{"id":563,"date":"2022-03-15T08:53:38","date_gmt":"2022-03-15T07:53:38","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=563"},"modified":"2022-05-25T15:16:13","modified_gmt":"2022-05-25T13:16:13","slug":"come-gestione-documentale-migliora-customer-service","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/come-gestione-documentale-migliora-customer-service\/","title":{"rendered":"Come la gestione documentale migliora il tuo customer service"},"content":{"rendered":"

In un mondo sempre pi\u00f9 improntato alla digitalizzazione, sono davvero tantissimi i <\/span>vantaggi <\/b>che le nuove tecnologie sono in grado di apportare alle aziende – soprattutto nell’ambito del tuo customer service. Tra questi vi \u00e8 l\u2019abbassamento dei costi legati ai documenti cartacei – nell\u2019ottica di un ufficio sempre pi\u00f9 <\/span>paperless <\/span><\/i>-, la massimizzazione delle energie e la riduzione dei tempi di lavoro.<\/span><\/p>\n

Tutto questo \u00e8 reso possibile anche grazie all\u2019implementazione in azienda di <\/span>software di gestione documentale<\/b> e al digital workflow, che rappresentano strumenti in grado di rivoluzionare concretamente i processi interni aziendali. Ma nonostante i vantaggi siano tanti, non tutte le aziende hanno deciso di utilizzare questi strumenti innovativi, legati a vecchi schemi e preoccupati che i nuovi approcci possano portare disordine e preoccupazione.\u00a0<\/span><\/p>\n

Nonostante alcuni siano ancora convinti che passare dal formato cartaceo a quello digitale voglia dire mettere a rischio il proprio lavoro, quello che in realt\u00e0 la gestione documentale fa \u00e8 di incrementare la loro velocit\u00e0 nello svolgere le mansioni assegnate.\u00a0<\/span><\/p>\n

Facciamo subito un esempio.\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Per tutti gli addetti alle relazioni con i clienti, la gestione documentale rappresenta uno strumento fondamentale e prezioso in grado di <\/span>agevolare <\/b>la conduzione del proprio lavoro, andando a migliorare anche il customer service.<\/span><\/p>\n

Cosa succede in concreto?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

Come pu\u00f2 la gestione documentale migliorare davvero il tuo customer service?\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n

In questo articolo andremo ad approfondire questo aspetto fondamentale, cercando poi di capire come <\/span>DocuWare <\/b>sia lo strumento perfetto per migliorare il tuo customer service.\u00a0<\/span><\/p>\n

Continua a leggere per saperne di pi\u00f9!\u00a0<\/span><\/p>\n

L\u2019importanza del Customer Service<\/b><\/h2>\n

Da sempre l\u2019addetto al Customer Service \u00e8 quella figura professionale che svolge un ruolo fondamentale nell\u2019ambito del <\/span>coordinamento delle attivit\u00e0 di relazione con i clienti<\/b>, specialmente nel settore del commerciale.<\/span><\/p>\n

Scendendo nel dettaglio, il customer service gestisce l\u2019intero <\/span>servizio di informazione al cliente<\/b>, come ad esempio per dettagli che riguardano gli ordini e il loro stato di avanzamento.\u00a0<\/span><\/p>\n

Cio\u00e8 che \u00e8 fondamentale sottolineare \u00e8 che l\u2019obiettivo principale del customer service \u00e8 la <\/span>soddisfazione delle esigenze del cliente<\/b>. Il suo raggiungimento passa soprattutto attraverso l\u2019ottimizzazione del ciclo di comunicazione, supervisionando il contatto con i clienti. I due strumenti chiave sono quindi <\/span>efficienza <\/b>e <\/span>tempestivit\u00e0<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ad oggi infatti il customer service \u00e8 qualcosa di molto pi\u00f9 che erogare un servizio di assistenza ai clienti. Soprattutto a causa della pandemia, non esiste azienda che non abbia capito l\u2019importanza di potenziare la qualit\u00e0 della relazione con fornitori, partner, collaboratori, dipendenti e clienti. Grazie a nuovi software di gestione documentale e all\u2019evoluzione delle tecnologie digitali, oggi ogni azienda pu\u00f2 integrare in modo dinamico il customer service, abilitando cos\u00ec una <\/span>customer experience <\/span><\/i>rilevante, pertinente e ad alto tasso di personalizzazione.<\/span><\/p>\n

Customer-Centric: come rafforzare i processi con la digitalizzazione\u00a0<\/b><\/h2>\n

Nel momento in cui un\u2019azienda decide di digitalizzare il proprio servizio attraverso una strategia customer-centric – ponendo quindi l\u2019attenzione sulle esigenze del cliente – \u00e8 importante che la stessa azienda inizi a porsi alcune domande:<\/span><\/p>\n

