{"id":578,"date":"2022-03-29T08:41:30","date_gmt":"2022-03-29T06:41:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=578"},"modified":"2022-05-25T15:16:05","modified_gmt":"2022-05-25T13:16:05","slug":"gestione-documentale-e-record-management-le-differenze","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-e-record-management-le-differenze\/","title":{"rendered":"Gestione documentale e record management: le differenze"},"content":{"rendered":"

Gestione documentale e record management indicano due tecniche diverse che vengono usate insieme o separatamente da un numero sempre maggiore di aziende. Queste tecniche consentono alle aziende di raggiungere i propri obiettivi, anche se sono ancora poche le persone che conoscono quale sia la reale differenza fra gestione documentale e record management.\u00a0<\/span><\/p>\n

Preliminarmente possiamo dire che i <\/span>record management<\/b> sono la prova di una decisione, transazione o impegno preso da un\u2019azienda, una societ\u00e0 o una persona. Un documento diventa un record dopo che si \u00e8 concluso un processo aziendale. I record vengono poi archiviati nella loro forma finale nel momento in cui \u00e8 necessario per confermare che \u00e8 stata eseguita una determinata azione. I record non possono essere modificati.<\/span><\/p>\n

Tra gli obiettivi principali della gestione dei record vi \u00e8 il far rispettare i programmi di conservazioni, garantire la sicurezza, limitare l\u2019accesso e dimostrare la conformit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ma quali in concreto le differenze tra gestione documentale e record management?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

In questo articolo troverai tutto quello che c\u2019\u00e8 da sapere.<\/span><\/p>\n

Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!\u00a0<\/span><\/p>\n

Cos\u2019\u00e8 un documento?<\/b><\/h2>\n

Un\u2019azienda pu\u00f2 essere definita come un insieme di risorse gestite e finalizzate a perseguire l\u2019<\/span>obiettivo aziendale<\/b>. Per farlo impiega un gran numero di risorse: la ricerca, le tecnologie, gli automezzi, i macchinari, il personale e molto altro. Tra queste rientra per\u00f2 anche una particolare risorsa che potremmo definire come trasversale, poich\u00e9 presente in tutti i processi e rappresentativa degli stessi: stiamo parlando della <\/span>documentazione<\/b>.<\/span><\/p>\n

Ma che cos\u2019\u00e8 un documento?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

L\u2019AIIM – Associazione degli Imprenditori Italiani del Principato di Monaco – lo definisce come tutto ci\u00f2 che comprende diversi formati tra cui carta, contratti in generale – come comunicazioni dal fornitore e contratti di locazione -, fax, email, file e forme elettroniche.<\/span><\/p>\n

Sulla base di questa definizione possiamo aggiungere che se un documento, una volta raggiunta la sua fase finale di elaborazione, non pu\u00f2 pi\u00f9 essere modificato, viene chiamato Documento Registrato.<\/span><\/p>\n

Questi documenti hanno dei determinati obiettivi di gestione e vengono principalmente utilizzati per conformit\u00e0, archiviare, conservare e avere un accesso pi\u00f9 facile e rapido ai documenti.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Per quanto riguarda invece la <\/span>Digital Transformation<\/b>, gli obiettivi sono diversi:<\/span><\/p>\n

    \n
  • Avere un metodo semplice e rapido per individuare i documenti;<\/span><\/li>\n
  • Diminuire i costi;\u00a0<\/span><\/li>\n
  • Incrementare la produttivit\u00e0;<\/span><\/li>\n
  • Ridurre lo spazio dei documenti fisici archiviati;<\/span><\/li>\n
  • Ridurre al minimo l\u2019uso dei documenti cartacei nell\u2019ottica di un ufficio paperless;<\/span><\/li>\n
  • Semplificare le informazioni e i flussi di lavoro.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

    Gestione documentale e record management: l\u2019importanza di organizzare la documentazione<\/b><\/h2>\n

    Per poter perseguire l\u2019obiettivo dell\u2019azienda, tutte le risorse impiegate devono essere organizzate in processi. Deve quindi essere organizzata la logistica distributiva, l\u2019impiego del personale, la produzione dei macchinari ed anche la documentazione.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Una documentazione cartacea organizzata \u00e8 tale quando \u00e8 archiviata. Ma in un modo sempre pi\u00f9 digitale l\u2019archivio di oggi non \u00e8 fatto soltanto di documenti cartacei, sostituiti dalla loro evidenza\/immagine intelligibile – Record -, digitale o digitalizzata. Ed essendo i record una risorsa trasversale all\u2019azienda, non pu\u00f2 essere soltanto di per s\u00e9 organizzata – archiviazione-, ma anche <\/span>resa funzionale all\u2019utilizzo negli altri processi di business<\/b>.<\/span><\/p>\n

