{"id":432,"date":"2021-12-16T11:11:00","date_gmt":"2021-12-16T10:11:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=432"},"modified":"2023-08-17T12:42:11","modified_gmt":"2023-08-17T10:42:11","slug":"4-best-practice-per-l-automazione-dei-workflow-documentali","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/4-best-practice-per-l-automazione-dei-workflow-documentali\/","title":{"rendered":"4 best practice per l\u2019automazione dei workflow documentali"},"content":{"rendered":"\r\n<p>Oggi avere una <strong>corretta gestione documentale<\/strong> rappresenta sicuramente un valore aggiunto per qualsiasi azienda, indipendentemente dal settore in cui opera. Questo perch\u00e9 avere una corretta gestione documentale \u00e8 sinonimo di <strong>aumento dell&#8217;efficienza<\/strong> dei processi aziendali e <strong>riduzione degli sprechi<\/strong> &#8211; di tempo, denaro e risorse.\u00a0Per ogni azienda diventa quindi fondamentale sfruttare al meglio questo tipo di strumento, imparare ad utilizzarlo nel modo corretto e sfruttare appieno le sue potenzialit\u00e0. In questo articolo vedremo quanto sia importante dotarsi di un workflow efficiente e come automatizzarlo attraverso <strong>Docuware<\/strong>, uno dei software per la gestione documentale pi\u00f9 potenti sul mercato.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Iniziamo!<\/p>\r\n<p>&nbsp;<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Gestione dei flussi documentali: l\u2019importanza di un workflow efficiente<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>In ambito lavorativo il <strong>workflow<\/strong> tende ad indicare uno o pi\u00f9 modelli o schemi che:<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<ul>\r\n<li>Definiscono le modalit\u00e0 in cui un&#8217;attivit\u00e0 deve essere portata avanti &#8211; come ad esempio il numero di passaggi per giungere dalla materia prima al prodotto finito;<\/li>\r\n<li>Possono essere sia replicati che adattati in varie situazioni.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Il concetto di workflow \u00e8 quindi idoneo ad essere applicato ai contesti pi\u00f9 disparati. Si passa dalla fornitura di servizi, alla condivisione e all\u2019elaborazione di documenti ed informazioni.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Andando pi\u00f9 nello specifico, il workflow documentale rappresenta una <strong>procedura prestabilita e condivisa. <\/strong>Va ad indicare come portare avanti tutte le fasi che rientrano nella gestione documentale, quali:<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<ul>\r\n<li>Produzione<\/li>\r\n<li>Autenticazione<\/li>\r\n<li>Protocollazione<\/li>\r\n<li>Modifica<\/li>\r\n<li>Condivisione<\/li>\r\n<li>Conservazione;<\/li>\r\n<li>Cancellazione (eventuale)<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Quindi, un <strong>workflow documentale<\/strong> \u00e8 una procedura standardizzata con cui un certo documento pu\u00f2 essere acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed infine archiviato. Utilizzare workflow documentali consente a qualsiasi tipo di azienda di seguire l\u2019intero ciclo di vita di un documento in modo assolutamente efficiente.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>A causa degli stingenti requisiti normativi, la complessit\u00e0 della gestione documentale \u00e8 aumentata. Le procedure di gestione e l\u2019evoluzione del mercato hanno reso l\u2019utilizzo di un workflow per ottimizzare i processi aziendali una <strong>prassi necessaria e consolidata<\/strong>. Oggi \u00e8 quindi un modello organizzativo essenziale per poter monitorare e ottimizzare le performance e rendere pi\u00f9 efficiente l\u2019uso delle risorse.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Inoltre, la mole di documenti che ogni giorno un\u2019azienda \u00e8 costretta a gestire \u00e8 sempre pi\u00f9 sostanziosa. I processi approvativi che ne conseguono comportano un grande dispendio sia di tempo che di risorse. Per questo motivo devi fare affidamento ad uno <strong>schema automatizzato di workflow documentale<\/strong>. I vantaggi che ne derivano sono molti:\u00a0\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<ul>\r\n<li>Velocizzare i flussi di lavoro;<\/li>\r\n<li>Eliminare le pile di carta in ufficio;<\/li>\r\n<li>Automatizzare le operazioni ripetitive.\u00a0\u00a0<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Tutto questo ci fa capire come <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/workflow-documentale-come-implementarlo-in-modo-corretto-nella-tua-azienda\/\">implementare workflow documentali<\/a> all\u2019interno dell\u2019azienda sia un&#8217;operazione centrale per incrementare il proprio business.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Vediamo adesso in che modo DocuWare riesce ad automatizzare il tuo workflow aziendale.\u00a0\u00a0<\/p>\r\n<p>&nbsp;<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Automatizzare il workflow aziendale con Docuware<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>I flussi di lavoro generalmente diventano sempre pi\u00f9 complicati mano a mano che l\u2019azienda cresce. Ecco che allora si rende necessario andare ad <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/office-automation-cos-e-e-come-funziona\/\">automatizzare i propri flussi documentali<\/a>, al fine di poter <strong>snellire e semplificare<\/strong> qualsiasi tipo di processo.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p><strong>DocuWare<\/strong> permette tutto questo, consentendo alle aziende di poter progettare flussi di lavoro unici, tesi a migliorare la raccolta e l&#8217;analisi dei dati.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Vediamo allora quali sono le 4 best practice per automatizzare i tuoi workflow documentali nella tua azienda.\u00a0<\/p>\r\n<p>&nbsp;<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>1. Pianifica e ottimizza i processi con DocuWare Process Planner\u00a0<\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Il primo passo per automatizzare i tuoi processi aziendali \u00e8 rappresentato dal disegnare il flusso. Per fare questo \u00e8 possibile affidarsi al cosiddetto <strong>process planner<\/strong>, che grazie ad uno schema a blocchi permette di disegnare il flusso.