{"id":581,"date":"2024-11-29T08:30:16","date_gmt":"2024-11-29T07:30:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=581"},"modified":"2024-11-30T12:08:45","modified_gmt":"2024-11-30T11:08:45","slug":"distruzione-documenti-cartacei-la-normativa-di-riferimento","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/distruzione-documenti-cartacei-la-normativa-di-riferimento\/","title":{"rendered":"Distruzione documenti cartacei: normativa di riferimento"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ogni giorno privati, enti pubblici, professioni e aziende si trovano alle prese con un gran numero di documenti cartacei. Nonostante sia in corso la digital transformation, sono ancora molti i documenti in formato cartaceo presenti in ogni organizzazione. La gran parte di questi documenti trattano per\u00f2<\/span><b> dati sensibili<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, meritevoli di tutela da parte dell\u2019ordinamento giuridico.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">In questo contesto, qual \u00e8 la <\/span><\/i><i><span style=\"font-weight: 400;\">normativa sulla distruzione dei documenti cartacei<\/span><\/i><i><span style=\"font-weight: 400;\">?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Non sono in molti a sapere che<\/span><b> il trattamento dei dati personali \u00e8 qualificato dalla Magistratura come attivit\u00e0 pericolosa<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ai sensi dell\u2019art.2050 c.c.. Questo articolo prevede che \u201c<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">chiunque cagioni un danno ad altri nello svolgimento di un\u2019attivit\u00e0 pericolosa \u00e8 tenuto al risarcimento dei danni se non prova di aver adottato tutte le misure idonee ad evitare tale danno<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">\u201d.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La distruzione dei documenti contenenti dati sensibili o dei documenti contabili \u00e8 un\u2019operazione che deve rispettare quanto stabilito dalla<\/span><b> legge sulla privacy 193\/2003<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, che tutela la privacy aziendale. Tale legge afferma che tutti i soggetti che trattano dati sensibili devono operare seguendo misure di sicurezza idonee e preventive in grado di ridurre al minimo i rischi di perdita o distruzione \u2013 anche accidentale \u2013 dei dati stessi.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Parliamo ad esempio di documenti come:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">contratti di fornitura di beni o servizi;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">anagrafiche clienti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">contabili di pagamento;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">informazioni riservate.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo articolo vediamo <\/span><b>tutto ci\u00f2 che \u00e8 necessario fare per distruggere correttamente documenti cartacei<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Distruzione documenti cartacei: normativa<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grazie all\u2019entrata in vigore del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), il 25 maggio 2018 sono cambiate le norme dell\u2019Unione europea inerenti la protezione dei dati.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questo cambiamento \u00e8 di grande interesse per tutte le <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-tutelare-privacy-e-sicurezza-nellera-dello-smartworking\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">aziende<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, per cui occorre porre una forte attenzione alla conservazione, protezione e allo smaltimento dei documenti riservati.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><b>Ogni documento cartaceo contenente possibili dati sensibili del cliente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u2013 come ad esempio mail personale, numero di telefono, codice fiscale \u2013 <\/span><b>deve seguire obbligatoriamente la procedura di smaltimento individuata dalla normativa <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">relativa alla distruzione documenti sensibili.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La violazione delle norme contenute nel Codice relativo ai dati personali fa emergere una <\/span><b>triplice responsabilit\u00e0 <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">in capo al titolare dell\u2019azienda:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Civile, ai sensi dell\u2019art. 15;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Penale, ai sensi dell\u2019art. 169, c.1;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Amministrativa, ai sensi dell\u2019art. 160\/162, c. 1\/162, c. 3\/164, c. 2\/164, c. 3\/164, c. 4.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Come distruggere i documenti cartacei<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Anche se hanno esaurito la loro funzione, alcuni specifici documenti devono essere conservati per il periodo di tempo previsto dalla legge. Questi documenti devono essere conservati in quello che viene definito come <\/span><b>archivio di deposito<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, dove passeranno il loro periodo obbligatorio di conservazione.