{"id":623,"date":"2022-04-20T12:36:59","date_gmt":"2022-04-20T10:36:59","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=623"},"modified":"2022-04-20T16:17:09","modified_gmt":"2022-04-20T14:17:09","slug":"7-tool-di-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/7-tool-di-gestione-documentale\/","title":{"rendered":"7 tool di gestione documentale per risparmiare tempo e aumentare la produttivit\u00e0"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Noi di Real Document Solution sappiamo perfettamente che pi\u00f9 grande \u00e8 il tuo team, pi\u00f9 difficile \u00e8 gestire il tempo in modo efficace. La buona notizia \u00e8 che anche le piccole e medie imprese possono oggi beneficiare di strumenti tool di gestione documentale offerti da un <\/span><b>sistema ECM<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> &#8211; Enterprise Content Management.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In particolare i sistemi ECM consentono a qualsiasi azienda &#8211; indipendentemente dalle dimensioni &#8211; di risparmiare tempo e denaro. Tutto questo attraverso la digitalizzazione di documenti cartacei, acquisendo documenti elettronici ed e-mail, automatizzando i processi e assicurando che le persone accedano alle informazioni di cui hanno bisogno, ovunque nel mondo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco i migliori <\/span><b>7 tool di gestione documentale per la tua azienda<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>7 tool di gestione documentale per risparmiare tempo e aumentare la produttivit\u00e0<\/b><\/h2>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3><b>Accesso remoto ai documenti\u00a0<\/b><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Utilizzando un sistema ECM tutti i documenti aziendali vengono archiviati in un database centralizzato a cui i dipendenti, tramite le proprie credenziali, possono accedere da qualsiasi luogo. Questo vuol dire che un documento pu\u00f2 essere aperto ogni volta che un dipendente ne ha bisogno e senza perdere tempo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Avere la possibilit\u00e0 di accedere ai documenti da remoto d\u00e0 la possibilit\u00e0 ai tuoi dipendenti di collaborare in qualsiasi momento, rendendo la tua <\/span><b>azienda pi\u00f9 agile e reattiva<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Inoltre ti offre l&#8217;opportunit\u00e0 di gestire le preoccupazioni dei clienti pi\u00f9 rapidamente, migliorando la loro soddisfazione e la fidelizzazione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ricorda che ad oggi gestire l&#8217;accesso remoto ai documenti \u00e8 una parte cruciale di ogni dinamica aziendale. Scopri <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-da-mobile-lavorare-in-maniera-smart-ed-efficiente\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">come lavorare in modo smart ed efficiente<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">!\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3><b>Elaborazione automatizzata delle fatture\u00a0<\/b><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Attraverso l&#8217;elaborazione automatizzata delle fatture, queste vengono acquisite, digitalizzate e indicizzate prima ancora di essere indirizzate verso flussi di lavoro preconfigurati al fine di essere approvate, pagate e archiviate.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Non \u00e8 un mistero come l&#8217;elaborazione manuale delle fatture richieda molto tempo, oltre al fatto che vi \u00e8 il rischio di perdere dati o di fare errori. Utilizzando un tool di gestione documentale che facilita l&#8217;elaborazione automatizzata delle fatture, l\u2019azienda innanzitutto ottiene un <\/span><b>risparmio sulle spese<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> associate alla gestione manuale dei dati, oltre che <\/span><b>ridurre drasticamente errori <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">ed ottimizzare il tempo.\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3><b>Assunzioni, domande di lavoro e onboarding<\/b><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Attraverso un sistema ECM il processo di assunzione viene notevolmente semplificato. Questi sistemi includono strumenti per l&#8217;elaborazione digitale delle domande di lavoro e l&#8217;integrazione delle pratiche burocratiche, consentendo ai candidati e ai nuovi dipendenti di inviare i propri materiali utilizzando un unico portale.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">I moduli elettronici producono anche risultati ordinabili, consentendo di escludere candidati privi delle competenze o delle credenziali necessarie. In particolare la gestione delle domande di lavoro tramite l&#8217;ECM consente di <\/span><b>creare una rete pi\u00f9 ampia<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, sia perch\u00e9 il processo di candidatura risulta essere pi\u00f9 semplice, sia perch\u00e9 il database centralizzato delle domande di lavoro riduce il tempo necessario per elaborarle.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Anche il fatto che i nuovi assunti completino digitalmente le pratiche burocratiche di onboarding aiuta a garantire che inizino il loro nuovo lavoro senza la frustrazione che pu\u00f2 derivare dalla compilazione di montagne di moduli e dalla digitazione delle stesse informazioni pi\u00f9 e pi\u00f9 volte. Alleviare questo tipo di esperienze negative aiuta i nuovi dipendenti a rimanere motivati \u200b\u200be ad adattarsi pi\u00f9 velocemente.