{"id":367,"date":"2021-11-02T15:35:20","date_gmt":"2021-11-02T14:35:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=367"},"modified":"2022-05-25T15:19:17","modified_gmt":"2022-05-25T13:19:17","slug":"la-firma-elettronica-nella-gestione-documentale-qualche-esempio-pratico","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/la-firma-elettronica-nella-gestione-documentale-qualche-esempio-pratico\/","title":{"rendered":"La firma elettronica nella gestione documentale: qualche esempio pratico"},"content":{"rendered":"\n

Ad oggi l\u2019obiettivo della maggior parte delle aziende \u00e8 molto chiaro: il workflow documentale<\/strong> deve fluire il pi\u00f9 velocemente possibile e senza alcun ostacolo. L\u2019approccio al concetto di dematerializzazione e digitalizzazione del documento cartaceo<\/strong> ha portato ad uffici sempre pi\u00f9 paperless<\/em>, cercando contestualmente di rispondere all\u2019esigenza delle aziende stesse di analizzare, raccogliere, catalogare e archiviare un numero di informazioni sempre maggiore. La presenza di un sistema di firma elettronica si pone in questo contesto come componente centrale <\/strong>per il raggiungimento di questi obiettivi all\u2019interno dell\u2019azienda.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

In questo articolo vedremo alcuni esempi pratici sul come integrare la firma digitale all\u2019interno della gestione documentale. Approfondiremo anche perch\u00e9 DocuWare <\/strong>\u00e8 lo strumento perfetto per eseguire questa operazione al meglio e su qualsiasi documento.<\/p>\n\n\n\n

Iniziamo!<\/p>\n\n\n\n

Il ruolo della firma elettronica nella digital transformation<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

La digitalizzazione dei flussi documentali <\/strong>porta con s\u00e9 tutta una serie di vantaggi <\/strong>per l’azienda. Affinch\u00e9 sia possibile per\u00f2, le procedure operative devono essere rese disponibili sempre e ovunque.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Questo vuol dire che non si pu\u00f2 soltanto – e semplicemente – adottare un documento nel suo formato digitale aggiungendolo o sostituendolo a quello cartaceo. Ci\u00f2 che invece bisogna fare \u00e8 evolvere i processi interni dell\u2019azienda<\/strong> e portarli verso una concreta dematerializzazione. Le parole chiave per farlo sono intuizione, sicurezza e fruibilit\u00e0.  <\/p>\n\n\n\n

Il tema delle firme digitali <\/strong>diventa perci\u00f2 un elemento imprescindibile per una compiuta e corretta digital transformation<\/a>. Perch\u00e9?<\/p>\n\n\n\n

Perch\u00e9 senza tutte quelle innovazioni che di fatto le firme digitali hanno introdotto anche nelle dinamiche aziendali, non si potrebbe garantire la gestione totale dei processi interni. <\/p>\n\n\n\n

Per questo motivo sono state introdotte diverse tipologie di firme elettroniche<\/strong>, ed ognuna risponde a esigenze specifiche e concrete del mercato, realizzando cos\u00ec soluzioni capaci di offrire un adeguato valore legale e probatorio.<\/p>\n\n\n\n

Le firme elettroniche sono quindi strumenti che consentono di ottimizzare la gestione<\/strong> di tantissime transazioni di business. <\/p>\n\n\n\n

Vediamo qualche esempio.<\/p>\n\n\n\n

Come la firma elettronica si integra nella gestione documentale: 4 esempi pratici<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Uno dei passaggi fondamentali \u00e8 capire come integrare la firma elettronica<\/strong> nella gestione documentale<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Con DocuWare \u00e8 estremamente semplice firmare <\/strong>qualsiasi tipo di documento seguendo le normative locali e le normative standard Eidass. <\/p>\n\n\n\n

Potrai implementare la: <\/p>\n\n\n\n

  • Firma elettronica semplice<\/li>
  • Firma elettronica avanzata<\/li>
  • Firma elettronica qualificata<\/li><\/ul>\n\n\n\n

    DocuWare \u00e8 inoltre un software di gestione documentale <\/strong>web based<\/em><\/strong>, cio\u00e8 una piattaforma completamente web che non richiede alcuna installazione, ma che pu\u00f2 essere utilizzato ovunque tramite app, telefono, computer o altro dispositivo dotato di una connessione internet.  <\/p>\n\n\n\n

