{"id":666,"date":"2022-05-24T15:28:31","date_gmt":"2022-05-24T13:28:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=666"},"modified":"2022-05-25T15:12:26","modified_gmt":"2022-05-25T13:12:26","slug":"sincronizzazione-dati-nei-documenti-perche-e-cosi-importante","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/sincronizzazione-dati-nei-documenti-perche-e-cosi-importante\/","title":{"rendered":"Sincronizzazione dati nei documenti: perch\u00e9 \u00e8 cos\u00ec importante"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">I <\/span><b>dati <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">sono ci\u00f2 che di pi\u00f9 prezioso ha un&#8217;azienda. Di conseguenza la sincronizzazione dati nei documenti rappresenta un\u2019operazione tesa non soltanto a facilitare i vari processi aziendali, ma anche a <\/span><b>valorizzare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">l\u2019attivit\u00e0 stessa.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><b>I software gestionali e le piattaforme ERP <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">sono quindi il centro di controllo per la gestione dei pi\u00f9 importanti processi aziendali. Questi programmi verificano che i processi cardine di qualsiasi tipo di business siano svolti correttamente. Ecco perch\u00e9 dovrebbero essere flessibili e modulari, customizzabili e adattabili a qualsiasi tipo di azienda. Tali software vanno a coprire numerose aree funzionali, tra cui logistica e magazzino, produzione, amministrazione e finanza, <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-del-ciclo-attivo-e-del-ciclo-passivo-aziendale\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">ciclo attivo e passivo<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, controllo di gestione e molto altro.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019obiettivo della sincronizzazione dati nei documenti \u00e8 quindi quello di avere il controllo sullo stato globale dell\u2019azienda, <\/span><b>semplificando cos\u00ec la gestione delle varie attivit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Ma anche individuare le inefficienze, risparmiando risorse preziose e prendendo decisioni pi\u00f9 consapevoli grazie a informazioni complete e sempre disponibili.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Perch\u00e9 \u00e8 cos\u00ec importante la sincronizzazione dati nei documenti?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n<h2><b>Sincronizzazione dati nei documenti: l\u2019importanza di un buon software di gestione\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Affinch\u00e9 la sincronizzazione dati avvenga nel modo pi\u00f9 efficace possibile, \u00e8 necessario che l\u2019azienda abbia un buon <\/span><b>software di gestione documentale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. In generale, un sistema gestionale efficace deve:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Permettere di recuperare facilmente e rapidamente i dati di interesse<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Essere specifico<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Convertire i dati in modo rapido <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">&#8211; un esempio \u00e8 l\u2019ordine di una fattura;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Sapersi adattare alle modifiche <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che possono avvenire all\u2019interno dei flussi e delle attivit\u00e0 aziendali nel corso degli anni;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Segnalare gli errori<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> &#8211; come un IBAN sbagliato;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Essere integrato<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, in modo tale che i dati possano essere conservati e aggregati senza essere duplicati o persi a causa dell\u2019intervento di pi\u00f9 persone su uno stesso documento;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Essere fruibile contemporaneamente da pi\u00f9 di un utente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, collegandosi da luoghi differenti e con diversi tipi di device &#8211; il Cloud gestisce tutte queste esigenze;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Risultare come <\/b><b><i>aperto<\/i><\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ovvero collegabile con altri software ed altre piattaforme digitali.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>CRM: \u00e8 importante per l\u2019azienda nella sincronizzazione dati?\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">CRM &#8211; <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Customer Relationship Management<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> &#8211; \u00e8 l\u2019acronimo che indica il processo di <\/span><b>gestione delle relazioni con i clienti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Si tratta di un metodo operativo supportato da software appositamente progettati e dedicato alla gestione delle interazioni, dei rapporti e delle comunicazioni con i clienti. Lo scopo del CRM \u00e8 quello di aumentare le vendite, la redditivit\u00e0 e la fidelizzazione.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Normalmente quando si parla di CRM ci si riferisce a una combinazione di software che pone in essere una serie di azioni tese a realizzare la soddisfazione del cliente a lungo termine. Sono proprio le comunicazioni tra cliente e azienda il mezzo attraverso il quale \u00e8 possibile raccogliere i dati dalle attivit\u00e0 di marketing. Questa operazione \u00e8 <\/span><b>estremamente utile per mappare le esigenze degli utenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, per sapere quali siano gli obiettivi e le sfide per arrivare a soddisfare i clienti.