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una volta trascorso il periodo di conservazione individuato dalla legge, se i documenti non sono considerabili di valore storico o non sono soggetti a vincoli di tutela, si pu\u00f2 procedere con la loro distruzione.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al fine di distruggere i documenti cartacei, ci sono due soluzioni.\u00a0<\/span><\/p>\n<h4><b>1. Ricorrere a un distruggidocumenti \u2013 una soluzione poco sicura<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Questa prima soluzione rappresenta la<\/span><b> meno sicura e professionale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. In commercio si possono trovare facilmente dei distruggidocumenti, ovvero degli appositi macchinari che tritano i documenti o li riducono in una moltitudine di piccole striscioline. A loro volta i materiali di scarto devono essere poi portati al macero.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ad ogni modo questa non \u00e8 la soluzione migliore.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ecco perch\u00e9:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Non \u00e8 certo che tutti i dati sensibili contenuti nei documenti vengano effettivamente distrutti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Se vi \u00e8 la necessit\u00e0 di distruggere un gran numero di documenti cartacei, questa operazione risulta inutilmente lunga;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Certe tipologie di documenti necessitano di specifiche procedure di scarto.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h4><b>2. Rivolgersi a professionisti del settore\u00a0<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se devi distruggere documenti cartacei, <\/span><b>\u00e8 preferibile rivolgersi ai professionisti della gestione degli archivi cartacei<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Questi professionisti prendono in carico la gestione dell\u2019archivio in tutte le sue fasi, a partire dalla conservazione fino allo scarto dei documenti non pi\u00f9 necessari.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quello dello smaltimento di un archivio cartaceo \u00e8 infatti un\u2019<\/span><b>operazione molto pi\u00f9 complessa di quanto si possa credere<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, inoltre sono richieste delle specifiche procedure. Soltanto in questo modo si avr\u00e0 la totale certezza che tutti i dati sensibili presenti nei documenti siano definitivamente ed effettivamente cancellati \u2013 e soprattutto che nessuno possa carpirli!<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Scopri <\/span><\/i><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/cybersecurity-in-azienda-come-proteggere-in-modo-efficace-i-dati-aziendali\/\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">come proteggere in modo efficace i dati aziendali<\/span><\/i><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Distruzione documenti cartacei dopo 10 anni: perch\u00e9 \u00e8 necessaria per i documenti contabili\u00a0\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per legge, le aziende che producono documenti amministrativi, con informazioni riservate, fiscali o contabili devono conservare tali documenti in azienda per almeno 10 anni.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Successivamente, l\u2019eliminazione dei documenti contabili \u00e8 necessaria per:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Proteggere <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">i segreti commerciali aziendali;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Evitare <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">di intercorrere in problemi di tipo legale;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Garantire <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">ai propri clienti la tutela e la riservatezza dei loro dati personali.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La distruzione di documenti cartacei che contengono dati sensibili deve avvenire attraverso un processo di triturazione di tutto il materiale. Una volta triturati, il macero viene poi pressato e vengono create delle balle, al fine di essere facilmente stoccato e destinato al riciclo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <\/span><b>distruzione di materiale sensibile<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e8 una questione da non sottovalutare: per queste tipologie di rifiuti, che contengono documenti sensibili, la responsabilit\u00e0 dell\u2019azienda produttrice non si conclude con la mera eliminazione del documento cartaceo. Questa responsabilit\u00e0 prosegue infatti con la gestione del rifiuto contenente dati sensibili. Per questo motivo \u00e8 opportuno gestire correttamente queste tipologie di rifiuto.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il ritiro del rifiuto avviene inoltre con automezzi appositi autorizzati, che trasportano il materiale presso il centro di triturazione. Successivamente alla distruzione dei documenti sensibili viene rilasciata una certificazione di corretto trasporto e gestione fino allo smaltimento.