{"id":426,"date":"2024-09-20T08:16:00","date_gmt":"2024-09-20T06:16:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=426"},"modified":"2024-09-12T09:27:34","modified_gmt":"2024-09-12T07:27:34","slug":"archiviazione-documenti-come-gestire-un-archivio-ibrido","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/archiviazione-documenti-come-gestire-un-archivio-ibrido\/","title":{"rendered":"Archiviazione documenti: come gestire un archivio ibrido"},"content":{"rendered":"\r\n

Se \u00e8 vero che la Digital Transformation <\/em>\u00e8 in atto, \u00e8 anche vero che non possiamo dire che questa sia effettivamente conclusa. Questo significa che non \u00e8 raro trovare all\u2019interno di un\u2019azienda la contemporanea presenza di documenti cartacei e documenti digitali<\/strong>.\u00a0Il fenomeno di cui stiamo parlando ha un nome: archivio ibrido<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Gestire per\u00f2 un archivio di questo tipo pu\u00f2 essere per l\u2019azienda particolarmente complesso, portando anche a delle ricadute negative nel complesso delle attivit\u00e0 lavorative. La buona notizia \u00e8 che questa complessit\u00e0 pu\u00f2 essere oggi superata attraverso l\u2019adozione di soluzioni e tecnologie che garantiscono la corretta gestione dell\u2019archivio<\/strong>.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Archivio ibrido: che cos\u2019\u00e8?<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Iniziamo ad introdurre il tema cercando di capire nel dettaglio in cosa consista davvero l\u2019archivio ibrido<\/strong>.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

L\u2019archivio ibrido indica un sistema all\u2019interno del quale coesistono sia i documenti in forma cartacea che i documenti digitali<\/strong>. Come abbiamo anticipato, l\u2019archivio ibrido \u00e8 il tipico archivio che caratterizza questo particolare momento di transizione in attesa di un ufficio completamente paperless<\/em>, una\u00a0 realt\u00e0 destinata a verificarsi presto nell\u2019ambito della conservazione documentale.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Il concetto di archivio ibrido \u00e8 infatti nato a seguito alla trasformazione digitale <\/strong>degli ultimi anni. Prima dell\u2019inizio della Digital Transformation<\/em> le aziende facevano affidamento al solo archivio cartaceo. Una volta approdate nel nuovo millennio, all\u2019interno degli archivi hanno iniziato a fare il loro ingresso i documenti digitali.<\/p>\r\n

Ci\u00f2 si deve soprattutto all\u2019utilizzo di nuovissimi software per la redazione e conservazione dei documenti.<\/strong> In questo modo da una parte c\u2019erano sempre i documenti cartacei trasferiti sul digitale, mentre dall\u2019altra hanno iniziato a nascere documenti gi\u00e0 in formato digitale.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Le difficolt\u00e0 date dalla presenza in azienda di un archivio ibrido nascono per\u00f2 nel momento in cui si devono gestire due forme di documento<\/strong>. Tutto questo pu\u00f2 causare ad esempio una grande perdita di tempo e di efficienza per la ricerca di informazioni.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Differenza da dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti\u00a0<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Dematerializzazione e digitalizzazione<\/strong> sono due fenomeni molto diversi tra loro. Nell\u2019ambito di un archivio ibrido \u00e8 bene conoscere entrambi questi fenomeni, in quanto \u00e8 possibile che entrambi coesistono all\u2019interno del medesimo archivio. Vediamo di cosa si tratta.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Con la dematerializzazione <\/strong><\/a>si intende un determinato processo che ha come risultato finale la creazione di un documento digitale. Questo proviene da un documento cartaceo – ovvero analogico. Ad esempio fa parte della dematerializzazione il procedimento di acquisizione ottica di un documento cartaceo.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

La digitalizzazione<\/a> <\/strong>invece indica la creazione, la validazione e la conservazione di documenti che in origine sono gi\u00e0 digitali. Non sussiste quindi il passaggio da cartaceo a digitale – il documento nasce gi\u00e0 come digitale. La firma digitale ad esempio pu\u00f2 essere considerata come un fenomeno di digitalizzazione, perch\u00e9 nasce gi\u00e0 in forma digitale. Non si verifica infatti una trasposizione dalla firma autografa.<\/p>\r\n

Conservazione documenti in archivio: come funziona?<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n

Un altro aspetto da considerare \u00e8 che la gestione di un archivio riguarda la produzione di documenti e il loro uso quotidiano. Ma comprende anche la conservazione <\/strong><\/a>degli stessi.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Secondo infatti la vigente legislazione, non solo i documenti dematerializzati ma anche quelli digitalizzati devono obbligatoriamente essere conservati nel corso del tempo seguendo alcune precise regole<\/strong>. Alcuni di questi documenti possono essere scartati dopo alcuni anni, mentre altri invece devono essere conservati permanentemente. In quest’ultimo caso \u00e8 assolutamente necessario utilizzare formati che non vadano incontro ad una obsolescenza tecnologica – e di conseguenza utilizzabili nel tempo.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Nel processo di gestione dell\u2019archivio ibrido<\/strong>, devono essere perci\u00f2 previsti fin da subito dei sistemi adeguati per la conservazione digitale dei documenti. \u00c8 inoltre necessario che tali documenti digitali confluiscano all\u2019interno di sistemi di conservazione. Essi devono essere conformi alle attuali Regole tecniche sulla conservazione digitale. Devono cio\u00e8 essere inclusi in sistemi che siano in grado di assicurare la corretta conservazione dei documenti digitali.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Molte aziende oggi si affidano a software di gestione documentale – come ad esempio DocuWare <\/strong>– per gestire in modo funzionale ed efficiente un archivio ibrido. Vediamo adesso in che modo puoi gestire il tuo archivio ibrido e perch\u00e9 dovresti considerare l\u2019idea di farlo con DocuWare.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Come gestire un archivio ibrido con Docuware<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n

Per gestire correttamente un archivio ibrido \u00e8 necessario prevedere la presenza di almeno tre elementi<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Innanzitutto bisogna considerare gli aspetti organizzativi<\/strong>, ovvero predisporre un\u2019organizzazione dell\u2019archivio che riesca a ricorrere a procedure e regole di gestione documentali che siano efficaci e condivise. Per definire quali siano le regole e le procedure di gestione, formazione e conservazione di documenti digitali e cartacei bisogna che il responsabile della gestione documentale rediga due manuali:<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n