{"id":673,"date":"2022-05-26T09:51:17","date_gmt":"2022-05-26T07:51:17","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=673"},"modified":"2022-05-26T10:25:00","modified_gmt":"2022-05-26T08:25:00","slug":"gestione-dei-contratti-a-distanza-come-funziona","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-dei-contratti-a-distanza-come-funziona\/","title":{"rendered":"Gestione dei contratti a distanza: come funziona"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nonostante la digital transformation abbia inevitabilmente travolto anche le realt\u00e0 aziendali, la gestione dei contratti a distanza \u00e8 ancora un ostacolo per molte di esse.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Durante il tuo lavoro, dopo una prima fase di negoziazione &#8211; magari anche particolarmente lunga e faticosa -, \u00e8 il momento di sigillare il contratto con il cliente attraverso l\u2019apposizione della sua <\/span><b>firma<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0 Hai quindi bisogno di quell\u2019unico documento al fine di mettere in moto il <\/span><b>workflow documentale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: il contratto compilato in tutte le sue parti e poi firmato.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A questo punto possono aprirsi <\/span><b>due possibili scenari<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Il contratto viene inviato al cliente, che lo compila e lo rimanda indietro tramite PEC;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dalla sede del cliente ti assicuri la sua firma e spedisci il documento alla segreteria o al back-office della tua azienda.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sono proprio queste due situazioni che rappresentano le due modalit\u00e0 per <\/span><b>gestire i documenti aziendali a distanza<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, che sono tipiche delle imprese di oggi.<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Ma come funziona?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Quali vantaggi ha l&#8217;azienda attraverso la gestione dei contratti a distanza?<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n<h2><b>Gestione dei contratti a distanza: problematiche da non sottovalutare<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Prendiamo come esempio le due situazione sopra descritte. In entrambe subentrano alcune <\/span><b>problematiche <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">da non sottovalutare, <\/span><b>legate al tempo e anche all\u2019integrit\u00e0 del documento stesso<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nel caso in cui il contratto viene inviato al cliente, che lo compila e lo rimanda indietro tramite PEC, lasciare al cliente la completa gestione del documento contrattuale porta con s\u00e9 il <\/span><b>rischio che il contratto non sia correttamente compilato<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, oppure lasci dei campi vuoti o che li inserisca in modo sbagliato.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La conseguenza \u00e8 che il tuo team del back-office ricever\u00e0 il contratto, ma al momento della sua registrazione si troveranno davanti dei dati incongruenti. A questo punto ti chiameranno per segnalare l\u2019errore e tu dovrai contattare nuovamente il cliente per farglielo correggere. Dopodich\u00e9 il cliente compiler\u00e0 ancora il contratto e te lo invier\u00e0 una seconda volta, con le stesse problematiche di partenza.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Il risultato?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><b>Troppi rischi, troppi passaggi, troppo tempo e risorse sprecate<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nella seconda situazione sei tu, di persona, che fai compilare il contratto al cliente, per cui in questo caso l\u2019integrit\u00e0 dei dati \u00e8 sicuramente pi\u00f9 garantita. La tua presenza ti permette infatti una maggiore supervisione e un maggior controllo. Una volta che hai in mano il contratto, dovrai solo preoccuparti di farlo avere in azienda.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ma se sei un agente \u00e8 altamente probabile che non sarai in sede prima di qualche giorno. Il risultato \u00e8 che avrai perso del tempo prezioso. Inoltre, pi\u00f9 si rimanda la registrazione del contratto e pi\u00f9<\/span><b> aumentano i tempi di attivazione del prodotto\/servizio che hai venduto al cliente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A questo punto potresti provvisoriamente inviare alla segreteria la scansione del contratto via e-mail, in attesa di consegnare l\u2019originale.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il problema \u00e8 che non sempre \u00e8 possibile scansionare il documento, come anche di non essere certo che la tua e-mail arrivi a destinazione. L\u2019unica certezza rimane la PEC, ma hai sempre la possibilit\u00e0 di utilizzare la PEC da mobile? Occorre quindi trovare una soluzione a queste problematiche.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Come gestire i contratti a distanza<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Abbiamo visto come la gestione dei contratti a distanza possa notevolmente rallentare i processi e intralciare i flussi. La conseguenza \u00e8 una <\/span><b>consistente perdita di tempo e denaro<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ma anche un grande cumulo di stress.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tutto questo pu\u00f2 compromettere il clima della tua azienda e il rapporto con il cliente. <\/span><b>La soluzione \u00e8 <\/b><b><i>l\u2019automazione<\/i><\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Negli ultimi anni si parla sempre pi\u00f9 spesso di industria 4.0, dove l\u2019efficienza e l\u2019innovazione passano proprio attraverso l\u2019uso di strumenti tecnologici avanzati. Nonostante l\u2019automatizzazione si sia gi\u00e0 affermata in ambito produttivo, ancora oggi tende a mantenere le distanze dagli altri tipi di reparti, primi fra tutti gli uffici commerciali e le amministrazioni.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eppure \u00e8 proprio in virt\u00f9 dell\u2019integrazione di sistemi automatici di gestione documentale che oggi \u00e8 possibile<\/span><b> aumentare notevolmente l\u2019efficienza dei flussi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, anche &#8211; e soprattutto &#8211; nel caso della gestione dei contratti a distanza. Un esempio \u00e8 l\u2019adozione di un software di gestione documentale che ti consenta di inviare una PEC anche da dispositivi mobili.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un\u2019altra soluzione potrebbe essere quella di acquistare un gestionale per i documenti in grado di garantire la compilazione di tutti i campi del contratto, o dotarsi di un sistema di raccolta della firma grafometrica.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le soluzioni per risolvere queste problematiche sono tante, e a volte non \u00e8 cos\u00ec semplice scegliere quella pi\u00f9 idonea alla propria realt\u00e0 aziendale. Soltanto nel momento in cui sono comprese e analizzate tutte le esigenze, \u00e8 possibile ragionare sulle soluzioni che offre il mercato offre.<\/span><\/p>\n<h2><b>Gestione dei contratti a distanza: i vantaggi dell\u2019automatizzazione\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Processi strutturati e automatismi si traducono in meno stress per te ed il tuo team. L\u2019avere meno stress si traduce a sua volta in maggiore produttivit\u00e0 ed efficienza e tutto questo contribuisce ad una buona reputazione della tua azienda. <\/span><b>L\u2019immagine del tuo brand \u00e8 fondamentale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ed il cliente ne rappresenta il primo ambassador. Il potenziale cliente verr\u00e0 infatti attratto dall\u2019immagine che la tua azienda comunica, diventando cliente grazie alle tue abilit\u00e0 commerciali.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ma il cliente si fidelizza soltanto nel momento in cui riconosce che la tua azienda riesce a rendergli un buon servizio, ma anche quando comprende che i tuoi <\/span><b>processi sono ben organizzati e strutturati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Quando vede che le persone lavorano in modo efficiente e con serenit\u00e0. Quando sa che grazie all\u2019automatizzazione dei processi documentali un fornitore \u00e8 subito in grado di dargli le risposte che cerca.<\/span><\/p>\n<h2><b>DocuWare: il tuo alleato gestire i tuoi contratti a distanza<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare \u00e8 l&#8217;Enterprise Content Management pi\u00f9 potente del mondo. Rivoluziona il modo in cui archivi, proteggi e condividi i documenti all&#8217;interno della tua azienda. 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