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Potrebbe interessarti anche l\u2019articolo <\/span><\/i><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/data-protection-che-cose-e-a-cosa-serve\/\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Data Protection: che cos\u2019\u00e8 e a cosa serve<\/span><\/i><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/i><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Distruzione documenti cartacei GDPR<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La distruzione dei documenti contenenti dati sensibili o contabili \u00e8 un&#8217;operazione di grande importanza per garantire la tutela della privacy e la sicurezza aziendale. La <\/span><b>legge sulla privacy 193\/2003 <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">&#8211; conosciuta anche come Codice in materia di protezione dei dati personali &#8211; \u00e8 il riferimento principale per la gestione dei dati sensibili in Italia.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Affinch\u00e9 la distruzione dei documenti sia conforme alla legge sulla privacy, \u00e8 fondamentale seguire alcune linee guida:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Conservazione adeguata<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: i dati sensibili devono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario per gli scopi previsti. Una volta scaduto questo periodo, i dati devono essere eliminati in modo sicuro;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Disposizioni di legge<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: prima di distruggere i documenti, \u00e8 importante verificare se esistono regolamenti specifici che richiedono la conservazione dei dati per un determinato periodo. In alcuni settori, possono essere previste norme specifiche riguardanti la conservazione dei dati, come nel caso dei documenti contabili;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Modalit\u00e0 di distruzione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: la distruzione dei documenti contenenti dati sensibili deve avvenire in modo sicuro e definitivo, in modo da rendere impossibile il loro recupero;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Documentazione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: \u00e8 importante tenere traccia delle operazioni di distruzione effettuate, registrando i documenti eliminati, la data di distruzione e la modalit\u00e0 utilizzata;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Sicurezza digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: nel caso di dati sensibili memorizzati in formato digitale, \u00e8 fondamentale garantire che vengano eliminati in modo sicuro, utilizzando metodi di sovrascrittura o crittografia, per prevenire il recupero dei dati;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Formazione del personale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: assicurarsi che il personale coinvolto nella gestione e distruzione dei documenti sia adeguatamente istruito sulle normative sulla privacy e sulla corretta procedura di distruzione dei dati.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Rispetto delle norme internazionali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: se l&#8217;azienda opera in ambito internazionale o gestisce dati di cittadini di altri paesi, \u00e8 importante tenere conto delle normative sulla protezione dei dati di tali giurisdizioni.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>La violazione delle norme sulla protezione dei dati e della privacy pu\u00f2 comportare pesanti sanzioni per l&#8217;azienda<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, pertanto \u00e8 fondamentale operare in conformit\u00e0 con la legge. Per questo motivo, molte aziende si affidano a consulenti o servizi specializzati per la gestione e la distruzione sicura dei dati sensibili.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Quali sono i dati personali meritevoli di tutela\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In tema di dati personali, occorre fare un\u2019ulteriore precisazione. Ecco quali sono i dati personali meritevoli di tutela secondo l\u2019ordinamento:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Dati particolari<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: dati che rivelano l\u2019origine, stato etnico, razziale e di salute; vita sessuale; convinzioni filosofiche, religiose o di altro genere; l\u2019adesione ad organizzazioni religiose, associazioni, partiti o sindacati; le opinioni politiche;\u00a0\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Dati identificativi<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: dati che identificano o rendono identificabile un soggetto \u2013 data di nascita, nome, cognome, codice fiscale, immagini ecc.;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Dati giudiziari<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: dati che rilevano l\u2019esistenza di determinati provvedimenti giudiziari iscritti nel casellario giudiziale \u2013 come ad esempio libert\u00e0 condizionale, provvedimenti penali di condanna definitivi, qualit\u00e0 di indagato o imputato o indagato.