{"id":683,"date":"2022-06-07T14:04:08","date_gmt":"2022-06-07T12:04:08","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=683"},"modified":"2022-06-08T16:27:12","modified_gmt":"2022-06-08T14:27:12","slug":"6-modi-per-massimizzare-le-potenzialita-della-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/6-modi-per-massimizzare-le-potenzialita-della-gestione-documentale\/","title":{"rendered":"6 modi per massimizzare le potenzialit\u00e0 della gestione documentale"},"content":{"rendered":"<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Quanto pu\u00f2 davvero essere utile per la tua azienda massimizzare le potenzialit\u00e0 della gestione documentale?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La risposta a questa domanda \u00e8 estremamente semplice: non solo \u00e8 utile, ma \u00e8 fondamentale!\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un sistema di gestione documentale tende a <\/span><b>ridurre i costi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, <\/span><b>automatizzare i processi manuali <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">e in generale<\/span><b> semplificare la vita lavorativa<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Inoltre il tuo team sar\u00e0 entusiasta dei vantaggi di un ufficio paperless e in linea con le esigenze ambientali del momento.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Ma come convincere i tuoi dipendenti a guardare con impazienza ai cambiamenti che un&#8217;iniziativa tecnologica come la gestione documentale pu\u00f2 portare all\u2019azienda?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una leadership forte, entusiasmo, una comunicazione mirata e una formazione pratica possono coinvolgere il tuo team e valorizzare la tua attivit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco allora <\/span><b>6 modi per massimizzare le potenzialit\u00e0 della gestione documentale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e per effettuare definitivamente la digital transformation nella tua azienda.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Identifica i responsabili del progetto digitale<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Uno dei primi modi per massimizzare le potenzialit\u00e0 della gestione documentale \u00e8 quello di trovare un <\/span><b>responsabile di progetto che sia esperto del settore digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. La ricerca dovr\u00e0 essere effettuata in ogni dipartimento che sosterr\u00e0 l&#8217;iniziativa e condivider\u00e0 il proprio entusiasmo con il gruppo. Inoltre questa persona ha come compito quello di comunicare le esigenze del proprio dipartimento e affrontare le preoccupazioni del team.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Usa il loro contributo per prendere in considerazione i <\/span><b>feedback <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">degli utenti finali. Sono proprio loro che vedono la visione del progetto nella sua totalit\u00e0 e vogliono vederne i risultati. Per un&#8217;adozione ottimale da parte degli utenti, assicurati che i lead del progetto siano disponibili durante la fase di avvio per aiutare gli utenti a risolvere rapidamente eventuali problemi. La prima esperienza di un utente\u00a0 deve essere molto positiva.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Sviluppa un team di gestione<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il passo successivo \u00e8 quello di ottenere il consenso da parte del team di gestione della tua azienda. Generalmente sono loro che hanno il potere di spingere l\u2019azienda a diventare sempre pi\u00f9 paperless.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando i vertici aziendali comunicano gli obiettivi, \u00e8 pi\u00f9 probabile che tutti prestino attenzione e sviluppino una comprensione degli obiettivi generali. Prepara quindi la gestione con le informazioni necessarie per <\/span><b>approfondire i vantaggi aziendali che un sistema di gestione dei documenti otterr\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In quest\u2019ottica pu\u00f2 essere utile leggere questo articolo su <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/automatizzare-lufficio\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Automatizzare l\u2019ufficio: 6 processi cartacei che uccidono la tua produttivit\u00e0<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Condividi la visione del team\u00a0<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La chiave per una gestione efficace del cambiamento \u00e8<\/span><b> creare consapevolezza<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Condividi la visione del team di progetto in ogni occasione. Anche coloro che esitano o si oppongono all&#8217;allontanamento da processi familiari basati su carta si presenteranno.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;attenzione alla <\/span><b>formazione <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">e allo <\/span><b>sviluppo del talento<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> rassicura i dipendenti sul fatto che l&#8217;obiettivo non sia ridimensionare, ma coinvolgerli in un lavoro pi\u00f9 significativo. Pensa a come la tua azienda pu\u00f2 <\/span><b>ridefinire ruoli e responsabilit\u00e0 <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">in modo che gli utenti finali siano motivati \u200b\u200bad abbracciare il cambiamento.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un buon modo per spargere la voce \u00e8 condividere video che offrono una visione di alto livello della soluzione. L&#8217;obiettivo non \u00e8 vendere agli utenti le funzionalit\u00e0 tecnologiche, ma creare consapevolezza su come l&#8217;<\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-e-roi-tutti-i-vantaggi-della-digitalizzazione\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">automazione dell&#8217;ufficio<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> elimina la fatica delle attivit\u00e0 quotidiane e aiuta i dipendenti a raggiungere gli obiettivi aziendali legati al lavoro.