{"id":651,"date":"2022-05-11T10:36:14","date_gmt":"2022-05-11T08:36:14","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=651"},"modified":"2022-05-25T15:15:04","modified_gmt":"2022-05-25T13:15:04","slug":"automatizzare-lufficio","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/automatizzare-lufficio\/","title":{"rendered":"Automatizzare l\u2019ufficio: 6 processi cartacei che uccidono la tua produttivit\u00e0"},"content":{"rendered":"

Hai mai pensato di automatizzare l\u2019ufficio?\u00a0\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Trovare un\u2019informazione all\u2019interno di una pila di documenti richiede molto tempo e risorse. <\/span>Digitalizzando <\/b>i documenti puoi individuare istantaneamente quello di cui hai bisogno senza aspettare tempo o impiegare risorse inutili.\u00a0<\/span><\/p>\n

Se autorizzare l\u2019ufficio, da dove dovresti iniziare?\u00a0<\/span><\/p>\n

Abbiamo raccolto 6 consigli pratici per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di business attraverso questo procedimento.\u00a0<\/span><\/p>\n

Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n

Affidarsi alla carta nel tuo ufficio: ecco quali problemi comporta<\/b><\/h2>\n

Innanzitutto pensiamo alla <\/span>ricerca di documenti<\/b>. I sistemi tradizionali di archiviazione richiedono l’accesso fisico e spesso si perde molto tempo alla ricerca di un documento che \u00e8 archiviato in modo errato. O forse il documento che stai cercando \u00e8 sempre rimasto sulla tua scrivania perso in una pila di cartelle!<\/span><\/p>\n

Come ottieni le informazioni di cui hai bisogno? Il tempo che dedichi a cercarle ti impedisce di fare cose pi\u00f9 grandi e migliori?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

La soluzione \u00e8 automatizzare l\u2019ufficio!\u00a0<\/span><\/p>\n

Quanti dei tuoi processi aziendali dipendono dal movimento della carta? Ad esempio, le persone aspettano di ricevere i moduli di approvazione senza alcuna visibilit\u00e0 su dove si trovano i moduli all\u2019interno del processo? Automatizzare l\u2019ufficio vuol dire anche <\/span>eliminare i colli di bottiglia<\/b> causati dalla presenza di documenti cartacei.\u00a0<\/span><\/p>\n

Inoltre anche i migliori sistemi di archiviazione cartacei possono bloccare completamente il tuo lavoro in caso di <\/span>smarrimento di un documento<\/b>. L’unica cosa certa \u00e8 che un membro del team dovr\u00e0 sottrarre del tempo ai compiti a lui assegnati per cercare di trovarlo o per richiederlo alla fonte originale.<\/span><\/p>\n

Automazione ufficio: quali vantaggi?\u00a0<\/b><\/h2>\n

Ecco 6 scenari che mostrano alcuni dei numerosi <\/span>vantaggi dell’eliminazione della carta<\/b>. Li abbiamo scelti perch\u00e9 ti daranno i risultati pi\u00f9 rapidi in termini di miglioramento dei processi e risparmio sui costi. Aumenta la soddisfazione dei dipendenti riducendo il tempo dedicato alle attivit\u00e0 manuali ripetitive!<\/span><\/p>\n

1. Onboarding dei dipendenti digitali: dai un’ottima prima impressione della tua azienda<\/b><\/h3>\n

Senza digitalizzazione, l’inserimento di un nuovo dipendente richiede molto carta. Il nuovo assunto di solito trascorre il primo giorno di lavoro compilando moduli. Con i <\/span>moduli elettronici<\/b> il nuovo dipendente compila le informazioni di onboarding comuni a tutti i moduli, che vengono compilati automaticamente. I moduli online possono anche essere compilati da casa prima che il nuovo dipendente inizi a lavorare. Inoltre i dati del modulo possono anche essere consegnati alle risorse umane, alle buste paga, agli acquisti, all’IT e ad altri dipartimenti.<\/span><\/p>\n