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un simile sistema<\/span><b> dovrebbe funzionare in modo integrato sin dal momento in cui viene acquisito il contatto<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, per arrivare all\u2019effettiva conversione in cliente. Il tutto \u00e8 reso possibile grazie all<\/span><b>\u2019azione combinata di ERP e piattaforma CRM<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, che supportano e guidano l\u2019azienda nell\u2019utilizzo corretto delle informazioni e dei dati ottenuti. La mancata integrazione potrebbe comportare il rischio di perdere i dati e quindi grandi occasioni di crescita e sviluppo.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Integrazione tra Gestionale e CRM: tutti i vantaggi\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un\u2019efficace strategia di CRM deve avere una vision a 360\u00b0 gradi e permettere di seguire tutte le funzionalit\u00e0 che sono legate al proprio business. Per questo occorre dotarsi di un\u2019integrazione diretta con il gestionale, affinch\u00e9 sia possibile <\/span><b>coordinare le attivit\u00e0 di entrambe le piattaforme in modo automatizzato e centralizzato<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vediamo insieme lo schema minimo di un CRM:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Un database unico con tutte le anagrafiche del cliente e sincronizzato con il gestionale;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Possibilit\u00e0 di estrarre e individuare lo storico di ogni singola attivit\u00e0;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Fare previsioni di vendita;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Sincronizzazione di tutti gli strumenti di relazione che sono utilizzati dall\u2019azienda e gestiti da software diversi &#8211; help desk, trouble ticket, social media, sms, chat, e-mail. Deve essere presente anche la possibilit\u00e0 di pianificare flussi di invii automatici in base alle proprie necessit\u00e0;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Produrre report di qualsiasi attivit\u00e0;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestire gli appuntamenti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Integrare tutti gli strumenti utilizzati dai vari reparti.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>La corretta integrazione tra di essi permette la completa condivisione dei dati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. In questo modo gli operatori, anche se appartengono a sezioni diverse, possono reperire immediatamente tutte le informazioni relative ai clienti &#8211; preventivi, fatture, documenti amministrativi, anagrafica &#8211; e senza perdere neppure un passaggio, in quanto le informazioni si aggiornano in modo sincronizzato da una piattaforma all\u2019altra.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In breve, i <\/span><b>vantaggi <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">di questa integrazione sono:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Informazioni di facile e veloce reperibilit\u00e0;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Riduzione dei tempi di lavorazione delle varie tasks;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Accessibilit\u00e0 da parte di tutti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Riduzione delle perdite dei dati e degli errori;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Risparmio economico generale.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Come DocuWare facilita la sincronizzazione dei dati\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con DocuWare hai il tuo repository centrale per i documenti. Ricorda per\u00f2 che questi documenti richiedono indici avanzati e metadati! Gran parte di questi dati vengono acquisiti quando i documenti arrivano in DocuWare, mentre altri possono risiedere in database esterni.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare pu\u00f2 recuperare informazioni da un&#8217;origine dati, e utilizza tale dataset per creare record all&#8217;interno di DocuWare. Al contrario, le informazioni sull&#8217;indice di DocuWare possono essere scritte su record di origini dati esterne. DocuWare funziona infatti con diverse origini dati: un database autonomo, una visualizzazione del database pi\u00f9 limitata, un archivio DocuWare o anche un semplice file CSV.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">DocuWare utilizza i dati gi\u00e0 disponibili all&#8217;interno dell&#8217;azienda per l&#8217;indicizzazione. Questa<\/span><b> sincronizzazione automatica <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">dei dati \u00e8 utile in molte aree, come per esempio:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/fatturazione-elettronica-forfettari-le-novita-dal-1-luglio\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Indicizzazione fatture<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">: nel sistema di registrazione viene inserita una fattura con mittente, numero del documento, data e totale. Per archiviare la fattura, DocuWare accede al sistema di registrazione e inserisce le informazioni necessarie;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Creazione di un nuovo contatto: DocuWare registra la bolla di consegna di un nuovo cliente e quindi ricrea il record per questo cliente in CRM;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Bolle di consegna restituite: le bolle di consegna firmate dal cliente vengono archiviate, assegnate al processo e indicizzate. In caso di richiesta, tutti i documenti possono essere visualizzati rapidamente;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Avviso di contratto: se la data di scadenza di un contratto \u00e8 inferiore a un certo tempo, il contratto viene contrassegnato e visualizzato nell&#8217;elenco delle attivit\u00e0 del dipendente responsabile;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Riorganizzazione rapida degli schedari: aggiungi un nuovo campo indice a tutti i documenti o cambia il tipo di documento.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Contattaci per ricevere la tua demo gratuita di DocuWare!<\/span><\/i><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>I dati sono ci\u00f2 che di pi\u00f9 prezioso ha un&#8217;azienda. 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