{"id":552,"date":"2022-03-03T12:42:07","date_gmt":"2022-03-03T11:42:07","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=552"},"modified":"2022-04-20T16:33:57","modified_gmt":"2022-04-20T14:33:57","slug":"contratti-digitali-e-cartacei-come-gestirli-e-conservarli","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/contratti-digitali-e-cartacei-come-gestirli-e-conservarli\/","title":{"rendered":"Contratti digitali e cartacei: come gestirli e conservarli step by step"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Negli ultimi anni abbiamo assistito ad una vera e propria evoluzione nel campo della tecnologia, soprattutto per quanto riguarda la tecnologia digitale. Per questo motivo aggiornarsi e stare al passo con i tempi oggi \u00e8 assolutamente fondamentale, soprattutto per rimanere competitivi sul mercato.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo contesto ci vengono in aiuto le <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">. Si tratta di regole tecniche obbligatorie che le PA e le imprese devono seguire e rispettare per <\/span><b>creare un documento informatico<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ma come gestire oggi i contratti digitali? Come si conservano correttamente? Come fare affinch\u00e9 la stipula di un documento &#8211; come ad esempio un contratto &#8211; possa essere a tutti gli effetti valida anche se vengono utilizzati strumenti digitali?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se stai cercando risposte a queste domande allora sei nel posto giusto!\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In questo approfondimento andremo a vedere <\/span><b>step by step come gestire e conservare correttamente un contratto digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Iniziamo!<\/span><\/i><\/p>\n<h2><b>Fase di creazione contratto: cosa prevede la normativa<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Qualsiasi sia la sua attivit\u00e0, in ogni azienda tutte le <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/il-futuro-del-settore-hr-il-fascicolo-digitale\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">risorse addette alla gestione e alla creazione dei contratti <\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">devono avere delle regole precise, come anche degli strumenti e delle indicazioni internamente condivise. Questo dovrebbe accadere in tutti questi ambiti:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Formazione dei documenti, ovvero le modalit\u00e0 per la registrazione e l\u2019acquisizione dei contratti, i software da utilizzare e i programmi per il loro eventuale raggruppamento;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Caratteristiche dei contratti;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Formati nei quali i contratti possono essere creati &#8211; PDF, doc, xls tra i pi\u00f9 comuni;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Metadati &#8211; o comunque le informazioni minime che devono essere associate a un documento.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Soffermiamoci adesso sul tema della creazione del contratto, le cui <\/span><b>modalit\u00e0 <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">principali sono stabilite dalle <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">. Ecco quali sono le 4 modalit\u00e0 per creare documenti informatici:\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>1. Appositi Software<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per redigere un documento informatico si possono utilizzare degli specifici software oppure degli strumenti in cloud, in grado di rispettare tutte le regole di interoperabilit\u00e0. Bisogna comunque sottolineare come in realt\u00e0 esistono soltanto delle linee di massima da seguire, per cui <\/span><b>ogni azienda ha un margine nella scelta del software da utilizzare<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<h3><b>2. Acquisizione<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un documento informatico pu\u00f2 essere creato non soltanto attraverso appositi software, ma anche per acquisizione di un documento gi\u00e0 esistente. Scendendo nello specifico, le Linee Guida prevedono quattro tipi di acquisizione:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Su supporto informatico;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Per via telematica;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Della copia informatica di un documento analogico;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><b>3. Registrazione<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La formazione di un documento informatico pu\u00f2 anche avvenire in un terzo modo, ovvero tramite la registrazione informatica di alcuni processi. In ogni azienda infatti durante lo svolgimento delle normali attivit\u00e0 possono avvenire transazioni, come anche processi informatici di varia natura.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In particolare la formazione di un documento informatico in questo caso avviene per <\/span><b>memorizzazione su supporto informatico di informazioni <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">che derivano da:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dati ottenuti da moduli o da formulari compilati dall\u2019utente o resi disponibili;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Processi informatici;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Transazioni informatiche.