\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3><b>Integrazione con e-mail<\/b><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un sistema di ECM consente di archiviare e accedere a ogni tipo di dati e documentazione in un&#8217;unica posizione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">D\u2019altronde i programmi di posta elettronica sono stati progettati per la comunicazione, non per l&#8217;archiviazione organizzata, la sicurezza o la ricerca rapida. Se hai difficolt\u00e0 a trovare le informazioni archiviate in un&#8217;e-mail, ecco che hai bisogno di una soluzione ECM che includa un componente di gestione della posta elettronica e si integri con i programmi di posta elettronica che usi quotidianamente.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><b>Firma elettronica<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando parliamo di <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/4-cose-sulla-firma-digitale-che-forse-non-sapevi\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">firma elettronica<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> vogliamo indicare uno dei numerosi processi mediante i quali un documento pu\u00f2 essere firmato digitalmente. Ormai l&#8217;uso delle firme elettroniche \u00e8 una pratica standard al giorno d&#8217;oggi.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La richiesta di firme fisiche \u00e8 straordinariamente inefficiente. Per cominciare, il processo richiede una copia fisica che deve essere spedita per posta o altrimenti consegnata da e verso il firmatario. Il documento firmato deve quindi essere scansionato per essere poi archiviato.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Utilizzando le firme digitali puoi eliminare tutta una serie di passaggi non necessari, <\/span><b>riducendo significativamente il rischio di errori<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3><b>Workflow automatizzato<\/b><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il flusso di lavoro automatizzato all&#8217;interno degli ECM elimina i procedimenti manuali aziendali, consentendo di applicare regole aziendali e di indirizzare automaticamente i documenti. In questo modo <\/span><b>un documento \u00e8 immediatamente accessibile<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> a chiunque abbia l&#8217;autorizzazione per visualizzarlo o modificarlo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Spesso un documento pu\u00f2 infatti rimanere per giorni in attesa del passaggio successivo, anche solo perch\u00e9 qualcuno si renda conto che non \u00e8 mai arrivato di fronte alla persona giusta. Con il workflow automatizzato sei certo che un documento sia indirizzato correttamente.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Inoltre un flusso di lavoro automatizzato gestito da un sistema ECM garantisce che la gestione delle versioni elimini la confusione causata dalla circolazione di documenti cartacei o dall&#8217;affidamento alla posta elettronica per collaborare a contratti, politiche e altri progetti. Avere una singola copia di un documento in posizione centrale che viene ritirata da una persona alla volta e di sola lettura per tutti gli altri vuol dire non dover mai pi\u00f9 avere il problema della compilazione manuale delle modifiche o del ricorso accidentale a informazioni obsolete.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se vuoi conoscere tutti i segreti del workflow documentale, ti consigliamo di leggere questo articolo su <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/workflow-documentale-5-modi-per-ottimizzare-i-processi-aziendali\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Workflow documentale: 5 modi per ottimizzare i processi aziendali<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">\n<h3><b>Processi paperless<\/b><\/h3>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">L&#8217;ultimo tool di gestione documentale riguarda i processi paperless. I vantaggi di passare senza carta sono illimitati. L&#8217;accesso remoto ai documenti critici rende la tua azienda a prova di futuro. L&#8217;economia tender\u00e0 sempre pi\u00f9 al lavoro a distanza, consentendo ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo massimizzando il loro contributo ai tuoi obiettivi aziendali.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dotarsi di un <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/ufficio-paperless-meno-sprechi-e-piu-efficienza\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">ufficio paperless<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> porta con s\u00e9 innumerevoli <\/span><b>vantaggi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Maggiore accessibilit\u00e0;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Aumento della riservatezza e della sicurezza nelle operazioni aziendali;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Semplificazione;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Maggior controllo sulla gestione documentale;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Pi\u00f9 tempo per le attivit\u00e0 di valore.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Vuoi sapere come risparmiare tempo e aumentare la produttivit\u00e0 in azienda? Richiedi la tua versione gratuita di DocuWare!<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Noi di Real Document Solution sappiamo perfettamente che pi\u00f9 grande \u00e8 il tuo team, pi\u00f9 difficile \u00e8 gestire il tempo in modo efficace. La buona [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":625,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[42],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>I migliori 7 tool di gestione documentale - RealDocumentSolution<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Quali sono i migliori tool di gestione documentale che ti consentono di risparmiare tempo ed aumentare la produttivit\u00e0? 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