{"id":644,"date":"2022-05-03T16:00:07","date_gmt":"2022-05-03T14:00:07","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=644"},"modified":"2022-05-25T15:15:14","modified_gmt":"2022-05-25T13:15:14","slug":"diritto-alloblio-e-gestione-documentale-tutto-quello-che-ce-da-sapere","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/diritto-alloblio-e-gestione-documentale-tutto-quello-che-ce-da-sapere\/","title":{"rendered":"Diritto all\u2019oblio e gestione documentale: tutto quello che c\u2019\u00e8 da sapere"},"content":{"rendered":"

Negli ultimi anni abbiamo assistito ad un grande sviluppo dei canali di informazione su internet – social network, periodici online, blog -, che ha portato a focalizzare l\u2019attenzione su un importante fenomeno: il <\/span>diritto all\u2019oblio<\/b>, un\u2019estensione del diritto alla riservatezza. In quest\u2019ottica, il compito del legislatore \u00e8 quello di individuare un bilanciamento tra il diritto all\u2019oblio e il diritto all\u2019informazione.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ma in che modo il diritto all\u2019oblio si rapporta con la gestione documentale?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

In questo articolo vedremo gli <\/span>effetti <\/b>che le recenti disposizioni sulla privacy comportano nella gestione, organizzazione e conservazione dei documenti e degli archivi.<\/span><\/p>\n

Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n

Diritto all\u2019oblio: cos\u2019\u00e8\u00a0<\/b><\/h2>\n

Il diritto all\u2019oblio \u00e8 comunemente conosciuto come il <\/span>diritto ad essere dimenticati<\/span><\/i>, ovvero a non essere pi\u00f9 ricordati dall\u2019opinione pubblica per fatti che in passato sono stati oggetto di cronaca. Spostandosi adesso sul piano giuridico, il diritto all\u2019oblio rappresenta l\u2019<\/span>espressione del diritto alla riservatezza<\/b>, cio\u00e8 il diritto di ottenere la cancellazione – o la cessata diffusione – dei propri dati personali che in passato sono stati resi legittimamente pubblici.<\/span><\/p>\n

Ma cos\u2019\u00e8 un dato personale?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

In relazione al diritto all\u2019oblio, il <\/span>dato personale<\/b> \u00e8 definito dall\u2019art. 4 del GDPR come \u201c<\/span>qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile mediante un identificativo, quale il nome, un numero o altro<\/span><\/i>\u201d.<\/span><\/p>\n

Il Regolamento GDPR da un lato impone <\/span>regole sul trattamento e sulla conservazione dei dati personali<\/b>, mentre dall\u2019altro lato tende a garantire alcuni diritti. Sotto il primo aspetto, il GDPR impone il principio della cosiddetta <\/span>minimizzazione del trattamento<\/span><\/i>, che afferma che i dati personali debbano essere trattati nei limiti dello stretto necessario. Per cui, con riferimento al diritto all\u2019oblio, la pubblicazione dei dati personali deve essere limitata al periodo di tempo in cui sussiste un interesse alla loro conoscenza da parte dell\u2019opinione pubblica.<\/span><\/p>\n

Sotto il secondo aspetto, i diritti che attengono il diritto all\u2019oblio sono principalmente il diritto alla cancellazione dei dati personali – diritto a cancellare specifiche informazioni personali da notizie gi\u00e0 pubblicate – e il diritto ad opporsi al trattamento – stabilisce la possibilit\u00e0 di impedire la pubblicazione di dati personali sui tradizionali mezzi di informazione.<\/span><\/p>\n

I vincoli imposti dal GDPR divengono una grande opportunit\u00e0 per porre l\u2019attenzione sul sistema documentale e ottenere che il rispetto delle norme renda <\/span>pi\u00f9 fluida e razionale la gestione dei flussi e il governo dei dati<\/b>. Vediamo insieme perch\u00e9.\u00a0<\/span><\/p>\n

Trattamento dei dati personali, diritto all\u2019oblio e gestione documentale<\/b><\/h2>\n

Nello svolgimento delle proprie attivit\u00e0, qualsiasi azienda tratta dati personali. Il GDPR dispone che i dati personali debbano essere trattati soltanto nel caso in cui le finalit\u00e0 connesse al loro trattamento non siano ragionevolmente conseguibili con altri mezzi – principio della minimizzazione dei dati personali.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Ma dove si trovano i dati personali che un\u2019azienda raccoglie, comunica, conserva, gestisce ed eventualmente diffonde?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Quando affrontiamo il tema della gestione documentale, dobbiamo sempre tenere a mente che questa oggi si caratterizza per la natura ibrida cartaceo-digitale. Il GDPR nelle disposizioni generali fa riferimento al trattamento dei dati personali indipendentemente che l\u2019archivio aziendale non sia automatizzato, parzialmente automatizzato o automatizzato. Il diritto alla protezione dei propri dati personali <\/span>non dipende quindi dal tipo di tecnologie impiegate nel trattamento di tali dati<\/b>. Fondamentale \u00e8 che i titolari del trattamento devono adottare \u201c<\/span>misure tecniche e organizzative adeguate<\/span><\/i>\u201d, tenuto conto del contesto, dell\u2019ambito di applicazione e delle finalit\u00e0 del trattamento. Fra questo tipo di misure vi \u00e8 la <\/span>policy <\/i><\/b>e gli <\/span>strumenti per una corretta gestione documentale<\/b>.<\/span><\/p>\n

