{"id":357,"date":"2021-10-26T11:26:00","date_gmt":"2021-10-26T09:26:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=357"},"modified":"2022-05-25T15:21:54","modified_gmt":"2022-05-25T13:21:54","slug":"gestione-documentale-e-controllo-accessi-in-azienda-come-funziona","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-e-controllo-accessi-in-azienda-come-funziona\/","title":{"rendered":"Gestione documentale e controllo accessi in azienda: come funziona"},"content":{"rendered":"\n<p>Una <strong>corretta gestione documentale e controllo degli accessi <\/strong>\u00e8 fondamentale all\u2019interno delle dinamiche aziendali. Con il passaggio dai documenti analogici a quelli elettronici, la scelta migliore per un\u2019azienda \u00e8 quella di dotarsi di un software che sia capace di gestire i documenti in ogni fase del loro ciclo di vita &#8211; dalla produzione all\u2019archiviazione.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>In questo modo non soltanto l\u2019azienda si incammina verso un ufficio sempre pi\u00f9 <em>paperless<\/em>, ma riesce ad ottimizzare e a rendere pi\u00f9 efficaci i propri processi interni.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Quando per\u00f2 parliamo di documenti aziendali, uno dei temi fondamentali riguarda l\u2019<strong>accesso a tali documenti<\/strong>. Spesso, infatti, le aziende hanno necessit\u00e0 di limitare l\u2019accesso ad alcuni documenti, cos\u00ec come di avere il controllo di chi vi accede.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Questo aspetto rientra nel pi\u00f9 grande tema della <strong>cyber security<\/strong>, che come ben saprai \u00e8 di assoluta importanza all\u2019interno di ogni azienda.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>In questo articolo vedremo allora come poter controllare gli accessi proprio attraverso un software di gestione documentale. In pi\u00f9, vedremo perch\u00e9 <strong>DocuWare <\/strong>rappresenta ad oggi la scelta migliore.<\/p>\n\n\n\n<p>Iniziamo subito!<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Gestione delle identit\u00e0 e controllo degli accessi: due pilastri della cyber security<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La <strong>gestione delle identit\u00e0 <\/strong>e il controllo degli accessi sono due misure di sicurezza previste da tutti i framework e dalle linee guida di cyber security e sicurezza delle informazioni.<\/p>\n\n\n\n<p>Ci\u00f2 che \u00e8 assolutamente necessario sottolineare \u00e8 l\u2019importanza per un\u2019azienda di adottare un <strong>controllo degli accessi<\/strong> che non si basi sugli account, quanto piuttosto sulle identit\u00e0. \u00c8 soltanto in questo modo che un\u2019azienda pu\u00f2 mappare con precisione chi fa cosa e a quali risorse tale utente ha accesso.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Come mai? Perch\u00e9 negli ultimi anni con la diffusione di numerosi sistemi e applicazioni aziendali e per il fatto che ogni utente pu\u00f2 potenzialmente avere pi\u00f9 di un account, \u00e8 evidente come il controllo degli accessi non possa che basarsi sulle identit\u00e0 e non sugli account stessi. Solo in questo modo l\u2019azienda riuscir\u00e0 a <strong>garantire un livello di sicurezza adeguato<\/strong>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Il problema \u00e8 che in realt\u00e0 la maggior parte delle aziende non gestiscono le identit\u00e0, concentrandosi invece proprio sugli account.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Non \u00e8 raro inoltre che in molte aziende la gestione delle identit\u00e0 e degli accessi sia scollegata dalla gestione della sicurezza. Questo perch\u00e9 tradizionalmente chi gestiva gli accessi aveva anche l\u2019esigenza di fornire a una serie di utenti alcuni privilegi di accesso indispensabili per svolgere il proprio lavoro, mentre dall\u2019altra parte i team che si occupavano della sicurezza proteggevano l\u2019azienda da minacce &#8211; come se entrambe queste due esigenze non abbiano scopi comuni.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Quello che devi tenere in considerazione \u00e8 che<strong> l\u2019obiettivo \u00e8 di garantire la riservatezza, ma anche l\u2019integrit\u00e0 e la disponibilit\u00e0 delle informazioni <\/strong>pi\u00f9 delicate dell\u2019azienda. Per questo motivo non soltanto \u00e8 fondamentale basare il controllo degli accessi sulle identit\u00e0, ma anche capire come questi aspetti siano tra loro fortemente collegati.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Controllo degli accessi a documenti e cartelle aziendali: perch\u00e9 \u00e8 cos\u00ec importante<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La risposta al perch\u00e9<strong> controllare gli accessi a documenti e cartelle aziendali <\/strong>sia cos\u00ec importante \u00e8 in realt\u00e0 molto semplice: per effettuare correttamente la gestione documentale all\u2019interno dell\u2019azienda non si pu\u00f2 non considerare una corretta gestione anche degli accessi e della disponibilit\u00e0 degli stessi documenti.