{"id":590,"date":"2022-04-08T11:48:00","date_gmt":"2022-04-08T09:48:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=590"},"modified":"2022-05-25T15:15:27","modified_gmt":"2022-05-25T13:15:27","slug":"gestione-documentale-per-lufficio-acquisti-la-guida-completa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-per-lufficio-acquisti-la-guida-completa\/","title":{"rendered":"Gestione documentale per l\u2019ufficio acquisti: la guida completa"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando si parla di gestione documentale per l\u2019ufficio acquisti, lo scopo \u00e8 quello di gestire in modo ottimizzato i servizi necessari per supportare l\u2019attivit\u00e0 produttiva, semilavorati e gli approvvigionamenti di beni. Pi\u00f9 in generale si tratta di <\/span><b>gestire il business dell\u2019azienda in modo efficace, riducendo al minimo i costi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La gestione acquisti \u00e8 infatti in grado di avere un forte impatto sui profitti e i risultati di business. Innanzitutto ha un forte impatto sulla liquidit\u00e0 di breve periodo, in quanto l\u2019incapacit\u00e0 dell\u2019azienda di pagare i fornitori nei giusti tempi compromette la sua sopravvivenza nel lungo periodo. Ma pensiamo anche alla qualit\u00e0 della produzione. Questa infatti dipende direttamente dalla gestione acquisti, perch\u00e9 qualsiasi azienda che non sia in grado di procurarsi materie prime di qualit\u00e0 a prezzi equi si trova costretta a realizzare una produzione di minor pregio, e questo comporta danni in termini di contenziosi contrattuali e di immagine.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tutti questi aspetti fanno concorrono a far emergere la <\/span><b>necessit\u00e0 di organizzare una gestione pi\u00f9 efficace ed efficiente, tramite anche il monitoraggio ed il perfezionamento di tutti i processi che lo compongono<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, a partire dalla definizione dei bisogni di materie prime fino al pagamento delle fatture, passando poi attraverso le procedure di trasporti, logistica e di inventario.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Come deve essere realizzata la gestione acquisti?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!<\/span><\/p>\n<h2><b>Gestione documentale per l\u2019ufficio acquisti: di cosa si tratta<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando parliamo di gestione acquisti facciamo riferimento ad un\u2019attivit\u00e0 particolarmente complessa che richiede all\u2019azienda la capacit\u00e0 di saper <\/span><b>correttamente coordinare tutte le risorse umane che si occupano dell\u2019area di approvvigionamento, ma anche i software e le applicazioni di gestione delle risorse aziendali e di organizzazione del magazzino<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Non \u00e8 raro che questa attivit\u00e0 nelle PMI sia soltanto abbozzata, condensata in un semplice foglio Excel. Ma per realizzare in modo efficace la gestione acquisti nella tua azienda ci vuole ben altro. Ecco perch\u00e9.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Come si realizza la gestione documentale per l\u2019ufficio acquisti<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Idealmente la gestione acquisti pu\u00f2 essere divisa in due aree:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>ciclo passivo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: gestione degli ordini di acquisto e dei fornitori;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>ciclo attivo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: gestione degli ordini di vendita e dei clienti.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se vuoi approfondire la differenza tra ciclo attivo e ciclo passivo, ti consigliamo di leggere questo articolo su <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-del-ciclo-attivo-e-del-ciclo-passivo-aziendale\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione del ciclo attivo e del ciclo passivo aziendale: tutto quello che c\u2019\u00e8 da sapere<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vediamo adesso nel dettaglio come si realizza la gestione documentale per l\u2019ufficio acquisti.<\/span><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/realdocumentsolution.it\/gestione-documentale-banfi-srl\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-607 aligncenter\" src=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/Banner-RDS-1-300x100.png\" alt=\"gestione documentale\" width=\"408\" height=\"136\" srcset=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/Banner-RDS-1-300x100.png 300w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/Banner-RDS-1-1024x341.png 1024w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/Banner-RDS-1-768x256.png 768w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/Banner-RDS-1-1536x512.png 1536w, https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/Banner-RDS-1-2048x683.png 2048w\" sizes=\"(max-width: 408px) 100vw, 408px\" \/><\/a><\/p>\n<h3><b>Come gestire gli approvvigionamenti<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per realizzare in modo efficace la gestione acquisti devi considerare che questa va ben oltre la creazione di una lista di prodotti o materiali necessari per sostenere i cicli della produzione. <\/span><b>Qualsiasi azienda deve essere in grado di presidiare ciascun aspetto del<\/b><b><i> purchase management<\/i><\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, al fine di ottenere le condizioni migliori negli approvvigionamenti. Solo in questo modo pu\u00f2 assicurare la massima efficacia senza compromessi sulla continuit\u00e0 del business.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ad esempio, eccessive scorte di magazzino tendono ad immobilizzare i\u00a0 capitali, che la stessa azienda potrebbe impiegare in modo pi\u00f9 conveniente. Oppure giacenze non in linea con le necessit\u00e0 e i ritmi della produzione generano i cosiddetti colli di bottiglia, contenziosi e ritardi. Ecco spiegato il motivo per cui una gestione degli approvvigionamenti ottimizzata deve essere un obiettivo strategico per l\u2019organizzazione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per fare questo ad oggi le tecnologie informatiche consentono di massimizzare l\u2019efficienza e l\u2019efficacia dei processi legati agli approvvigionamenti. La <\/span><b>digitalizzazione della gestione acquisti <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">&#8211; <\/span><b>eProcurement<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">electronic procurement <\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">-, ha il vantaggio di garantire all\u2019organizzazione la capacit\u00e0 di accedere a servizi e prodotti che sono perfettamente in linea con le esigenze di business, sia per la qualit\u00e0 che la quantit\u00e0, e al miglior prezzo possibile.