{"id":679,"date":"2022-06-03T16:30:42","date_gmt":"2022-06-03T14:30:42","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=679"},"modified":"2022-06-08T16:27:08","modified_gmt":"2022-06-08T14:27:08","slug":"differenza-tra-ecm-e-content-management-tutto-quello-che-ce-da-sapere","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/differenza-tra-ecm-e-content-management-tutto-quello-che-ce-da-sapere\/","title":{"rendered":"Differenza tra ECM e content management: tutto quello che c\u2019\u00e8 da sapere"},"content":{"rendered":"

Che cosa significa ECM?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

E perch\u00e9 non \u00e8 la stessa cosa del content management?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

ECM indica un <\/span>sistema di gestione dei contenuti aziendali<\/b>. Questo elemento pu\u00f2 ridurre i costi, migliorare significativamente l’efficienza aziendale e aumentare la soddisfazione di dipendenti e clienti. Il software ECM apporta quindi un <\/span>valore misurabile<\/b> all\u2019interno dei vari reparti dell’azienda.<\/span><\/p>\n

Content manager: cos\u2019\u00e8<\/b><\/h2>\n

Il content manager aziendale \u00e8 un termine generico per indicare <\/span>processi e tecnologie che supportano le aziende nell’acquisizione, archiviazione, distribuzione e utilizzo delle informazioni<\/b>. Queste informazioni possono essere dati demografici dei clienti, cronologie degli ordini, cartelle cliniche dei pazienti o ricerche di mercato.\u00a0<\/span><\/p>\n

La gestione dei contenuti aziendali – ECM – digitalizza, controlla e automatizza il flusso di <\/span>informazioni non strutturate all’interno di un’azienda<\/b>, cio\u00e8 le informazioni al di fuori degli ambienti di database strutturati.<\/span><\/p>\n

Tipicamente, i sistemi ECM:<\/span><\/p>\n

    \n
  • gestiscono l’acquisizione, la lettura e l’indicizzazione delle informazioni;\u00a0<\/span><\/li>\n
  • forniscono opportunit\u00e0 per annotare, modificare o migliorare le informazioni;\u00a0<\/span><\/li>\n
  • offrono solidi flussi di lavoro e strumenti di automazione al fine di garantire che le informazioni arrivino alle persone giuste e al momento giusto.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

    I documenti sono sempre disponibili e la sicurezza e la conformit\u00e0 sono sempre salvaguardate. Inoltre con <\/span>solide capacit\u00e0 di registrazione e analisi degli audit<\/b>, le aziende hanno un registro con tutti coloro che hanno avuto accesso, modificato o rimosso documenti.<\/span><\/p>\n

    Infine, grazie ad un processo di digitalizzazione sempre pi\u00f9 sofisticato, il flusso di lavoro digitale consente a un’azienda di stabilire processi prevedibili, ripetibili e misurabili che eliminano la necessit\u00e0 di immissione manuale dei dati ed eliminano la possibilit\u00e0 di perdere informazioni.<\/span><\/p>\n

    ECM e content management: le differenze\u00a0<\/b><\/h2>\n

    Il termine <\/span>sistema di gestione dei documenti <\/span><\/i>– DMS – \u00e8 spesso usato in modo intercambiabile con<\/span> content management <\/span><\/i>– gestione dei contenuti aziendali.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Il modo pi\u00f9 semplice per pensare alla gestione dei documenti \u00e8 come un sottoinsieme del pi\u00f9 ampio set di funzionalit\u00e0 ECM. La gestione dei documenti copre infatti molte delle funzionalit\u00e0 principali, quali l’acquisizione, l’indicizzazione, l’archiviazione, l’automazione e il controllo delle informazioni, ma in genere solo le informazioni presenti nei documenti.<\/span><\/p>\n

    Un<\/span> sistema ECM completo <\/b>potrebbe invece gestire le informazioni da contenuti Web, account di social media e altre fonti di informazioni altamente dinamiche e scalabili che sono al di fuori dei confini di un documento.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Per le organizzazioni pi\u00f9 grandi, dotarsi di un sistema ECM pu\u00f2 essere immensamente prezioso. Per molte organizzazioni pi\u00f9 piccole, la gestione dei documenti potrebbe invece essere sufficiente. Ad ogni modo \u00e8 importante notare che il valore dell’ECM pu\u00f2 essere realizzato in organizzazioni di qualsiasi dimensione.<\/span><\/p>\n

    Come implementare un sistema di ECM<\/b><\/h2>\n

    Una delle best practice pi\u00f9 importanti per la gestione dei contenuti aziendali \u00e8 prendersi il tempo necessario per implementare correttamente questa soluzione. Ecco allora <\/span>9 passaggi che ti aiuteranno a scegliere l’ECM giusto<\/b>.<\/span><\/p>\n

    1. Esamina le opzioni del software ECM e decidi una soluzione<\/b><\/h4>\n

    Sfrutta le demo gratuite e le prove dei prodotti per saperne di pi\u00f9 sui concorrenti. Usa i dati che hai raccolto per creare una checklist che definisca le tue esigenze e i tuoi must-have. Assegna ai membri del team di progetto la valutazione delle soluzioni sul mercato e la presentazione di quelle che meglio soddisfano le tue esigenze.\u202f<\/span><\/p>\n