\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Massimizzare le potenzialit\u00e0 della gestione documentale: l\u2019importanza della formazione\u00a0<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il tempo di formazione pu\u00f2 variare da poche ore &#8211; per gli utenti finali &#8211; a uno o due giorni per gli amministratori di sistema e gli utenti esperti. Offri agli utenti finali le opportunit\u00e0 per mettere in pratica ci\u00f2 che hanno imparato.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Non dimenticare di <\/span><b>creare continuamente documentazione tecnica<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. L&#8217;ufficio paperless \u00e8 un vero e proprio ecosistema in evoluzione, e non qualcosa che crei e a cui non pensi pi\u00f9. Includi anche i risultati di rilevamento, le scelte di progettazione e le impostazioni di configurazione del sistema. La documentazione dovrebbe anche identificare chi sono gli amministratori di sistema e gli utenti esperti, in modo tale che tutti sappiano chi contattare quando sorgono dubbi o domande.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Utilizzare la fase di test per addestrare l&#8217;IT<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A seconda della progettazione del sistema, l&#8217;implementazione della soluzione di automazione dell&#8217;ufficio potrebbe iniziare con la creazione di un sistema di test, oppure avvenire in pi\u00f9 fasi.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La fase di test viene spesso ignorata, ma in realt\u00e0 \u00e8 un <\/span><b>ottimo modo per evitare sorprese che in seguito potrebbero causare interruzioni dell&#8217;attivit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Risolvi le questioni in sospeso e dimostra i progressi nelle riunioni di revisione periodiche.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questo \u00e8 anche il momento di iniziare a formare gli amministratori IT e gli utenti esperti. Una volta che il sistema \u00e8 stato distribuito, esegui uno dei tuoi processi con documenti o file di esempio e utilizzalo come esercizio di formazione.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h2><b>Anche i piccoli successi generano slancio<\/b><\/h2>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Condividi le informazioni sui miglioramenti dei processi ad alto impatto per creare slancio ed entusiasmo. Contabilit\u00e0 fornitori, ordini di vendita, servizio clienti e risorse umane sono in genere un buon punto di partenza.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre questa rappresenta un&#8217;altra <\/span><b>opportunit\u00e0 per la leadership<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> di mostrare il proprio sostegno e condividere come sta andando il progetto.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Fai piani e celebra ogni successo!<\/span><\/i><\/p>\n<h2><b>DocuWare: il tuo alleato per massimizzare le potenzialit\u00e0 della gestione documentale<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare \u00e8 l&#8217;Enterprise Content Management pi\u00f9 potente del mondo che rivoluziona il modo in cui archivi, proteggi e condividi i documenti all&#8217;interno della tua azienda. Inoltre DocuWare \u00e8 il <\/span><b>miglior sistema di gestione documenti per trasformare la tua azienda in pi\u00f9 agile e rispettosa dell&#8217;ambiente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con DocuWare puoi:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>archiviare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">i documenti in pochi secondi;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>creare il workflow <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">di documenti e velocizzare i tuoi flussi di lavoro;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">effettuare <\/span><b>ricerche full text<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>centralizzare la ricerca<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> dei documenti e recuperarli in un attimo;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>non perdere le informazioni <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">nella tua cartella di posta elettronica;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">trasformare il tuo modo di raccogliere le informazioni da clienti e colleghi grazie alla presenza di specifici <\/span><b>form elettronici<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare offre procedure affidabili per garantire l&#8217;integrit\u00e0 delle informazioni aziendali e soddisfare requisiti della normativa <\/span><b>GDPR<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano il controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo da perdite, sottrazioni e manipolazione dei documenti.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Infine, grazie al <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/7-cose-da-sapere-sulla-security-di-docuware-cloud\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">sistema <\/span><b>Cloud <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">di DocuWare<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, ogni documento \u00e8 centralizzato e accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a una rete internet. Lo smart working con DocuWare \u00e8 facile e immediato.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Contattaci per ricevere la tua demo gratuita di DocuWare! <\/span><\/i><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Quanto pu\u00f2 davvero essere utile per la tua azienda massimizzare le potenzialit\u00e0 della gestione documentale?\u00a0 La risposta a questa domanda \u00e8 estremamente semplice: non solo [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":684,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[42],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>6 modi per massimizzare le potenzialit\u00e0 della gestione documentale<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Sai quali sono i segreti per massimizzare le potenzialit\u00e0 della gestione documentale nella tua azienda? 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