{"id":632,"date":"2025-02-21T08:18:28","date_gmt":"2025-02-21T07:18:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=632"},"modified":"2025-01-31T02:35:14","modified_gmt":"2025-01-31T01:35:14","slug":"come-evitare-i-duplicati-nel-workflow-delle-fatture","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-evitare-i-duplicati-nel-workflow-delle-fatture\/","title":{"rendered":"Workflow fatturazione elettronica: come evitare duplicati con Docuware"},"content":{"rendered":"

Con DocuWare, \u00e8 possibile eliminare il rischio di duplicazioni nel workflow di fatturazione elettronica: spesso, infatti, le fatture vengono introdotte nel flusso di lavoro due volte, generando duplicati e complicazioni. Grazie a un sistema di controllo automatico dei duplicati<\/strong>, \u00e8 possibile prevenire questo tipo di inconveniente, risparmiando tempo prezioso che pu\u00f2 essere dedicato ad attivit\u00e0 aziendali di maggior valore.<\/p>\n

Le fatture archiviate erroneamente due volte comportano, di solito, un aumento del carico di lavoro e, nei casi pi\u00f9 gravi, il rischio di doppi pagamenti.<\/p>\n

In questo articolo, vedremo passo dopo passo su come evitare la duplicazione dei documenti fin dall’inizio utilizzando DocuWare<\/strong>.<\/p>\n

Workflow e fatturazione elettronica: un’introduzione<\/b><\/h2>\n

La fatturazione elettronica ha profondamente cambiato le modalit\u00e0 con cui le fatture vengono compilate e conservate. In particolare uno dei temi principali e di particolare interesse da parte delle aziende riguarda il procedimento di <\/span>conservazione delle fatture elettroniche<\/b>. Questo perch\u00e9 dal 2014 \u00e8 entrato in vigore l\u2019obbligo della fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, che \u00e8 stato esteso anche tra privati e verso i consumatori nel 2019.<\/span><\/p>\n

Da quel momento una delle principali difficolt\u00e0 che le aziende devono affrontare non \u00e8 stato soltanto capire come in concreto funzionasse la fatturazione elettronica, ma soprattutto come conservare le fatture nel modo corretto.\u00a0<\/span><\/p>\n

Quando parliamo di fatturazione elettronica facciamo riferimento ad un processo digitale che ha come principali caratteristiche quelle di <\/span>generare e di gestire le fatture nel loro intero ciclo di vita<\/b>, dalla generazione all\u2019emissione e ricezione, per arrivare infine alla loro conservazione. Questo procedimento consente all\u2019azienda di abbandonare ogni tipo di supporto cartaceo e i relativi costi ad esso correlati, come quelli di spedizione, stampa e conservazione.<\/span><\/p>\n

Al centro di tutto il procedimento di fatturazione elettronica vi sono le fatture elettroniche, introdotte dalla legge finanziaria del 2008. Scendendo nello specifico, la fattura elettronica indica un <\/span>documento digitale <\/b>nel quale sono presenti tutte quelle informazioni che normalmente troviamo all\u2019interno di una fattura cartacea – ad esempio descrizione delle prestazioni effettuate, importi, dati di mittente e destinatario.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ma come funziona la fattura elettronica?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Come si strutturano le varie fasi per la sua creazione, invio e corretta gestione?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Come funziona il processo di fatturazione elettronica<\/h3>\n