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Esempi di dati personali includono:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Informazioni di base: Nome, cognome, indirizzo, data di nascita, numero di telefono, indirizzo email, ecc.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dati di identificazione: Numero di passaporto, numero di patente, numero di previdenza sociale, ecc.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dati finanziari: Numero di conto bancario, dati della carta di credito, informazioni fiscali, ecc.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dati sensibili: Dati relativi alla salute, origine razziale o etnica, orientamento sessuale, credo religioso, ecc.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dati di localizzazione: Dati GPS, informazioni di localizzazione di dispositivi, ecc.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dati online: Indirizzi IP, cookie, dati di accesso, ecc.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In conformit\u00e0 con il GDPR, \u00e8 fondamentale adottare misure adeguate per proteggere i dati personali e assicurarsi che siano trattati in modo sicuro e in conformit\u00e0 con la legge. Ci\u00f2 include anche la distruzione sicura dei documenti contenenti dati personali quando non sono pi\u00f9 necessari per gli scopi per i quali sono stati raccolti o quando scade il periodo di conservazione previsto dalla legge.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Come smaltire documenti cartacei con dati sensibili<\/b><b>: nuova normativa DIN 66399<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La normativa DIN 66399 rappresenta un significativo passo avanti nella tutela della privacy e dei dati sensibili, specialmente considerando l&#8217;evoluzione tecnologica e la digitalizzazione dei <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/5-consigli-per-un-perfetto-archivio-digitale\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">sistemi di archiviazione<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Questo protocollo europeo fornisce <\/span><b>linee guida rigorose per la protezione delle informazioni personali sia per i cittadini privati che per le aziende coinvolte nel trattamento di dati sensibili<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, con particolare attenzione al momento della distruzione del materiale.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un aspetto rilevante della DIN 66399 \u00e8 la sua estensione oltre il tradizionale supporto cartaceo, includendo ogni tipo di supporto digitale ed elettronico. Ci\u00f2 significa che non solo i documenti cartacei, ma anche <\/span><b>dati contenuti in dispositivi elettronici <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">come computer, tablet, chiavette USB, CD, DVD e dischi rigidi, devono essere trattati con particolare rigore durante la distruzione per garantire la sicurezza delle informazioni.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La norma DIN 66399 classifica i dati trattati in <\/span><b>tre categorie di protezione <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">per stabilire standard specifici per ciascun tipo di supporto. Queste classi corrispondono a diverse esigenze di protezione:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Prima classe di protezione: riguarda il normale bisogno di protezione dei dati interni;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Seconda classe di protezione: presuppone una elevata necessit\u00e0 di protezione delle informazioni;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Terza classe di protezione: richiede un&#8217;esigenza di tutela particolarmente alta per dati soggetti a segretezza.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La normativa assegna a ciascun supporto un codice di identificazione, facilitando cos\u00ec la distinzione tra i vari tipi di dati. I supporti sono suddivisi in sei gruppi identificati con le lettere P, O, T, E, F e H.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Infine, la DIN 66399 definisce sette<\/span><b> livelli di sicurezza da applicare alle tre classi di protezione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Maggiore \u00e8 il livello, pi\u00f9 elevata sar\u00e0 la frammentazione del materiale alla fine del processo di distruzione certificata. I primi due livelli di sicurezza riguardano documenti interni e di carattere generale che devono essere resi illeggibili o invalidati. Mentre, dal terzo livello fino al settimo, il grado di tutela aumenta progressivamente fino ad arrivare ai documenti segreti, i quali richiedono precauzioni straordinarie e misure di sicurezza efficaci per garantire la massima protezione dei dati sensibili.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In conclusione, <\/span><b>la normativa DIN 66399 rappresenta un&#8217;importante iniziativa per affrontare le sfide della gestione dei dati sensibili nell&#8217;era digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, garantendo una distruzione sicura e certificata dei materiali contenenti informazioni personali e aziendali riservate.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ogni giorno privati, enti pubblici, professioni e aziende si trovano alle prese con un gran numero di documenti cartacei. 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