{"id":618,"date":"2022-04-14T11:17:43","date_gmt":"2022-04-14T09:17:43","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=618"},"modified":"2022-04-20T16:17:23","modified_gmt":"2022-04-20T14:17:23","slug":"software-user-friendly","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/software-user-friendly\/","title":{"rendered":"Cosa rende user-friendly un software gestione documentale"},"content":{"rendered":"<p>Sai cosa rende user-friendly un software di gestione documentale?<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Da qualche anno stiamo assistendo ad una vera e propria rivoluzione digitale. Nonostante questo sono ancora molte le piccole imprese che non sfruttano appieno la tecnologia. Complice una grande disposizione di risorse tecniche interne, le imprese di medie e grandi dimensioni tendono invece ad adottare soluzioni a un ritmo pi\u00f9 rapido. Quello che devi sapere \u00e8 che se un\u2019azienda riesce ad integrare con successo una software di gestione documentale e altre tecnologie, riesce ad <\/span><b>ottimizzare al meglio il proprio business<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Detto questo, non tutti i software di gestione documentale sono uguali tra loro, soprattutto sulla base della loro complessit\u00e0 di utilizzo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Come rendere user-friendly un software di gestione documentale?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo articolo troverai tutto quello che devi sapere.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Iniziamo!\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Software user-friendly: cosa significa?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il software user-friendly indica \u00e8 una <\/span><b>soluzione tecnica<\/b> <b>facile da usare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">per tutto il tuo team nel portare a termine il proprio lavoro all\u2019interno della tua azienda.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Questo non vuol dire che il software non sia complesso e ricco di funzionalit\u00e0 o che chiunque possa utilizzarlo correttamente.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Facciamo un esempio.\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un software di contabilit\u00e0 facile pu\u00f2 sembrare facile da usare, ma solo se hai gi\u00e0 competenze in materia fiscale.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Ad ogni modo scegliere un software user-friendly pu\u00f2 <\/span><b>soddisfare al meglio le esigenze dell&#8217;organizzazione e del team<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, rendendo le singole attivit\u00e0 molto pi\u00f9 semplici di quanto non sarebbero senza questo sistema.<\/span><\/p>\n<h2><b>Software user-friendly: quali sono le qualit\u00e0 che dovresti cercare?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In una certa misura, le esigenze del tuo team e dei processi aziendali determinano cosa vuol dire user-friendly per la tua azienda. Per aiutarti nell&#8217;individuazione del software user-friendly pi\u00f9 adatto a te, ecco un elenco per valutare se un potenziale software di gestione dei documenti \u00e8 adatto.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Un&#8217;interfaccia utente semplice e visivamente accattivante<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il software \u00e8 intuitivo quando non crea particolari problemi a coloro che lo utilizzano.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Cerca quindi un software che:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><b>Dispone di un&#8217;interfaccia utente semplificata<\/b><span> e che ti fa vedere le singole attivit\u00e0 &#8211; o un tipo di attivit\u00e0 &#8211; alla volta;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ti consente di personalizzare sulla base di ruoli e utenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Offre un&#8217;interfaccia visivamente accattivante<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> per un&#8217;ampia gamma di utenti.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>L\u2019installazione e gli aggiornamenti devono essere facili e semplici<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La facilit\u00e0 d&#8217;uso inizia prima ancora che qualcuno nell\u2019azienda utilizzi un software di gestione documentale. Se il sistema richiede ore per essere installato su ogni computer dell&#8217;utente oppure \u00e8 difficile da integrare nei processi gi\u00e0 esistenti, allora non \u00e8 quello che stai cercando. Ad esempio uno dei vantaggi dell&#8217;utilizzo di <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/perche-cloud-e-piu-importante-di-quanto-credi\/\"><b>software basato su cloud<\/b> <\/a><span style=\"font-weight: 400;\">anzich\u00e9 in locale \u00e8 che gli utenti possono accedere alle informazioni direttamente dal cloud, per cui non \u00e8 necessaria alcuna installazione locale.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Le implementazioni tecnologiche richiedono lavoro e il tuo team dovrebbe essere adeguatamente preparato. Valuta quindi quanto lavoro iniziale \u00e8 necessario per il processo e se gli aggiornamenti futuri saranno senza interruzioni o richiederanno risorse IT interne.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Concreto aumento dell&#8217;efficienza<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un aumento significativo dell&#8217;efficienza \u00e8 un fondamentale affinch\u00e9 il software di gestione documentale sia considerato user-friendly. Alcuni fattori che guidano un funzionamento efficiente includono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><b>Opportunit\u00e0 per l&#8217;automazione dell&#8217;ufficio<\/b><span>;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Capacit\u00e0 di integrazione flessibile<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Cerca sia la capacit\u00e0 di integrazione che non dipende dal supporto IT interno sia la disponibilit\u00e0 di strumenti pi\u00f9 sofisticati come un&#8217;API (Application Program Interface) REST;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Flussi di lavoro intelligenti<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Funzionamento intuitivo e navigazione semplice<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Cerca di prediligere un software che presenti un ambiente familiare per il tuo team, senza stravolgere troppo le loro abitudini.