{"id":658,"date":"2022-05-17T17:16:16","date_gmt":"2022-05-17T15:16:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=658"},"modified":"2022-05-25T15:14:09","modified_gmt":"2022-05-25T13:14:09","slug":"dematerializzazione-e-digitalizzazione-dei-documenti-quali-differenze","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/dematerializzazione-e-digitalizzazione-dei-documenti-quali-differenze\/","title":{"rendered":"Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti: quali differenze?"},"content":{"rendered":"<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Dematerializzazione o digitalizzazione?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Molto spesso questi termini sono utilizzati come sinonimi per indicare lo stesso processo. Questa imprecisione non stupisce, in quanto in entrambi i casi il risultato \u00e8 quello della <\/span><b>conservazione digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. In realt\u00e0 abbiamo a che fare con due processi differenti, per cui i due termini devono essere utilizzati in situazioni diverse.<\/span><\/p>\n<p><b>La differenza fondamentale risiede nell\u2019origine dei documenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: uno nasce su materiale cartaceo, mentre l\u2019altro non ha bisogno di trasformazione.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vediamo nel dettaglio quali sono le differenze tra dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti e quali vantaggi apportano alle aziende.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Dematerializzazione dei documenti: cos\u2019\u00e8\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il termine dematerializzazione indica un oggetto che:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">esiste in forma fisica, cio\u00e8 materiale &#8211; stiamo parlando di un documento cartaceo;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00e8 privato della sua forma materiale per passare a una <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">de-materiale<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">, ovvero in un documento digitale, senza consistenza fisica.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La dematerializzazione \u00e8 quindi una <b>conversione di un documento cartaceo gi\u00e0 esistente in un formato digitale<\/b><span>. Questo processo mira a <\/span><b>sostituire completamente il documento cartaceo in favore di quello elettronico<\/b><span>.<\/span><br \/>\n<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La dematerializzazione porta alle aziende numerosi <\/span><b>vantaggi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, quali:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Abbattere i costi legati alla stampa dei documenti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Avere un ufficio paperless;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Archiviazione rapida;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Rendere pi\u00f9 semplice e veloce la ricerca e la tracciatura dei documenti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Riprodurre senza limiti i documenti conformi all\u2019originale;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Abbattere le spese di gestione;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Inviare rapidamente documenti digitali e senza costi aggiuntivi per le spese di spedizione.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Digitalizzazione dei documenti: cos\u2019\u00e8<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La digitalizzazione dei documenti si riferisce a un <\/span><b>documento che nasce gi\u00e0 digitalizzato<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Pensiamo ad esempio alle <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/fatturazione-elettronica-forfettari-le-novita-dal-1-luglio\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">fatture<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Da qualche anno le aziende le producono direttamente in formato elettronico. La fattura \u00e8 quindi un documento che \u00e8 stato digitalizzato.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti \u00e8 quindi molto sottile, ma conoscerla pu\u00f2 servire a evitare malintesi.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sono molti i <\/span><b>vantaggi <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">nel creare documenti direttamente in formato digitale. Ecco quali sono i principali:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Grazie alle notifiche di avvenuta ricezione, si ha sempre la sicurezza che i documenti arrivino al destinatario;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Automatizzazione dei processi amministrativi;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Documenti elaborati rapidamente e che non restano in attesa;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Informazioni facilmente accessibili, trasmesse e recuperate istantaneamente.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grazie alla tecnologia digitale, l\u2019ottimizzazione dei processi non rappresenta un mero progetto informatico, ma una vera e propria<\/span><b> operazione di trasformazione globale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<h2><b>Dematerializzazione vs digitalizzazione: perch\u00e9 non sono la stessa cosa<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Gli obiettivi di un processo di digitalizzazione sono differenti rispetto a quelli di un processo di dematerializzazione. Come abbiamo visto, procedere alla dematerializzazione di un documento vuol dire infatti convertirlo dal formato cartaceo a quello elettronico. Questo vuol dire che alla base di questo procedimento ci deve essere un documento cartaceo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per parlare a tutti gli effetti di dematerializzazione la conversione di un documento cartaceo in un documento elettronico deve essere in grado di <\/span><b>preservare i suoi valori giuridici e probatori<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, riproponendo a tutti gli effetti le funzioni dell\u2019originale. Il processo di dematerializzazione quindi pu\u00f2 essere finalizzato non unicamente a produrre una copia del documento, ma anche a eliminare l\u2019originale analogico, potendo contare su un corrispettivo documento elettronico che soddisfi gli stessi criteri.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Diverso \u00e8 invece il discorso per il processo di <\/span><b>digitalizzazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, che fa riferimento a un procedimento molto pi\u00f9 ampio. Questo <\/span><b>contempla infatti la riorganizzazione di interi processi aziendali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, a partire da documenti che gi\u00e0 di per s\u00e9 sono digitali.