{"id":459,"date":"2022-01-18T11:15:00","date_gmt":"2022-01-18T10:15:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=459"},"modified":"2022-05-25T15:16:35","modified_gmt":"2022-05-25T13:16:35","slug":"quali-criteri-valutare-per-scegliere-il-giusto-software-di-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/quali-criteri-valutare-per-scegliere-il-giusto-software-di-gestione-documentale\/","title":{"rendered":"Quali criteri valutare per scegliere il giusto software di gestione documentale"},"content":{"rendered":"\n

Ad oggi la gestione documentale elettronica<\/strong> rappresenta un elemento essenziale per la digital transformation. Indipendentemente dal settore in cui l’azienda svolge la propria attivit\u00e0. \u00c8 infatti proprio attraverso la gestione ottimale e tempestiva di dati e documenti che \u00e8 possibile aumentare le performance generali dell\u2019azienda.<\/p>\n\n\n\n

Proprio per questo motivo i software di archiviazione documenti e digitalizzazione aziendale sono sempre pi\u00f9 diffusi. Addirittura \u00e8 stato stimato che il tasso di incremento annuale sar\u00e0 quasi del 13%!<\/p>\n\n\n\n

Sul mercato troviamo molti software di gestione documentale, tutti apparentemente molti simili tra loro. In realt\u00e0 non \u00e8 affatto cos\u00ec. Questi sistemi talvolta offrono servizi anche molto diversi tra loro, per cui \u00e8 necessario capire quale software faccia davvero al caso tuo e della tua azienda<\/strong> – potresti ritrovarti tra le mani un ottimo strumento che non soddisfa per\u00f2 le tue esigenze. <\/p>\n\n\n\n

Ecco perch\u00e9 abbiamo deciso di elaborare una guida <\/strong>per accompagnarti passo dopo passo nella scelta del tuo prossimo software di gestione documentale. <\/p>\n\n\n\n

Iniziamo!<\/p>\n\n\n\n

Scegliere un software di gestione documentale: che cosa bisogna sapere<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Innanzitutto, \u00e8 importante sottolineare come con il termine archiviazione di documenti digitali<\/em> si faccia riferimento alla gestione delle informazioni che appartengono a qualsiasi processo aziendale <\/strong>– possiamo parlare di fatture, o di tutti quei documenti che prendono forma nel processo di supply chain. Affidare questi documenti a un software per l\u2019archiviazione documentale vuol dire creare dei documenti che possono essere facilmente condivisi <\/strong>e conservarti <\/strong>in totale sicurezza.<\/p>\n\n\n\n

I vantaggi<\/strong> apportati dall\u2019introduzione di software per la gestione documentale<\/a> digitale riguardano soprattutto l\u2019ottimizzazione dell\u2019efficienza <\/strong>generale dell\u2019azienda – pensiamo ad esempio alla minor probabilit\u00e0 di errori di distrazioni causati dalle operazioni manuali e ripetitive di dipendenti e non solo -, la possibilit\u00e0 di disporre di documenti non modificabili nel tempo, la disponibilit\u00e0 di qualsiasi dato in qualsiasi momento e ovunque nel mondo – grazie alla presenza del cloud. <\/p>\n\n\n\n

Il tutto senza mai tralasciare gli elementi di riservatezza <\/strong>e sicurezza <\/strong>– indispensabili soprattutto a fronte delle nuove normative in ambito privacy – che sono oggi garantite grazie a tecnologie ad hoc, come le tecniche di crittografia e i sistemi di profilazione dell\u2019utente. Infine sono previsti processi di backup <\/strong>in caso di minacce agli ambienti IT e incidenti.<\/p>\n\n\n\n

Cosa considerare nella scelta di un software documentale<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Come abbiamo anticipato, se \u00e8 vero che dotarsi di un software di gestione documentale \u00e8 indispensabile quanto vantaggioso, \u00e8 vero anche che scegliere tra la vasta offerta sul mercato non \u00e8 semplice. <\/p>\n\n\n\n

Per poter scegliere il software di gestione documentale pi\u00f9 adatto<\/strong> alle tue esigenze ti consigliamo considerare attentamente tutti questi aspetti. <\/p>\n\n\n\n

Vediamo insieme e nel dettaglio quali sono. <\/p>\n\n\n\n

Potenza e scalabilit\u00e0 del software<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Iniziamo subito col dire che gli applicativi<\/strong> devono necessariamente essere potenti. Questo perch\u00e9 quando vengono adottati in azienda vanno a coinvolgere qualsiasi processo aziendale, perch\u00e9 ciascuno di questi processi inizia e finisce con un documento, indipendentemente da quale sia il suo contenuto. I software di gestione documentale devono quindi interagire con le applicazioni pi\u00f9 complesse<\/strong>, dall\u2019ERP al CRM.<\/p>\n\n\n\n

Non solo, ma \u00e8 indispensabile anche che i software siano scalabili, ovvero che permettano all\u2019azienda di poter aumentare o diminuire il numero delle funzioni utilizzate <\/strong>o degli utenti o a seconda delle proprie necessit\u00e0 – a questo proposito sono fondamentali anche le funzioni di fault tolerance<\/em> e load balancing<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

Funzionalit\u00e0 del software<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Un software di gestione documentale deve avere delle specifiche funzionalit\u00e0 di base<\/strong> che gli consentono di occuparsi interamente del workflow, a partire dalla creazione di file digitali fino alla loro corretta conservazione. <\/p>\n\n\n\n

A queste \u00e8 possibile aggiungere tutta una serie di opzioni aggiuntive <\/strong>che possono essere attivate a seconda delle varie esigenze, come ad esempio la fatturazione e la firma elettronica, ma anche i moduli per redigere tutti i documenti di trasporto – DDT.<\/p>\n\n\n\n

Adeguamento e compliance alle normative privacy<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

La garanzia di sicurezza e protezione di dati <\/strong>e documenti rappresenta un requisito indispensabile affinch\u00e9 la gestione digitale documentale possa non solo funzionare, ma soprattutto essere conforme alle vigenti normative<\/strong>. Considera che molto spesso i dati contenuti all\u2019interno dei documenti sono sensibili e quindi soggetti alla regolamentazione sulla privacy. <\/p>\n\n\n\n

Per sapere come essere compliance alle normative privacy <\/strong>ti consigliamo di leggere questo articolo su GDPR e la conservazione elettronica dei documenti digitali<\/a>. <\/p>\n\n\n\n

Gestione documentale in cloud<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

La possibilit\u00e0 di gestire documenti aziendali in cloud<\/strong><\/a> contribuisce molto ad innalzare le performance e la produttivit\u00e0 generale dell\u2019azienda. Questo perch\u00e9 rende tendenzialmente e praticamente infinita la possibilit\u00e0 di archiviazione, consentendo inoltre l\u2019accesso a informazioni e dati ovunque ci si trovi, soprattutto attraverso l\u2019uso di strumenti di collaborazione promuovendo il lavoro in mobilit\u00e0<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Soluzioni di questo tipo devono quindi basarsi su infrastrutture tecnologiche che garantiscono la totale fruibilit\u00e0 delle informazioni <\/strong>dove e quando se ne ha bisogno – ad esempio pensiamo a data center ridondanti e solide connessioni.<\/p>\n\n\n\n

In breve, ecco cosa devi considerare nella scelta del tuo nuovo software<\/strong> di gestione documentale: <\/p>\n\n\n\n