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questi software assicurano un\u2019operativit\u00e0 fluida, la trasparenza e la tracciabilit\u00e0 dei processi, tre elementi indispensabili in ogni azienda. Soltanto tramite una gestione digitalizzata \u00e8 infatti possibile<\/span><b> ridurre costi e tempi di gestione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> per le attivit\u00e0 legate alla valutazione e alla selezione delle performance dei fornitori, tracking delle negoziazioni, pagamento dei fornitori, emissione dell\u2019ordine, gestione dei cataloghi e gestione dei documenti di trasporto.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>Come gestire gli ordini di acquisto<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per quanto riguarda gli ordini di acquisto, l\u2019obiettivo a cui ogni azienda deve puntare \u00e8 quello di <\/span><b>tracciare tutti gli ordini<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, dalla loro immissione nel sistema fino alla loro evasione, riuscendo contemporaneamente a garantire una gestione coordinata di tutti i flussi di dati e i processi. La gestione in digitale del ciclo passivo consente di ottenere significativi risparmi e migliorare le performance del ciclo produttivo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se \u00e8 vero che ogni azienda cambia rispetto ad un&#8217;altra, \u00e8 anche vero che gli <\/span><b>elementi del workflow nella gestione di ordini di acquisto <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">dovrebbero solitamente comprendere queste fasi.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Formulazione di Richiesta d\u2019Acquisto (RDA), ovvero un documento contenente: la descrizione delle materie prime o dei prodotti da acquistare, le quantit\u00e0, le specifiche tecniche, i tempi di consegna, gli eventuali fornitori gi\u00e0 contattati in passato;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione preventivi e inoltro dell\u2019ordine;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Negoziazione e gara telematica: attraverso delle procedure di acquisto informatizzate \u00e8 ad esempio possibile effettuare trattative direttamente con il fornitore;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Evasione dell\u2019ordine;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Inventario o gestione delle scorte: se integrato con ERP o gestionali, oppure se connesso con un sistema di gestione del magazzino, il sistema di gestione ordini provvede anche ad aggiornare automaticamente il livello delle giacenze.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione dello scadenziario e dei documenti di trasporto (DDT);<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Registrazione delle fatture passive.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Gestione ordini e clienti: come si svolge il processo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se si decide di realizzare una gestione automatizzata degli ordini di vendita attraverso un Order Management System &#8211; OMS -, \u00e8 possibile tenere traccia di tutti i processi e i flussi informativi, oltre che controllare in qualsiasi momento lo stato di evasione. Generalmente questi sistemi sono collegati all\u2019ERP o al gestionale tramite plugin che sono in grado di trasformare gli ordini ricevuti dal front end &#8211; che pu\u00f2 essere un\u2019app mobile, il sito web, un centralino ecc\u2026 &#8211; in informazioni utili per innescare la creazione della spedizione, la gestione del trasporto e della logistica. Solitamente il sistema \u00e8 strutturato in modo tale da verificare automaticamente i singoli elementi dell\u2019ordine.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco che in questo modo \u00e8 possibile <\/span><b>sincronizzare al meglio i ritmi della produzione con quelle che sono le reali esigenze del mercato, ma anche di stabilire tempistiche di evasione veritiere<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. La filiera pu\u00f2 essere realmente integrata fornendo feedback rapidi inerenti lo stato di evasione dell\u2019ordine, in modo tale da eliminare ritardi e colli di bottiglia e riducendo al minimo gli imprevisti. La capacit\u00e0 di garantire la massima visibilit\u00e0 e trasparenza su queste fasi del ciclo consente all\u2019azienda di guadagnare la fiducia del cliente e offrire servizi di valore.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <\/span><b>digitalizzazione del ciclo attivo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> si struttura quindi su diverse attivit\u00e0:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione preventivi;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione ordini;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Generazione DDT (Documento di Trasporto);<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione della logistica del magazzino e in uscita;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Emissione e gestione fatture;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Integrazione con il CRM;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gestione degli incassi.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Come migliorare la tua gestione documentale dei fornitori\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La regola principale \u00e8 che i beni e servizi di cui l\u2019azienda ha bisogno devono essere ottenuti alle migliori condizioni possibili e al miglior prezzo. Il punto di partenza \u00e8 rappresentato dall\u2019implementazione di alcune best practice che consentono di ottimizzare il purchase management.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco quali sono:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Garantire informazioni sempre perfettamente aggiornate su prodotti e prezzi;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Per quanto possibile, centralizzare le attivit\u00e0 di acquisto;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Sviluppare metriche che siano utili a valutare le performance delle attivit\u00e0 di gestione acquisti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Sviluppare procedure e strategie di acquisto codificate;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Creare un albo di fornitori \u201cprivilegiati\u201d &#8211; questo elenco dovr\u00e0 essere aggiornato costantemente;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Usare accordi-tipo;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ordinare solo quando espressamente richiesto;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Integrare processi e sistemi d\u2019acquisto con la gestione della contabilit\u00e0 e del magazzino. Questo contribuisce a garantire che tutti i flussi di merci e dati siano perfettamente sincronizzati;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Investire in tecnologie digitali al fine di migliorare la gestione dell\u2019intero workflow. In questo modo si elimina la carta dai processi e si ottengono vantaggi legati alla massima integrazione tra gestione acquisti, gestione degli inventari e ERP.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Contattaci se stai cercando un software di gestione documentale in grado di fare tutto questo! 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