{"id":360,"date":"2024-01-25T09:03:00","date_gmt":"2024-01-25T08:03:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=360"},"modified":"2024-01-11T11:30:38","modified_gmt":"2024-01-11T10:30:38","slug":"cronologia-documenti-docuware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/cronologia-documenti-docuware\/","title":{"rendered":"Cronologia dei documenti Docuware: come utilizzarla ogni giorno in azienda"},"content":{"rendered":"\r\n<p>La gestione documentale indica quel processo che abbraccia uno specifico documento durante tutto il suo ciclo di vita, dalla creazione fino ad arrivare all\u2019archiviazione. Una<strong> corretta gestione documentale \u00e8 fondamentale<\/strong> per qualunque tipo di azienda, a prescindere dalle sue dimensioni e dal tipo di attivit\u00e0 che essa svolge.\u00a0Quando per\u00f2 parliamo di documenti elettronici, non \u00e8 sempre facile <strong>ricondurre un accesso e\/o una modifica ad un determinato utente<\/strong>. Nonostante ci\u00f2, comprenderlo \u00e8 fondamentale per l\u2019azienda, soprattutto in termini di responsabilit\u00e0, per capire quali siano state le decisioni &#8211; e chi le ha prese &#8211; durante il percorso di formazione di un determinato documento.\u00a0Per questo si prende in considerazione la <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/user-management-di-docuware-ruoli-utenti-e-profili\/\"><strong>cronologia dei documenti<\/strong><\/a>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>L\u2019azienda deve quindi dotarsi di un <strong>software di gestione documentale<\/strong> che sia in grado di rendere questi procedimenti totalmente trasparenti, rispettando per\u00f2 la privacy attraverso il controllo degli accessi e recuperando i dati in caso di emergenza.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Uno dei migliori software di gestione documentale che \u00e8 capace di rendere possibile tutto questo, \u00e8 rappresentato da <strong>DocuWare<\/strong>.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Vediamo perch\u00e9.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Come funziona la cronologia di un documento in Docuware<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p><strong>DocuWare<\/strong> rappresenta l&#8217;Enterprise Content Management pi\u00f9 potente al mondo, che ha totalmente rivoluzionato il modo di archiviare, proteggere e condividere i documenti all&#8217;interno dell\u2019azienda.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>DocuWare spicca tra tutti gli altri software di gestione documentale grazie soprattutto a tre elementi, indispensabili per un\u2019azienda:\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<ul>\r\n<li><strong>Flessibilit\u00e0<\/strong>: il software mette a disposizione delle aziende un motore che \u00e8 capace di ricreare qualsiasi processo aziendale. Questo permette di implementare dei nuovi processi soltanto nel momento in cui il team \u00e8 pronto ad assimilarli;<\/li>\r\n<li><strong>Sicurezza<\/strong>: DocuWare offre procedure affidabili per garantire l&#8217;integrit\u00e0 delle informazioni aziendali, soddisfando tutti i requisiti della normativa GDPR. Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano un completo controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo l\u2019azienda da sottrazioni, manipolazioni di documenti e perdite;<\/li>\r\n<li><strong>Scalabilit\u00e0<\/strong>: grazie al sistema Cloud di DocuWare, ciascun documento \u00e8 centralizzato e accessibile da qualsiasi dispositivo &#8211; basta una connessione a una rete internet.\u00a0<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Pi\u00f9 precisamente, per quanto riguarda il tema della cronologia del documento, DocuWare fornisce due modi semplici ed intuitivi per visualizzare &#8211; in qualsiasi momento &#8211; tutte le attivit\u00e0 di workflow che sono state completate.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<ol>\r\n<li>Innanzitutto \u00e8 possibile visualizzare la <strong>cronologia del flusso di lavoro<\/strong> per un determinato documento utilizzando l\u2019<em>Elenco dei risultati<\/em>. Ti baster\u00e0 cliccare sul documento per aprire il menu di scelta rapida. A questo punto si aprir\u00e0 l\u2019opzione <em>Cronologia <\/em>&gt; <em>scheda Flusso di lavoro<\/em>. \u00c8 davvero semplice.\u00a0<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n\r\n\r\n<ol start=\"2\">\r\n<li>Un&#8217;altra opzione consiste invece nel cliccare su <em>collegamento a un&#8217;attivit\u00e0<\/em> &#8211; ad esempio una ricevuta tramite e-mail. Cos\u00ec facendo le<strong> decisioni che sono state prese durante tutto il percorso <\/strong>possono essere visualizzate in un secondo momento.\u00a0<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>In ogni caso la cronologia di ciascun documento elaborato rimane <strong>sempre disponibile<\/strong> tramite <em>DocuWare Client<\/em>.\u00a0\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Gestire la cronologia dei documenti efficacemente con Docuware<\/strong><\/h2>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Se \u00e8 vero che per un\u2019azienda \u00e8 fondamentale visualizzare correttamente la cronologia di un documento, \u00e8 anche vero che questa semplice operazione non basta: per ottenere concretamente dei risultati <strong>bisogna che la gestione della cronologia sia efficace<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Bisogna quindi che il software di gestione documentale prenda in considerazione alcuni specifici elementi e garantisca alcuni importanti fattori &#8211; su tutti, <strong>trasparenza dei procedimenti e privacy sugli accessi<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Ancora una volta ci viene in aiuto DocuWare.