\u00c8 proprio qui che emerge la funzione strategica della <\/span>gestione documentale <\/b>all\u2019interno di un\u2019azienda, che diventa<\/span> fondamentale per rispondere alle necessit\u00e0 imposte dalla disciplina sulla privacy<\/b>. Inoltre per garantire agli interessati l\u2019esercizio dei diritti sanciti, i responsabili e i titolari del trattamento devono essere supportati da un efficiente sistema documentale.<\/span><\/p>\n

Gli strumenti per una gestione documentale GDPR compliant<\/b><\/h2>\n

La certezza del diritto si basa sull\u2019esistenza di procedure documentate e formalizzate. Ecco cosa fare per avere un sistema documentale che sia in grado di sostenere l\u2019azienda nella <\/span>compliance al GDPR<\/span><\/a>.<\/span><\/p>\n

Classificazione<\/b><\/h3>\n

Identificare in modo univoco ogni documento acquisito o creato, attraverso la registrazione di brevi informazioni descrittive – i cosiddetti metadati – e la sua classificazione, con l\u2019obiettivo di facilitare il loro recupero e comprovare la loro presenza nell\u2019archivio.<\/span><\/p>\n

La classificazione \u00e8 <\/span>indispensabile per restituire l\u2019informazione sul contesto giuridico-amministrativo <\/b>di produzione del documento, che risulta essere soltanto parzialmente rappresentato dalle informazioni di contenuto che sono presenti al suo interno.\u00a0<\/span><\/p>\n

Piano di fascicolazione<\/b><\/h3>\n

Definire i <\/span>diritti di accesso ai documenti <\/b>sulla base dei dati personali trattati, attribuendo ad ogni utente del sistema – sia esso esterno o interno – dei precisi permessi di visibilit\u00e0, estesa al loro contenuto informativo oppure limitata ai soli metadati descrittivi dei documenti e dei fascicoli.<\/span><\/p>\n

Il piano di fascicolazione rappresenta quindi quello strumento che consente di <\/span>disciplinare le politiche di accesso ai documenti<\/b>. Si tratta del quadro generale che individua tutte le regole di visibilit\u00e0, denominazione e creazione, denominazione di ciascun documento. L\u2019efficacia di questo strumento pu\u00f2 essere potenziata dalla sua correlazione a documenti descrittivi dei <\/span>workflow documentali<\/span><\/a>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Conservazione dei documenti\u00a0<\/b><\/h3>\n

Risulta necessario stabilire i tempi di conservazione dei documenti a partire dalla fase di formazione. Cos\u00ec facendo si possono pianificare policy e interventi di conservazione adeguati. Questi devono innanzitutto rispettare i principi e i diritti sanciti dal Regolamento – la conservazione dei dati personali deve quindi essere limitata al tempo necessario legato alle finalit\u00e0 del trattamento. Inoltre devono tenere in considerazione diritti ed esigenze di altra natura, come ad esempio l\u2019assolvimento di un obbligo da parte del titolare del trattamento.<\/span><\/p>\n

Bisogna quindi <\/span>valutare la funzione esercitata dai documenti<\/b> sotto i profili di ricerca, informativo, amministrativo e probatorio, elaborando dei piani di conservazione per gestire periodiche attivit\u00e0 selettive sulla documentazione archiviata, al fine della sua eliminazione legale o della sua conservazione a lungo termine.<\/span><\/p>\n

Prevedere sistemi di tracciamento dei dati e dei documenti<\/b><\/h3>\n

Questi devono memorizzare tutte le operazioni effettuate sui documenti, dalla creazione alla modifica, fino alla loro eliminazione. In questo modo viene verificata la conformit\u00e0 alle procedure interne di gestione dei documenti.\u00a0<\/span><\/p>\n

A questo scopo \u00e8 necessario che il sistema informativo dell\u2019azienda sia progettato per <\/span>porre al centro della propria organizzazione il sistema di gestione documentale<\/b>. Tutti i flussi informativi interni devono trovare origine, completamento e sedimentazione all\u2019interno del sistema di gestione documentale.<\/span><\/p>\n

Privacy e gestione documentale<\/b><\/h2>\n

La gestione della privacy all\u2019interno di un\u2019azienda \u00e8 una questione da affrontare sulla base di una <\/span>prospettiva multidisciplinare <\/b>che comprenda:<\/span><\/p>\n

    \n
  • un\u2019attivit\u00e0 costante di valutazione del rischio;<\/span><\/li>\n
  • una definizione dei ruoli a governo della funzione;<\/span><\/li>\n
  • la costruzione di un\u2019infrastruttura informatica che sia tecnologicamente avanzata;<\/span><\/li>\n
  • una corretta gestione documentale.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

    La protezione dei dati personali passa attraverso un <\/span>controllo consapevole dell\u2019organizzazione dei dati e delle informazioni trattate<\/b>. Le aziende devono quindi dotarsi di archivi e di sistemi documentali organizzati. Questi strumenti sono chiamati a svolgere un ruolo semplificatore e positivo la vita stessa delle imprese.\u00a0<\/span><\/p>\n

     <\/p>\n

    Con DocuWare puoi proteggere tutte queste informazioni ed essere 100% GDPR compliant. Richiedi adesso la tua prova gratuita!<\/span><\/i><\/p>\n

     <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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