    \n
  • Come arriva in azienda il documento cartaceo? E come pu\u00f2 essere inserito all\u2019interno di un sistema digitale?<\/span><\/li>\n
  • Una volta arrivato il documento, qual \u00e8 la prima cosa che viene fatta?<\/span><\/li>\n
  • Quali sono le informazioni che devono essere acquisite e poi trasmesse ad altri sistemi?<\/span><\/li>\n
  • Dove va il documento?<\/span><\/li>\n
  • Come si muove all\u2019interno dell\u2019azienda?<\/span><\/li>\n
  • Dove, come e per quanto tempo il documento deve essere conservato?<\/span><\/li>\n<\/ul>\n

    Anche se in un primo momento pu\u00f2 sembrare inutile e banale, in realt\u00e0 rispondere a queste domande aiuta concretamente l\u2019azienda a <\/span>definire il proprio progetto per il sistema di gestione documentale<\/b> e il conseguente digital workflow.<\/span><\/p>\n

    Uno degli step pi\u00f9 importanti consiste nell\u2019identificare le divisioni aziendali a cui devono essere inviate le informazioni che si trovano nel documento. Inoltre \u00e8 necessario definire il lasso di tempo in cui si potr\u00e0 iniziare a lavorare sulla pratica una volta che sono state acquisite tali informazioni.\u00a0<\/span><\/p>\n

    In questo modo agli occhi dei dipendenti il flusso di lavoro digitale che viene usato all\u2019interno dell\u2019azienda risulter\u00e0 molto simile alla procedura cartacea adoperata fino a quel momento, ma con dei piccoli aggiustamenti dal punto di vista dell\u2019efficienza.<\/span><\/p>\n

    Come incrementare il tuo customer service grazie ai software di gestione documentale\u00a0<\/b><\/h2>\n

    In generale i software di gestione documentale aiutano le aziende a <\/span>centralizzare <\/b>tutti i dati, le informazioni e i documenti attraverso la gestione di ogni fase, dalla loro creazione, all\u2019archiviazione fino ad arrivare alla conservazione a norma. Favoriscono una <\/span>ricerca e una condivisione pi\u00f9 rapida dei documenti<\/b> e ottimizzano le varie modalit\u00e0 di interazione e comunicazione.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Tutto questo tendo a facilitare e a rendere pi\u00f9 fluido il passaggio delle informazioni, conferendo valore all\u2019azienda.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Nell\u2019ambito del rapporto con i clienti, i principali vantaggi che derivano dall\u2019uso di software di gestione documentale riguardano la condivisione dei documenti e i tempi di risposta. Ecco come:\u00a0<\/span><\/p>\n

    Condivisione semplice e rapida dei documenti<\/b><\/h3>\n

    Nel momento in cui un cliente richiede un documento si crea una copia che gli viene spedita tramite posta cartacea, fax o e-mail. Cos\u00ec facendo il cliente ha la possibilit\u00e0 a sua volta di realizzare una copia del documento, senza per\u00f2 il consenso dell\u2019azienda. Il problema \u00e8 che questa copia potrebbe potenzialmente finire anche nelle mani sbagliate, provocando un danno sia nei confronti del cliente che nei confronti dell\u2019azienda stessa.\u00a0<\/span><\/p>\n

    Se si ricorre ad un sistema di gestione documentale, tutti i rischi ed i problemi legati ad un documento cartaceo non esistono pi\u00f9. In questo modo l\u2019azienda pu\u00f2 condividere il documento con il cliente usando semplicemente un link che gli viene inviato tramite e-mail. Questo tipo di condivisione non solo riduce il rischio di fuga di notizie, ma aumenta anche la velocit\u00e0 di risposta da parte dell\u2019azienda. Vediamo meglio anche questo aspetto.<\/span><\/p>\n

    Risposte pi\u00f9 veloci alle richieste del cliente<\/b><\/h3>\n

    Dotarsi di un software di gestione documentale vuol dire avere sempre a portata di mano una banca dati interrogabile. Tutti coloro che si occupano delle relazioni con i clienti possono estrapolare rapidamente tutti i dati relativi a uno specifico documento, un servizio o un prodotto. Il tutto evitando lunghe attese!\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

    DocuWare: il software di gestione documentale sempre al tuo fianco\u00a0<\/b><\/h2>\n

    DocuWare \u00e8 l’Enterprise Content Management pi\u00f9 potente del mondo che rivoluziona il modo in cui archivi, proteggi e condividi i documenti all’interno della tua azienda.<\/span><\/p>\n

    Con DocuWare puoi creare un flusso di documenti agile che riduce il tempo di gestione delle pratiche. Inoltre puoi automatizzare i passaggi di consegna, evitare di stampare la carta e rendere il tuo team pi\u00f9 produttivo.<\/span><\/p>\n

     <\/p>\n

    Fai il primo passo verso il futuro della tua azienda!<\/span><\/i><\/p>\n

    Richiedi la tua versione di DocuWare gratuita!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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