<\/p>\n\n\n\n<p>Facciamo un esempio pratico.<\/p>\n\n\n\n<p>All\u2019interno di un\u2019azienda non \u00e8 rara l\u2019esigenza di nascondere o non consentire l\u2019accesso ad alcuni documenti <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-nel-settore-hr\/\">da parte degli apicali nei confronti dei dipendenti<\/a>. Le ragioni possono essere molteplici, ma portano tutte alla medesima azione: controllo degli accessi.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Per rendere possibile questa operazione<strong> \u00e8 necessario avere un software di gestione documentale<\/strong>, perch\u00e9 \u00e8 proprio attraverso questo sistema che \u00e8 possibile applicare precise regole di accesso e di permessi dei singoli utenti a determinati file o gruppo di file.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Attraverso un software di gestione documentale \u00e8 infatti possibile individuare ad esempio le cartelle e le sottocartelle che si vogliono<strong> rendere visibili soltanto ad alcuni utenti selezionati<\/strong>, <strong>indicando i relativi permessi<\/strong> &#8211; ad esempio si pu\u00f2 assegnare a ciascun utente dei diritti di visualizzazione, di caricamento e di modifica.<\/p>\n\n\n\n<p>Stessa considerazione vale anche per i singoli documenti: si possono individuare i soggetti a cui renderli visibili, cos\u00ec come i soggetti che hanno la possibilit\u00e0 di modificarli.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ogni utente potr\u00e0 cos\u00ec vedere <strong>soltanto le cartelle e i documenti di propria competenza<\/strong>. Ecco che si realizza una condivisione controllata dei file, che consente di non modificare n\u00e9 eliminare i file stesso senza un&#8217;apposita autorizzazione.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Gestione degli accessi in Docuware: come funziona?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Se \u00e8 vero quindi che la sicurezza legata agli accessi \u00e8 una parte fondamentale della gestione documentale, \u00e8 anche vero che in questi termini <strong>DocuWare<\/strong> rappresenta la scelta migliore per un\u2019azienda.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Con DocuWare \u00e8 infatti <strong>possibile controllare con assoluta precisione<\/strong> l\u2019intero ambito di utilizzo per ciascun utente.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>All&#8217;interno dell&#8217;amministrazione utenti di DocuWare, l&#8217;unit\u00e0 organizzativa pi\u00f9 piccola \u00e8 rappresentata da ogni singolo <em>utente<\/em>. Pi\u00f9 utenti possono per\u00f2 essere raggruppati in <em>ruoli<\/em>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c8 fondamentale sapere che oltre agli utenti,<strong> un ruolo specifica anche un insieme di diritti<\/strong>, che sono perci\u00f2 automaticamente disponibili per tutti gli utenti che appartengono a quel determinato gruppo. A un utente pu\u00f2 inoltre essere assegnato un numero indefinito di ruoli &#8211; in generale, i diritti presenti in DocuWare sono sempre additivi.<\/p>\n\n\n\n<p>DocuWare provvede a distinguere al suo interno due tipologie di <strong>diritti<\/strong>. Ecco come:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Diritti funzionali<\/strong>, che si riferiscono a specifiche funzioni del programma;<\/li><li><strong>Diritti sull\u2019archivio<\/strong>, che si riferiscono sempre ad un archivio e al tipo di documenti che esso contiene. Includono ad esempio la semplice lettura dei documenti, la modifica dei documenti o la modifica dei valori.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Nella pratica, l&#8217;amministrazione completa degli utenti e dei diritti viene gestita direttamente all&#8217;interno di <em>DocuWare Configuration<\/em> (DocuWare Menu &gt; Configurations).&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>In <em>Amministrazione utenti<\/em> si creano invece gli utenti, i ruoli e i profili di funzione nelle diverse schede.<\/p>\n\n\n\n<p>Per assegnare i diritti sull&#8217;archivio bisogna invece passare all&#8217;interno della <em>configurazione archivi<\/em>, selezionare poi l&#8217;archivio desiderato e andare sulla scheda <em>Permessi<\/em>. All\u2019interno sono presenti quattro profili diversi e predefiniti per facilitare la configurazione: <em>Modifica<\/em>, <em>Leggi<\/em>, <em>Elimina<\/em>, <em>Proprietario<\/em>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>DocuWare rappresenta davvero la scelta migliore per un\u2019azienda <\/strong>che vuole gestire correttamente gli accessi a documenti e cartelle, e rafforzare cos\u00ec la propria sicurezza interna.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><em>Se vuoi iniziare ad utilizzare DocuWare, contattaci e richiedi subito la tua prova gratuita!<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Una corretta gestione documentale \u00e8 fondamentale in azienda. 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