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>4. Raggruppamento<\/strong><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Il raggruppamento rappresenta la quarta modalit\u00e0 per creare un documento informatico. Si tratta di un vero e proprio raggruppamento &#8211; svolto anche in modo automatico &#8211; di una serie di registrazioni o di dati. Queste registrazioni o questi dati possono venire da una o pi\u00f9 banche dati e appartenere a pi\u00f9 soggetti che lavorano in un certo reparto. I dati devono essere aggregati tra loro seguendo una predeterminata struttura logica e memorizzata in forma statica.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per completezza dobbiamo ricordare che la <\/span><b>conservazione digitale <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">nella pubblica amministrazione \u00e8 obbligatoria. Questo vuol dire che tutti i documenti informatici creati devono altres\u00ec essere conservati attraverso l\u2019adozione di tecnologie, procedure e regole che sono mirate a garantire la reperibilit\u00e0, l\u2019autenticit\u00e0, l\u2019accessibilit\u00e0 e l\u2019utilizzabilit\u00e0 dei documenti e dei fascicoli informatici.<\/span><\/p>\n<h3><b>La validazione del contratto: la firma elettronica<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quando si parla di contratti digitali una delle domande pi\u00f9 frequenti che viene fatta \u00e8 quale sia il <\/span><b>valore legale di un documento digitale<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Bisogna fin da subito precisare che un documento digitale ha esattamente lo stesso valore del classico contratto cartaceo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Affinch\u00e9 per\u00f2 il documento informatico sia a tutti gli effetti valido, sul documento digitale deve essere apposta una <\/span><b>firma elettronica qualificata<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Questa tipologia di firma elettronica consente di:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Identificare in modo univoco il firmatario;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Assicurare l\u2019integrit\u00e0 del testo inviato e anche dei suoi eventuali allegati;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Collegare i dati sottoscritti, oltre che riconoscere la possibilit\u00e0 di verificare qualsiasi successiva ed eventuale modifica apportata al corpo del messaggio o agli allegati.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La firma elettronica qualificata viene inoltre creata usando un dispositivo qualificato, \u00e8 basata su un certificato e viene costruita sulla base di un sistema di chiavi asimmetriche.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per approfondire questo importante tema, ti consigliamo di leggere questo articolo su <\/span><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/4-cose-sulla-firma-digitale-che-forse-non-sapevi\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">4 cose sulla firma digitale che forse non sapevi<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>Come inviare i contratti in sicurezza: la PEC<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Arrivati a questo punto resta soltanto un\u2019altra questione da affrontare. Una volta che \u00e8 stato creato e firmato il documento digitale, come fare per inviarlo alla persone interessate in tutta sicurezza? Ecco che entra in gioco la PEC, uno strumento diventato ormai di uso comune e presente in qualsiasi ambito professionale e\u00a0 che assolve proprio questo importante compito.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La PEC pu\u00f2 essere <\/span><b>equiparata a una vera e propria raccomandata con ricevuta di ritorno<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ed \u00e8 proprio questa la definizione stabilita dal Regolamento recante disposizioni per l\u2019utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell\u2019art. 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3 (decreto del presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n.68).\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La PEC \u00e8<\/span><b> ottima per inviare o ricevere contratti e documenti digitali<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> in quanto assicura:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019identit\u00e0 del destinatario\/mittente;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019effettivit\u00e0 dell\u2019invio e\/o della ricezione del messaggio;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Il valore legale riconosciuto ad una raccomandata con ricevuta di ritorno;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">La certezza del contenuto del testo;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019attestazione dell\u2019orario;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">L\u2019integrit\u00e0 di eventuali allegati.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Per dotarsi di una casella di posta elettronica certificata basta rivolgersi ai gestori di PEC autorizzati dall\u2019Agenzia per l\u2019Italia Digitale &#8211; AgID. Per farlo \u00e8 possibile seguire questo link: <\/span><a href=\"https:\/\/agid.gov.it\/it\/piattaforme\/posta-elettronica-certificata\/elenco-gestori-pec\"><span style=\"font-weight: 400;\">https:\/\/agid.gov.it\/it\/piattaforme\/posta-elettronica-certificata\/elenco-gestori-pec<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Contattaci se hai qualche dubbio in tema di contratti digitali. Saremo felici di rispondere ad ogni tua domanda!\u00a0<\/span><\/i><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Negli ultimi anni abbiamo assistito ad una vera e propria evoluzione nel campo della tecnologia, soprattutto per quanto riguarda la tecnologia digitale. 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