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La differenza tra digitalizzazione e dematerializzazione \u00e8 ancora pi\u00f9 evidente guardando ai benefici che solo la digitalizzzione riesce a garantire. La digitalizzazione ha infatti la capacit\u00e0 di riprodurre eventuali firme o timbri presenti negli originali analogici nella loro completezza, oltre che le filigrane di particolari documenti. E se il <\/span><b>formato <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">tipico che risulta da un processo di digitalizzazione \u00e8 <\/span><b>pienamente elaborabile<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> &#8211; pensiamo ad esempio al formato XML -, all\u2019interno del processo di dematerializzazione si hanno spesso dei file in formati che non consentono una buona elaborazione automatica &#8211; uno su tutti il formato PDF.<\/span><\/p>\n<h2><b>Quando applicare la dematerializzazione e quando la digitalizzazione\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vediamo adesso in quali casi bisogna procedere alla dematerializzazione e in quali alla digitalizzazione dei documenti.\u00a0<\/span><\/p>\n<h4><b>Fatture di vendita e di acquisto<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con l\u2019emanazione del DMEF 17 giugno 2014 \u00e8 possibile unicamente conservare in formato digitale le fatture di vendita e di acquisto. Questo significa che oltre alla digitalizzazione delle fatture emesse e ricevute durante l\u2019anno, \u00e8 anche possibile intervenire per dematerializzare le fatture di vendita e di acquisto di anni pregressi.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le fatture di vendita e di acquisto devono essere prodotte in solo formato XML conformi alle \u201c<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Specifiche tecniche operative del formato della fattura del sistema di interscambio<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d, trasmesse attraverso il sistema di interscambio e conservate unicamente in formato digitale &#8211; DMEF 17 giugno 2014.<\/span><\/p>\n<h4><b>PEC ed email<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019art. 2219 c.c. prevede che i telegrammi e le lettere spedite e ricevute devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c8 utile ricordare che la <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/fatturazione-elettronica-forfettari-le-novita-dal-1-luglio\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">PEC<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> non \u00e8 un sistema di conservazione, ma un sistema di comunicazione che \u00e8 idoneo a comprovare che in un preciso momento un determinato mittente ha inoltrato ad un determinato destinatario un certo messaggio. Secondo le regole di cui al DPCM 3 dicembre 2013, i messaggi PEC non conservati in formato digitale potrebbero non essere opponibili a terzi.<\/span><\/p>\n<h4><b>Scritture contabili e altri documenti fiscali\u00a0<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La dematerializzazione di anni pregressi pu\u00f2 essere adottata anche con riguardo a documenti fiscali diversi dalle fatture, quali ad esempio:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">documenti di trasporto;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">bolle di accompagnamento;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">modelli delle dichiarazioni dei redditi ed Iva;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">modelli di pagamento F24;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">comunicazioni dei dati delle fatture emesse e ricevute.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Lo stesso vale per le scritture contabili, come il registro dei beni in comodato, il registro omaggi, il registro prima nota, il libro giornale, il registro dei corrispettivi e i registri Iva vendite ed acquisti.<\/span><\/p>\n<h4><b>Contratti e scritture private<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se redatti su carta, per i contratti e le scritture private \u00e8 opportuno non procedere alla dematerializzazione, dato che alcuni aspetti riguardo la sottoscrizione non possono essere convertiti in digitale. In ogni caso \u00e8 sempre possibile digitalizzarli fin dall\u2019origine producendoli in digitale e sottoscrivendoli con firma elettronica avanzata o firma digitale.<\/span><\/p>\n<h2><b>Dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti: tutti i vantaggi<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per un\u2019azienda o un ente pubblico, avere documenti dematerializzati o digitalizzati \u00e8 <\/span><b>estremamente vantaggioso<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Innanzitutto i documenti digitali <\/span><b>non occupano spazio fisico<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e questo consente ad ogni organizzazione di avere uffici di minori dimensioni. Inoltre <\/span><b>ricercare un documento<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> in formato digitale risulta essere molto pi\u00f9 facile che farlo in archivi tradizionali. Anche<\/span><b> i costi sono ridotti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: digitalizzare i documenti vuol dire risparmiare sui costi della stampa, comprensivi di carta, stampanti e toner.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Digitalizzare documenti e archivi storici \u00e8 quindi fondamentale per consentire alle organizzazioni di <\/span><b>proteggerli pur rendendoli fruibili <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">da parte delle persone. Dematerializzare i documenti significa invece <\/span><b>privarsi degli eccessi e degli <\/b><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/automatizzare-lufficio\/\"><b>sprechi di carta<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, aprendosi a soluzioni digitali di immediata fruizione e che sono concretamente in grado di semplificare la vita delle persone e delle aziende.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Contattaci per saperne di pi\u00f9 e per ricevere la tua demo gratuita di DocuWare, il software di gestione documentali tra i pi\u00f9 potenti al mondo!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dematerializzazione o digitalizzazione?\u00a0 Molto spesso questi termini sono utilizzati come sinonimi per indicare lo stesso processo. 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