    Di seguito qualche esempio pratico di come Docuware aiuta le aziende ad automatizzare e rendere pi\u00f9 fluido il workflow, quando c\u2019\u00e8 bisogno di apporre una firma digitale. <\/p>\n\n\n\n

    Firmare un documento interno all’azienda<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    Uno degli scenari pi\u00f9 diffusi in azienda \u00e8 la firma di un documento all\u2019interno <\/strong>dell\u2019organizzazione stessa. Vediamo in concreto come fare.<\/p>\n\n\n\n

    Se, ad esempio, ho una richiesta di un ordine d\u2019acquisto e devo mandare la richiesta in firma al responsabile, quello che devo fare \u00e8 semplicemente  compilare i campi presenti <\/strong>sulla parte sinistra del software e che sono gi\u00e0 predisposti da DocuWare. Successivamente dovr\u00f2 archiviare e inviare la richiesta. <\/p>\n\n\n\n

    Con DocuWare \u00e8 possibile sempre vedere la richiesta e dove posizionare la firma.<\/strong> Se, inoltre, il sistema richiede la firma autografa, \u00e8 possibile darne conferma direttamente tramite smartphone.<\/p>\n\n\n\n

    Chi firma riceve in tempo reale una copia<\/strong> del documento cos\u00ec come il file nel sistema documentale \u00e8 immediatamente visibile gi\u00e0 archiviato e correttamente firmato.<\/p>\n\n\n\n

    Firmare un documento, mantenendone l’originalit\u00e0<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    Una delle esigenze primarie di un\u2019azienda \u00e8 quella di mantenere l\u2019originalit\u00e0 di un documento <\/strong>dopo aver apposto la firma. Esempio comune sono contratti, o verbali dell’assemblea con il responsabile della contabilit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n

    Che cosa vuol dire esattamente mantenere l\u2019originalit\u00e0? Significa che, se il documento che devo firmare \u00e8 in formato word, ho necessit\u00e0 che mantenga lo stesso formato anche una volta che \u00e8 stata apposta la firma. <\/p>\n\n\n\n

    Con DocuWare<\/strong> \u00e8 possibile mandare il documento in firma dal software stesso attraverso la configurazione formato originale<\/em>. Il file non esce cos\u00ec dal sistema e come risultato ottengo un documento firmato con valore legale. In pi\u00f9, come risultato ho il relativo certificato di firma che la persona esterna all\u2019organizzazione ha inserito – e ne mantengo l\u2019originalit\u00e0!<\/p>\n\n\n\n

    Quando un documento \u00e8 esterno ad un’organizzazione: come firmare digitalmente<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    In questo caso il documento non \u00e8 generato interamente, ma arriva esternamente all\u2019azienda. <\/p>\n\n\n\n

    Parliamo, ad esempio, di una richiesta di iscrizione ad un\u2019associazione, nel quale bisogna compilare tutta una serie di campi. Successivamente alla compilazione si riceve una mail che chiede di firmare il documento<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

    In questo caso avrai bisogno del file originale al fine di mandare in firma il documento. Al tempo stesso \u00e8 possibile che ci sia la necessit\u00e0 di richiedere alcune modifiche.<\/p>\n\n\n\n

    Con DocuWare, al posto del classico salva con nome <\/em>con conseguente scelta del formato, \u00e8 possibile avere:<\/p>\n\n\n\n

    • Il formato in word – modificabile e originale<\/li>
    • Il formato in pdf (non modificabile)<\/li><\/ul>\n\n\n\n

      Firme multiple su uno stesso documento<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

      In alcuni documenti vi \u00e8 la necessit\u00e0 di apporre firme multiple<\/strong>. Con DocuWare \u00e8 possibile svolgere anche questa operazione.<\/p>\n\n\n\n

      \u00c8 il caso ad esempio di un ordine d\u2019acquisto che reca un importo importante e che necessita della firma – e quindi della conferma – da parte di due persone dell\u2019azienda<\/strong> stessa. <\/p>\n\n\n\n

      Questa configurazione \u00e8 disponibile ready to use<\/em> attraverso soluzioni preconfigurate e con un minimo aggiustamento. In poche ore l\u2019azienda pu\u00f2 firmare <\/strong>ed essere operativa, oltre che a norma con il proprio archivio digitale.<\/p>\n\n\n\n

      Contattaci per ricevere la tua prova gratuita di DocuWare. <\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

      L\u2019approccio al concetto di dematerializzazione e digitalizzazione del documento cartaceo ha portato ad uffici sempre pi\u00f9 paperless. 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