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Grazie infatti alla sua struttura digitale, \u00e8 possibile controllare cosa succede con i tutti i dati e i documenti, in modo tale da poterli raccogliere, elaborare e archiviare senza alcun timore di uso improprio o perdita, permettendo inoltre di <strong>salvaguardare la riservatezza, l&#8217;integrit\u00e0 e la disponibilit\u00e0<\/strong> delle stesse informazioni aziendali.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Vediamo come.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Utilizzare filtri\u00a0<\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Per rendere pi\u00f9 efficace la gestione della cronologia, \u00e8 utile <strong>filtrare i documenti<\/strong> in base ad alcune loro caratteristiche. \u00c8 proprio attraverso la personalizzazione delle attivit\u00e0 che l\u2019azienda riesce a risparmiare tempo e risorse.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Per ottenere infatti una panoramica pi\u00f9 rapida, bisogna filtrare il contenuto dell&#8217;elenco delle attivit\u00e0 aziendali. <strong>DocuWare<\/strong> fornisce anche la possibilit\u00e0 di filtrare in pi\u00f9 colonne contemporaneamente.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Come? Troverai un simbolo di filtro nell&#8217;intestazione di ogni colonna. Una volta impostato un filtro, apparir\u00e0 il pulsante <em>Reimposta filtro <\/em>per annullare l&#8217;impostazione.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Processi trasparenti al 100%<\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Un aspetto fondamentale per una corretta ed efficace gestione della cronologia di documenti, \u00e8 <strong>rendere i processi completamente trasparenti<\/strong>. Per questo motivo la digitalizzazione con DocuWare \u00e8 sinonimo di tracciabilit\u00e0 e trasparenza al 100%.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Grazie alla possibilit\u00e0 di registrazione dettagliata e all&#8217;analisi di tutte le operazioni, si ha sempre il pieno controllo su <strong>versioni, modifiche e processi dei documenti<\/strong>.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>In questo modo potrai gestire tutte le operazioni in modo digitale e automatizzato utilizzando workflow, consentendo cos\u00ec ai dipendenti di lavorare in modo tempestivo e trasparente.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Totale rispetto della privacy attraverso il controllo degli accessi<\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>In DocuWare l&#8217;accesso ai documenti e alle informazioni si basa su una complessa <strong><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=357\">struttura di autorizzazioni<\/a><\/strong>. In questo modo \u00e8 possibile gestire e controllare quali dipendenti ricevono quali autorizzazioni per leggere, salvare, elaborare, esportare, modificare o eliminare i dati.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Cos\u00ec facendo si possono organizzare tutte le operazioni in modo tale da mantenere i dati e i documenti riservati e protetti, oltre che verificare l&#8217;integrit\u00e0 dei documenti pi\u00f9 importanti attraverso l\u2019uso di firme elettroniche.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Protezione contro i cryptovirus e altri malware<\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>DocuWare Cloud offre una<strong> protezione molto alta<\/strong> per i documenti contro cryptovirus o altri malware.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Grazie a Microsoft Azure, il 99% di tutti i virus \u00e8 gi\u00e0 noto al sistema, motivo per cui un documento contaminato viene immediatamente riconosciuto come tale da DocuWare e non pu\u00f2 essere archiviato.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Ma anche nel caso in cui ci sia un virus completamente nuovo, questo non sarebbe in grado di diffondersi negli altri documenti aziendali, grazie ad una complessa struttura di DocuWare Cloud che \u00e8 capace di garantire sempre un elevato livello di sicurezza per la protezione da ogni virus &#8211; anche quelli nuovi.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Recupero dei dati in caso di emergenza<\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>In qualsiasi momento pu\u00f2 verificarsi un problema che potenzialmente pu\u00f2 colpire anche il data center pi\u00f9 sicuro. Proprio per questo motivo devi avere in altri centri delle copie di riserva dei dati.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p>Grazie a DocuWare puoi garantire la continuit\u00e0 aziendale con il <strong>backup dei dati<\/strong> salvati. Cos\u00ec tutti i tuoi documenti e le tue informazioni possono essere resi nuovamente disponibili in pochissimo tempo.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n<p><em>Contattaci e richiedi la tua prova gratuita di DocuWare!<\/em><\/p>\r\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La gestione documentale \u00e8 fondamentale per qualunque tipo di azienda. Quando per\u00f2 parliamo di documenti elettronici, non \u00e8 sempre facile ricondurre un accesso e\/o una modifica ad un determinato utente. 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