono alle aziende di oggi di trasformare in realt\u00e0 l&#8217;ufficio paperless:\u00a0<\/span><\/p>\n<h4><b>Affinit\u00e0 e abitudine per l&#8217;uso della carta<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Conviviamo con la carta da molto tempo e molte persone hanno ancora come unico punto di riferimento la carta piuttosto che uno schermo di qualsiasi dispositivo. Questa preferenza \u00e8 solo un comportamento abitudinario, e la soluzione \u00e8 una tecnologia migliore.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Poich\u00e9 gli schermi interattivi facilitano la lettura su tablet o PC, sempre pi\u00f9 aziende stanno adottando la gestione digitale dei documenti. Mentre le organizzazioni consolidate possono ancora avere routine cartacee, alcune aziende hanno completamente abbracciato i documenti digitali. Siamo sicuri che questa tendenza continuer\u00e0 sicuramente a crescere.<\/span><\/p>\n<h4><b>Ostacoli legislativi<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le normative di conformit\u00e0 richiedono di conservare le copie cartacee dei documenti per un certo periodo. Questi ostacoli legislativi sono spesso i pi\u00f9 difficili da superare.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La soluzione qui \u00e8 fare qualche ricerca e vedere se le tue esigenze di conformit\u00e0 sono cambiate. In molti casi, le <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/servizi-fiduciari-qualificati\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">firme elettroniche<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> ora sono valide come una firma scritta a penna, ma non lo saprai finch\u00e9 non indagherai.\u00a0<\/span><\/p>\n<h4><b>Facilit\u00e0 di stampa<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Stampare documenti non \u00e8 mai stato cos\u00ec facile come lo \u00e8 adesso, dalla stampa laser a colori alle stampanti abilitate Bluetooth. Dal momento che \u00e8 facile continuare a stampare documenti, c&#8217;\u00e8 meno incentivo a trasferirsi in un ufficio paperless, almeno nel breve termine.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sebbene le stampanti siano economiche e abbondanti, \u00e8 probabile che le forze del mercato spingano le aziende verso un ufficio senza carta. Se un\u2019altra azienda utilizza la gestione dei documenti digitali per guidare processi pi\u00f9 veloci ed efficienti per la creazione di prodotti di lavoro, avr\u00e0 un grande vantaggio competitivo.<\/span><\/p>\n<h4><b>Costo percepito della gestione dei documenti digitali<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">C&#8217;\u00e8 un costo iniziale per qualsiasi modifica, incluso il passaggio all&#8217;ECM . Quando le persone sono preoccupate per l&#8217;aumento delle spese, di solito \u00e8 perch\u00e9 non hanno analizzato il ritorno sull&#8217;investimento &#8211; ROI.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Prenditi tutto il \u200b\u200btempo necessario per misurare l&#8217;impatto che l&#8217; ECM avrebbe sui tuoi dipendenti, processi e altre tecnologie. Questo ti consente di vedere come il tuo investimento iniziale in ECM potrebbe ridurre i costi in futuro e consentirti di scalare, generando maggiori entrate senza modificare il processo o le persone.<\/span><\/p>\n<h4><b>Limiti tecnologici esistenti<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se non sei al passo con le innovazioni tecnologiche, \u00e8 difficile passare all\u2019essere digitale al 100%e. Ad esempio, se al momento non disponi degli strumenti per modificare PDF o collaborare ai documenti, probabilmente stai riscontrando alcuni problemi di controllo. In queste situazioni, specialmente nelle piccole imprese, ritirarsi sulla carta potrebbe sembrare un modo migliore per continuare la propria attivit\u00e0.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In effetti, la soluzione \u00e8 migliorare la tua infrastruttura IT al punto che i tuoi dipendenti siano in grado di collaborare in modo efficiente in un ambiente digitale. Una volta che \u00e8 a posto, stai andando in un ufficio paperless.<\/span><\/p>\n<h4><b>Un ecosistema pi\u00f9 ampio basato sulla carta<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando pensi al tuo ecosistema, non puoi controllare l\u2019offerta e la domanda delle aziende con cui lavori. Anche se crei un ufficio senza carta , \u00e8 comunque probabile che tu riceva posta cartacea e pacchetti di documenti dai tuoi avvocati, clienti e organizzazioni partner.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo caso la soluzione \u00e8 proteggere il perimetro della tua organizzazione. Ogni volta che arriva la carta, \u00e8 necessaria una strategia per scansionarla e convertirla immediatamente in documenti digitali, prima che i documenti cartacei abbiano la possibilit\u00e0 di entrare nei flussi di lavoro e nei processi della tua azienda.<\/span><\/p>\n<h4><b>Cultura aziendale<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se la cultura aziendale \u00e8 fonte di inerzia, \u00e8 difficile passare alla gestione digitale dei documenti, perch\u00e9 questo richiede un cambiamento. Le persone spesso resistono alle nuove tecnologie piuttosto che impararle e non hanno fiducia nel loro successo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Fortunatamente\u00a0 l&#8217;ascesa della gestione dei documenti basata su cloud sta aiutando molte organizzazioni a sbloccarsi. Con il cloud ci sono infatti meno barriere all&#8217;ingresso: non \u00e8 necessario possedere il sistema o l&#8217;hardware, quindi l&#8217;implementazione \u00e8 meno costosa e richiede minor tempo rispetto a una soluzione on-premise. Tutto ci\u00f2 che serve per iniziare \u00e8 uno scanner e l&#8217;accesso al browser.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In conclusione, l&#8217;ufficio paperless \u00e8 un vero e proprio viaggio. Identificando e affrontando questi ostacoli uno alla volta, sei in grado di arrivare all&#8217;ufficio senza carta molto prima dei tuoi concorrenti, con tutti i vantaggi in termini di efficienza e risparmio sui costi.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Scopri di pi\u00f9 su come rimuovere questi ostacoli per rendere la tua attivit\u00e0 senza carta!<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Richiedi adesso la tua prova gratuita di DocuWare!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La creazione di un ufficio paperless d\u00e0 un vantaggio competitivo sia alle piccole che alle grandi aziende. Tuttavia, gli uffici paperless sono ancora molto rari. 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