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Fai attenzione anche alla navigazione &#8211; ad esempio la maggior parte delle persone \u00e8 abituata a menu di intestazione di primo livello.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Una sicurezza che soddisfa &#8211; meglio se supera &#8211; gli standard\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nessuno \u00e8 immune da problemi di sicurezza. Se si verifica una violazione, in media possono essere necessari mesi prima che venga scoperta!<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Discuti sempre le esigenze e i requisiti di sicurezza con i fornitori prima di acquistare il software. Alcune delle migliori opzioni &#8211; come DocuWare &#8211; sono quelle che forniscono <\/span><b>aggiornamenti di sicurezza continui <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">al fine di mantenere i processi e i dati aziendali il pi\u00f9 sicuri possibile. Le opzioni basate sul cloud dovrebbero includere l&#8217;uso dell&#8217;Advanced Encryption Standard (AES).<\/span><\/p>\n<p><b>DocuWare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">offre procedure affidabili per garantire l&#8217;integrit\u00e0 delle informazioni aziendali e soddisfare requisiti della normativa GDPR. Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano il controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo da perdite, sottrazioni e manipolazione dei documenti.<\/span><\/p>\n<h3><b>Non richiede risorse software aggiuntive &#8211; ma non le esclude<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un software intuitivo fa il suo lavoro senza richiedere l&#8217;acquisto e\/o l&#8217;implementazione di una soluzione di terze parti.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Nonostante questo, assicurati che il software di gestione documentale che vuoi acquistare non limiti le integrazioni di terze parti. Man mano che la tua azienda cresce e si evolve, potresti aver bisogno di queste opzioni per supportare nuovi requisiti.<\/span><\/p>\n<h3><b>Viene fornito con ampie opzioni di supporto<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gamma di opzioni di supporto di cui dispone un software di gestione documentale pu\u00f2 migliorare &#8211; ma anche distruggere &#8211; il grado di facilit\u00e0 d&#8217;uso di un software. Oltre ad esempio alla possibilit\u00e0 di contattare e connettersi con un team di supporto esperto, dovresti cercare risorse aggiuntive che possono concretamente aiutare il tuo team a ottenere il massimo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Il nostro consiglio \u00e8 quello di cercare un software che offra:<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Video didattici, newsletter, blog<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Quando hai la possibilit\u00e0 di leggere articoli su funzionalit\u00e0 e vantaggi specifici in un blog, in una newsletter o guardare video su come utilizzarli, puoi essere certo che il tuo team stia ottimizzando la produttivit\u00e0 e l&#8217;efficienza grazie al software di gestione documentale;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Forum di discussione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, che ti consentono di entrare a far parte di una comunit\u00e0 di utenti e collaborare con i tuoi colleghi di altre aziende;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Aggiornamenti automatici<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Se ad esempio decidi di optare per un software basato su cloud, gli aggiornamenti automatici assicurano che la versione con cui stai lavorando sia sempre quella supportata e la pi\u00f9 sicura;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Supporta le opzioni di contatto<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. I fornitori possono dare supporto tramite telefono, chat, e-mail o di persona. Cerca soluzioni software supportate dal tipo di supporto che funziona meglio per te e il tuo team. Scopri <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-gestione-documentale-migliora-customer-service\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">come la gestione documentale migliora il tuo customer service<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Software user-friendly: tutti i vantaggi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sono tanti i vantaggi che puoi ottenere utilizzando un software user-friendly. Ecco i principali:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Maggiore produttivit\u00e0<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: un software efficiente consente al personale di fare di pi\u00f9 nello stesso lasso di tempo;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Capacit\u00e0 di stare al passo con i ritmi del business moderno<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, per essere sempre competitivo sul mercato;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Tassi di adozione pi\u00f9 elevati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Maggiore possibilit\u00e0 di raggiungere gli obiettivi prefissati<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Risparmio di tempo e di denaro<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Contattaci per richiedere la tua demo gratuita di DocuWare, il software di gestione documentale pi\u00f9 utilizzato dalle aziende.\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Rivoluziona oggi il modo in cui archivi, proteggi e condividi i documenti all&#8217;interno della tua azienda. Incontra il lavoro del futuro.<\/span><\/i><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Sai cosa rende user-friendly un software di gestione documentale? Da qualche anno stiamo assistendo ad una vera e propria rivoluzione digitale. Nonostante questo sono ancora [&#8230;]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":619,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[42],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Cosa rende user-friendly un software gestione documentale - Blog RealDocumentSolution<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Per incrementare il business della tua azienda, \u00e8 indispensabile dotarsi di di un software user-friendly. 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