    Per questo ad esempio occorre disporre di una funzionalit\u00e0 che permetta di eseguire sui record le normali attivit\u00e0 svolte nell’archiviazione cartacea – come la ricerca, l\u2019indicizzazione e la catalogazione -, ma anche che permetta di gestire chi pu\u00f2 accedere a quali record nell\u2019archivio, chi gestisca la loro movimentazione tra un User e un altro in modo tale che sia funzionale all\u2019esecuzione autorizzata e corretta dei processi stessi.<\/span><\/p>\n

    Record management: le componenti principali\u00a0<\/b><\/h2>\n

    Analizziamo adesso quali sono le componenti principali del record management:\u00a0<\/span><\/p>\n

    Controlli di accesso<\/b><\/h3>\n

    Ciascun utente autorizzato deve essere in grado di leggere, accedere e recuperare il record, ma non anche di apportare modifiche.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Applicazione del programma di conservazione<\/b><\/h3>\n

    Un record deve essere archiviato – e poi anche eventualmente distrutto – sulla base di un insieme definito di regole che vengono stabilite per ciascun tipo di documento.<\/span><\/p>\n

    Archiviazione<\/b><\/h3>\n

    Un record deve essere salvato in un repository sicuro con un identificatore univoco e indicizzato in modo tale che possa essere recuperato anche per ricerca fulltext, parola chiave, data, nome e altri criteri definiti dall\u2019azienda.<\/span><\/p>\n

    Audit trail<\/b><\/h3>\n

    Il ciclo di vita di un record deve essere interamente tracciabile, dall’inizio alla fine.<\/span><\/p>\n

    Ripristino di continuit\u00e0 operativa e ripristino di emergenza<\/b><\/h3>\n

    Tutti i record devono essere archiviati in pi\u00f9 posizioni in formato elettronico o cartaceo.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Sicurezza<\/b><\/h3>\n

    I record hanno una solida struttura e crittografia dei diritti di accesso per prevenire modifiche non autorizzate.<\/span><\/p>\n

    Come la gestione dei documenti comprende la record management<\/b><\/h2>\n

    Un sistema di gestione dei documenti \u00e8 in grado di fornire tutte le funzioni di business-critical che sono necessarie per <\/span>soddisfare qualsiasi esigenza di gestione dei record<\/b>, ma anche della gestione dei documenti e delle informazioni che fanno parte dei processi aziendali attivi.<\/span><\/p>\n

    \u00a0<\/span>Ecco cosa includono queste capacit\u00e0.\u00a0<\/span><\/p>\n

    \u00a0<\/span>L’<\/span>indicizzazione<\/b> trasforma i documenti in informazioni che possono essere gestite attraverso la lettura di porzioni chiave di dati e memorizzando ciascun punto dati come valore di indice. Questi valori di indice descrivono lo scopo e il contenuto del documento e sono estremamente efficienti per la ricerca e l’organizzazione dei documenti.\u00a0<\/span><\/p>\n

    L’archiviazione e il recupero<\/b> avvengono dopo che i record sono stati instradati nella posizione corretta tramite flussi di lavoro automatizzati. I dati di indice precedentemente assegnati al record garantiscono una chiara organizzazione e un rapido reperimento da parte degli utenti autorizzati.\u00a0<\/span><\/p>\n

    I<\/span> flussi di lavoro digitali<\/b> utilizzano processi predefiniti per archiviare automaticamente i record e imporre programmi di conservazione.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Le <\/span>misure di sicurezza e di backup <\/b>complete includono:<\/span><\/p>\n

      \n
    • Autenticazione tramite un nome utente e una password univoci. Questo consente non solo l’assegnazione di diritti di accesso specifici, ma garantisce un audit trail completo di quale documento ha avuto accesso, da chi e quali azioni sono state intraprese;<\/span><\/li>\n
    • Crittografia della comunicazione basata su cloud tramite TLS, HTTPS e HSTS per la protezione da attacchi di download di protocolli e cookie high jacking;<\/span><\/li>\n
    • I backup digitali distribuiti geograficamente ospitati in data center ad alta sicurezza, salvaguardano le informazioni vitali.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

       <\/p>\n

      Per scoprire come DocuWare Cloud pu\u00f2 soddisfare i requisiti di gestione dei record della tua azienda e fornire un sistema completo di gestione dei documenti, richiedi una demo!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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