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p><em>Facciamo un esempio.<\/em><\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>All\u2019interno dell\u2019azienda c\u2019\u00e8 la necessit\u00e0 di predisporre un<strong> sistema di approvazione fatture<\/strong> per centro di costo. Tra le varie tappe da seguire ci saranno sicuramente l\u2019ingresso della fattura, lo spacchettamento e la validazione finale. Grazie proprio a questo tipo di schema a blocchi \u00e8 possibile disegnare il rispettivo flusso, che verr\u00e0 successivamente convertito in un workflow all\u2019interno del software.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>La regola principale \u00e8 che se vuoi pianificare e ottimizzare i tuoi processi, \u00e8 importante prima visualizzarli. Con DocuWare Process Planner \u00e8 possibile progettare rapidamente i processi e il flusso di lavoro.<\/p>\r\n<p><em>Potrebbe interessarti anche l&#8217;articolo <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/automazione-workflow-contabilita-fornitori-con-docuware-come-funziona\/\">Automazione workflow contabilit\u00e0 fornitori con DocuWare: come funziona<\/a>.<\/em><\/p>\r\n<p>&nbsp;<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>2. Importa automaticamente i tuoi documenti\u00a0<\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Un altro passaggio fondamentale per <strong>automatizzare il tuo workflow<\/strong> documentale \u00e8 quello di utilizzare l\u2019importazione automatica dei documenti. Puoi infatti utilizzare l&#8217;importazione automatica per inviare i documenti a una cartella monitorata, all\u2019interno della quale possono poi essere archiviati<strong> automaticamente e correttamente<\/strong>. Questa operazione risulta essere particolarmente utile quando si utilizzano scanner di rete o software ERP che creano numerosi documenti in formato PDF.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>L&#8217;importazione automatizzata \u00e8 indicata soprattutto per le aziende che elaborano grandi volumi di documenti. Questa operazione consente di snellire in modo significativo l\u2019intero processo di gestione dei documenti.\u00a0<\/p>\r\n<p>&nbsp;<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>3. Sfrutta i vantaggi dell\u2019Intelligenza Artificiale\u00a0<\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>I modelli di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) sono uno strumento molto utile, ma presentano contemporaneamente alcuni limiti.<strong>DocuWare Intelligent Indexing<\/strong> \u00e8 un software di gestione documentale avanzato. Esso utilizza l&#8217;intelligenza artificiale per elaborare automaticamente i documenti quando i campi di dati come numeri di fattura si trovano in punti diversi del documento.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>L&#8217;algoritmo di<strong> Intelligenza artificiale<\/strong> di cui DocuWare riesce a recuperare gli indici che si vogliono importare direttamente all&#8217;interno del documento stesso. I segnali semaforici indicano il grado di affidabilit\u00e0 di DocuWare nel riconoscimento dei vari campi. Non solo, ma il sistema autoapprende, quindi pi\u00f9 usi DocuWare pi\u00f9 il sistema diventa veloce e preciso.\u00a0<\/p>\r\n<p>&nbsp;<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>4. Rendi sempre accessibili i documenti grazie al cloud<\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Il cloud rappresenta uno<strong> spazio di archiviazione<\/strong> messo a disposizione degli utenti su una rete. La sua particolarit\u00e0 \u00e8 che questa memoria non \u00e8 direttamente presente sul dispositivo dell\u2019utente. Essa si trova su uno o pi\u00f9 server esterni, avvalendosi quindi dei cosiddetti <em>ambienti cloud .<\/em> Essi costituiscono la principale differenza con <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/le-differenze-tra-un-software-di-gestione-documentale-e-un-cloud-storage\/\">un software di gestione documentale<\/a>.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Le aziende hanno la possibilit\u00e0 di scegliere tra tre tipologie di cloud storage: pubblico, privato, ibrido. In ogni caso, affinch\u00e9 il cloud sia del tutto funzionale, tutte le tecnologie che lo compongono \u2013 quali la\u00a0 virtualizzazione, la gestione e l\u2019automazione \u2013 devono integrarsi in modo efficace.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Proprio per questa sua caratteristica, attraverso il cloud \u00e8 quindi possibile <strong>rendere disponibile in ogni momento e in ogni luogo qualsiasi documento<\/strong>. Questa \u00e8 un\u2019operazione indispensabile per semplificare qualsiasi tipo di processo aziendale.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p><br \/>Infine, ricorda sempre che archiviare i tuoi documenti in DocuWare vuol dire anche <strong>proteggere tutte le informazioni sensibili <\/strong>su clienti, fornitori, colleghi, in un unico posto sicuro e a norma di GDPR. DocuWare soddisfa i massimi standard in termini di cyber security e rispetto della normativa sulla conservazione dei dati sensibili.<\/p>\r\n<p>&nbsp;<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p><em>Contattaci se vuoi sapere come ottimizzare al meglio il tuo workflow documentale all\u2019interno dell\u2019azienda o ricevere una demo gratuita di DocuWare!<\/em><\/p>\r\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Avere una corretta gestione documentale rappresenta un valore aggiunto per qualsiasi azienda, indipendentemente dal settore in cui opera. Questo perch\u00e9 avere una corretta gestione documentale \u00e8 sinonimo di aumento dell&#8217;efficienza dei processi aziendali e riduzione degli sprechi.\u00a0Per ogni azienda diventa quindi fondamentale sfruttare al meglio questo tipo di strumento, imparare ad utilizzarlo nel modo corretto e sfruttare appieno le sue potenzialit\u00e0. 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