Ti forniamo un piccolo schema a cui puoi fare riferimento:\u00a0<\/span><\/p>\n

    \n
  1. Compilazione della fattura elettronica<\/b>: si realizza tramite un software all\u2019interno del quale il mittente completa tutti i campi del documento attraverso l\u2019inserimento dei dati sia dell\u2019emittente sia quelli dell\u2019intestatario. Inoltre dovr\u00e0 inserire il Codice Destinatario e tutti gli altri elementi necessari \u2013 ad esempio la descrizione del prodotto fatturato e l\u2019importo;<\/span><\/li>\n
  2. Firma digitale<\/b><\/a>: una volta che la fattura elettronica \u00e8 pronta, questa viene firmata digitalmente dal sistema tramite la marca temporale e la firma digitale. In questo modo si garantisce l\u2019integrit\u00e0 del file e l\u2019assoluta mancanza di manomissioni;<\/span><\/li>\n
  3. Invio attraverso il Sistema di Interscambio<\/b>: la fattura viene caricata in formato .xml sul Sistema di Interscambio e inoltrata al destinatario. Lo stesso Sistema di Interscambio si occuper\u00e0 poi\u00a0 della consegna;<\/span><\/li>\n
  4. Conservazione a norma di legge<\/b>: ecco l\u2019ultima fase. Per legge le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni. La conservazione digitale \u00e8 obbligatoria per tutte le fatture elettroniche e mira a garantire: integrit\u00e0, leggibilit\u00e0, autenticit\u00e0, affidabilit\u00e0 e reperibilit\u00e0.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    Per conoscere tutte le novit\u00e0 relative alla fatturazione elettronica, ti consigliamo di leggere questo articolo su <\/span>Le novit\u00e0 del 2022 per la fatturazione elettronica<\/span><\/a>.<\/span><\/p>\n

    Con DocuWare puoi filtrare i duplicati non appena archiviati<\/b><\/h2>\n

    Per evitare di dover gestire fatture, registrazioni o addirittura pagare due volte, puoi prevedere un controllo automatico dei duplicati durante la verifica delle fatture all’inizio del flusso di lavoro, in modo che vengano immediatamente filtrate. In questo modo <\/span>i duplicati possono quindi essere individuati ed eliminati dall’archivio<\/b>.<\/span><\/p>\n

    La segnalazione del duplicato si ha nell’area relativa all\u2019attivit\u00e0 di contabilit\u00e0 durante il processo di verifica della fattura.<\/span><\/p>\n

    \"workflow<\/p>\n

    Controllo automatico dei duplicati in un flusso di lavoro: ecco come fare<\/b><\/h3>\n

    DocuWare Workflow Manager \u00e8 un ottimo strumento per aggiungere un controllo automatico dei duplicati al fine di ottimizzare il flusso di lavoro delle fatture. Puoi configurare il tuo workflow per rilevare se nell\u2019archivio esiste gi\u00e0 una fattura con gli stessi valori di indice in tutti i campi pertinenti, come il fornitore o il numero di fattura.<\/span><\/p>\n

    Ecco step by step cosa devi fare:<\/span><\/p>\n

      \n
    1. \n
        \n
      1. Aggiungi l’attivit\u00e0 <\/b>Assign Data<\/i><\/b> – Assegna dati – al flusso di lavoro della fattura e assegnagli ad esempio il nome Query Duplicate o Duplicate Lookup;.<\/span><\/li>\n
      2. Per l’<\/span>assegnazione dei dati<\/b> sono consigliate variabili di flusso di lavoro comuni, come ad esempio il fornitore, il numero di fattura, DocID e duplicato. Assegna quindi i dati \u2013 fornitore, numero fattura e DocID ecc. \u2013 ai campi indice corrispondenti del documento. Assegna il tipo di voce <\/span>Archive <\/span><\/i>– Archivio – ad esempio alla variabile del flusso di lavoro Duplica;<\/span>\"\"<\/span><\/li>\n
      3. Definisce i dati per la voce<\/b> File Cabinet <\/i><\/b>\u2013 fai clic sullo strumento di modifica nella colonna <\/span>Entry<\/span><\/i>. Seleziona lo stesso schedario – cio\u00e8 lo schedario in cui memorizzi le fatture in entrata – nella maschera appena aperta per il confronto dei dati e per la colonna ID Doc. Il numero di fattura e il fornitore devono essere identici al documento corrente e gli ID Doc devono essere diversi;<\/span><\/li>\n
      4. Sotto l’istruzione SELECT procedi su WHERE, e <\/span>specifica <\/b>che il nome del fornitore e il numero di fattura devono essere confrontati con tutti i documenti tranne il documento originale nell’archivio.\"workflow<\/span><\/li>\n
      5. Trova il tuo duplicato!\u00a0<\/b><\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n

        \"\"<\/b>
        \nDocuWare: agisci ora sul tuo workflow ed elimina facilmente i duplicati di fatture<\/h2>\n

        Con DocuWare puoi creare un flusso di documenti agile che riduca il tempo di gestione delle pratiche. Automatizza i passaggi di consegna, evita di stampare la carta, rendi il tuo team pi\u00f9 produttivo.\u00a0<\/span><\/p>\n

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         <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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