Il <\/span>flusso di lavoro automatizzato<\/b> rende tutto pi\u00f9 semplice. Ad esempio, la gestione delle <\/span>risorse umane<\/span><\/a> pu\u00f2 creare un elenco di controllo di inserimento delle attivit\u00e0 richieste, tra cui il riconoscimento dell’assunzione, gli accordi di riservatezza e i piani di formazione iniziale. Infine puoi semplificare il provisioning per assicurarti che i nuovi dipendenti dispongano di tutte le forniture e le attrezzature di cui hanno bisogno sin dal primo giorno.\u00a0<\/span><\/p>\n

2. Garanzia della qualit\u00e0<\/b><\/h3>\n

Troppo spesso i documenti vengono distribuiti in ufficio con una copertina che riporta i nomi e le firme corrispondenti. Al contrario, i flussi di lavoro digitali assicurano che i documenti seguano un <\/span>percorso corretto<\/b> prima di passare all’approvazione finale.<\/span><\/p>\n

3. Automatizzazione dell’immissione dei dati<\/b><\/h3>\n

In alcune organizzazioni una persona compila un modulo cartaceo e lo consegna a un dipendente che inserisce manualmente le risposte di quella persona all\u2019interno di un sistema elettronico. Ci\u00f2 pu\u00f2 comportare l’immissione di <\/span>dati duplicati<\/b>. L’utilizzo di flussi di lavoro digitali impedisce a pi\u00f9 persone di fare la stessa cosa due volte.<\/span><\/p>\n

4. Automatizzare l’elaborazione delle fatture<\/b><\/h3>\n

Molto spesso il reparto contabilit\u00e0 fornitori \u00e8 sovraccarico di carta ed \u00e8 <\/span>rallentato dal flusso di lavoro manuale<\/b> o dall’uso di diversi sistemi software che non comunicano tra loro.\u00a0<\/span><\/p>\n

\u00a0<\/span>I documenti che richiedono pi\u00f9 approvazioni possono arrivare a met\u00e0 di un processo, ma rimangono bloccati fino a quando, ad esempio, un dipendente torna dalle ferie.<\/span><\/p>\n

\u00a0<\/span>Per saperne di pi\u00f9 sui vantaggi della fatturazione elettronica, ti consigliamo di leggere questo articolo su <\/span>Gestione ciclo passivo e fatturazione elettronica<\/span><\/a>.<\/span><\/p>\n

5. L\u2019importanza della firma elettronica firma elettronica<\/b><\/h3>\n

Nella maggior parte dei casi, le firme con carta e penna possono essere sostituite con una <\/span>firma elettronica<\/span><\/a> pi\u00f9 efficiente e meno costosa.<\/span><\/p>\n

Facciamo qualche esempio.\u00a0\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Stai coordinando l’esecuzione di un contratto che verr\u00e0 firmato da pi\u00f9 persone. Un documento cartaceo deve essere consegnato a tutti nell’ordine corretto, per cui aumenta il tempo necessario per ottenere la firma del contratto. Quando si utilizza la firma elettronica, \u00e8 possibile fare in modo che pi\u00f9 persone lavorino e firmino il documento contemporaneamente, eliminando i colli di bottiglia.<\/span><\/p>\n

Lavori con partner a distanza. I documenti cartacei potrebbero dover percorrere una distanza molto lunga. Anche quando stai pagando commissioni elevate per accelerare la spedizione, il processo diventa molto pi\u00f9 lento. I documenti elettronici possono essere <\/span>inviati e firmati quasi istantaneamente<\/b>, anche da tutto il mondo.<\/span><\/p>\n

\u00a0<\/span>Ecco altri <\/span>vantaggi <\/b>aziendali legati all\u2019uso della firma elettronica:<\/span><\/p>\n