    Decidi se vuoi implementare una soluzione cloud o locale. La tua decisione si baser\u00e0 su molti fattori, tra cui l’infrastruttura IT della tua organizzazione, il costo potenziale dell’aggiornamento dell’hardware e la larghezza di banda e l’esperienza del tuo team IT.<\/span><\/p>\n

    2. Ottieni il consenso degli stakeholder\u00a0<\/b><\/h4>\n

    L’obiettivo di questo passaggio \u00e8 dimostrare la necessit\u00e0 del sistema ECM con proiezioni e numeri effettivi, illustrando il potenziale ROI, e confermando l’idoneit\u00e0 della soluzione scelta.<\/span><\/p>\n

    Ricorda di non sopraffare le persone con i dettagli su un cambiamento che non \u00e8 ancora arrivato, ma prepararle con ragioni logiche al fatto che il cambiamento \u00e8 necessario.\u00a0<\/span><\/p>\n

    3. Forma un team di progetto<\/b><\/h4>\n

    Inizia riunendo un team di esperti in materia che possono aiutarti a implementare una soluzione ECM. Alcune persone che scegli per il team potrebbero includere:<\/span><\/p>\n

      \n
    • Leadership tecnologica ed esperti del dipartimento IT;<\/span><\/li>\n
    • Dirigenti e dipendenti di vari dipartimenti che svolgeranno un ruolo nell’implementazione del software ECM o ne trarranno vantaggio;<\/span><\/li>\n
    • Almeno uno stakeholder che pu\u00f2 sostenere il progetto.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

      4. Usa il tuo fornitore di soluzioni come risorsa<\/b><\/h4>\n

      Una volta scelto un fornitore, sfrutta l’esperienza acquisita lavorando su molte altre implementazioni. I migliori fornitori di soluzioni sono competenti, altamente reattivi e forniscono supporto continuo.<\/span><\/p>\n

      5. Definisci la tua posizione attuale e sviluppa obiettivi futuri<\/b><\/h4>\n

      Lavorare insieme come una squadra per produrre risultati nella fase iniziale del progetto. Realizza quindi:<\/span><\/p>\n

        \n
      • Una mappa del processo dello stato corrente che descrive nel dettaglio come viene svolto attualmente il lavoro;<\/span><\/li>\n
      • Una mappa del processo dello stato futuro che descrive nel dettaglio come si desidera che venga svolto il lavoro.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

        Prendersi del tempo per comprendere i processi aziendali e pianificare in anticipo ti aiuta a creare un processo di implementazione che supporti anche la minima interruzione dell’attivit\u00e0.<\/span><\/p>\n

        6. Crea una tabella di marcia per passare dal tuo stato attuale a quello futuro<\/b><\/h4>\n

        Dedica del tempo a determinare quali modifiche devono essere apportate per passare dallo stato attuale allo stato futuro. Crea un elenco di queste modifiche in ordine di priorit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n

        7. Creare politiche e procedure<\/b><\/h4>\n

        Mentre viene svolto il lavoro tecnico per integrare il sistema ECM nella tua operazione, assicurati che qualcuno crei politiche e procedure per l’uso del software. I documenti che potresti voler creare includono:<\/span><\/p>\n

          \n
        • Criteri di accesso che definiscono chi ha accesso a cosa nel sistema ECM;<\/span><\/li>\n
        • Protocolli di sicurezza che definiscono come intendi proteggere i dati nel sistema e cosa ti aspetti dai dipendenti;<\/span><\/li>\n
        • Procedure del flusso di lavoro che definiscono come i documenti entrano nel sistema, cosa viene fatto con le informazioni nel sistema e chi \u00e8 responsabile delle varie attivit\u00e0;<\/span><\/li>\n
        • Documenti di gestione e formazione della conoscenza che aiuteranno i team a implementare il nuovo software nel modo pi\u00f9 semplice possibile.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

          8. Testare e mettere a punto<\/b><\/h4>\n

          Se stai implementando il software ECM un dipartimento alla volta, potresti avere un piccolo team di tester del dipartimento in cui stai attualmente implementando. Se prevedi di implementare la soluzione in tutta l’azienda, recluta tester da ogni unit\u00e0 funzionale possibile. Saranno tutti preoccupati per diversi aspetti del sistema.\u00a0<\/span><\/p>\n

          E mentre \u00e8 probabile che i tuoi migliori dipendenti riescano a individuare problemi importanti e li comunichino al team, \u00e8 anche una buona idea includere altri dipendenti per garantire che il sistema funzioni bene per tutti.<\/span><\/p>\n

          9. Implementa il sistema ECM nel tuo reparto o nella tua azienda<\/b><\/h4>\n

          Una volta che tutti i problemi identificati dai tester del software sono stati corretti, inizia a distribuire il sistema ECM all’interno del dipartimento o dell’azienda. Assicurati di includere del tempo per la formazione al fine di garantire i pi\u00f9 alti livelli di buy-in.<\/span><\/p>\n

           <\/p>\n

          Stai cercando un software di gestione documentale che sia in grado di soddisfare tutte le tue esigenze?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

          Contattaci! Abbiamo riservato per te una demo gratuita do DocuWare!<\/span><\/i><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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