{"id":351,"date":"2021-10-21T11:23:00","date_gmt":"2021-10-21T09:23:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=351"},"modified":"2022-05-25T15:19:23","modified_gmt":"2022-05-25T13:19:23","slug":"documento-informatico-e-firma-elettronica-come-funziona","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/documento-informatico-e-firma-elettronica-come-funziona\/","title":{"rendered":"Documento informatico e firma elettronica: come funziona"},"content":{"rendered":"\n<p>Uno degli aspetti fondamentali nell\u2019ambito della Digital Transformation aziendale, riguarda il cosiddetto<strong> documento informatico.<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Il passaggio dal documento analogico a quello digitale non solo \u00e8 gi\u00e0 in atto, ma porta con s\u00e9 <strong>innumerevoli vantaggi<\/strong>, uno dei quali \u00e8 legato alla riduzione dell\u2019impatto ambientale grazie al fenomeno dell\u2019<em>ufficio paperless <\/em>&#8211; meglio conosciuto come l\u2019ufficio senza carta.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Dotarsi di documenti informatici, inoltre, \u00e8 fondamentale anche per migliorare l\u2019efficienza e ottimizzare tempo e risorse preziose. <strong>Firmare digitalmente <\/strong>un documento significa in sostanza ridurre costi e tempi di gestione del ciclo di vita di un documento &#8211; oltre a dargli valore legale.<\/p>\n\n\n\n<p>Gestire i documenti digitali richiede, tuttavia, una buona <strong>conoscenza di nuove tecniche<\/strong>, quali ad esempio la <strong>firma elettronica<\/strong>, che \u00e8 in grado di gestire in modalit\u00e0 digitale la sottoscrizione del documento stesso. La firma elettronica \u00e8 quindi elemento imprescindibile quando si parla di documenti digitali, e bisogna necessariamente conoscerne modalit\u00e0 e funzioni.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>In questo articolo esamineremo quindi pi\u00f9 da vicino il documento informatico e la firma elettronica. Vedremo perch\u00e9 avere <strong>DocuWare <\/strong>\u00e8 la scelta migliore che tu possa fare per la tua azienda.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Documento informatico: che cos&#8217;\u00e8<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Per definire cosa sia un documento informatico possiamo far riferimento al <strong>Codice dell\u2019Amministrazione Digitale<\/strong> (il cosiddetto CAD), che nel suo art. 1 definisce tale documento come quel \u201c<em>documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.<\/em>\u201d<\/p>\n\n\n\n<p>Per formare un documento informatico esistono due possibili vie da percorrere:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Attraverso l\u2019utilizzo di software<\/strong>, come ad esempio DocuWare;&nbsp;<\/li><li>Attraverso l\u2019acquisizione di un documento informatico <strong>per via telematica<\/strong>. In questo caso si parla di creazione per acquisizione.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Per quanto riguarda<strong> la validit\u00e0 e l\u2019efficacia probatoria<\/strong> dei documenti informatici, dobbiamo far riferimento all\u2019art. 20 del CAD. Tale articolo afferma che \u201c<em>il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l\u2019efficacia prevista dall\u2019art. 2702 del Codice civile quando vi \u00e8 apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata.<\/em>\u201d<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Differenza tra documento informatico firmato e non firmato<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Uno dei passaggi pi\u00f9 delicati che riguardano il <strong>documento informatico <\/strong>e la firma digitale, \u00e8 l\u2019efficacia di tali documenti se non sono firmati.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Quello che bisogna sottolineare \u00e8 che attraverso una corretta e regolare apposizione della<strong> firma digitale<\/strong> si conferisce al documento informatico una differente efficacia.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>La disciplina del <strong>documento informatico firmato<\/strong> ricade nella scrittura privata. Sulla base dell\u2019art. 21 CAD, il documento informatico firmato \u00e8 dotato dell&#8217;efficacia prevista dall\u2019art. 2702 c.c. oltre che dei requisiti di forma richiesti dall\u2019art. 1350 c.c.. Sul piano probatorio tale documento \u00e8 liberamente valutabile in giudizio, tenendo conto delle sue caratteristiche oggettive di qualit\u00e0, immodificabilit\u00e0, integrit\u00e0 e sicurezza.<\/p>\n\n\n\n<p>Il <strong>documento informatico non firmato<\/strong> ricade invece all\u2019interno della disciplina prevista <em>ex <\/em>art. 2712 c.c.. Ma per quanto espressamente indicato dall\u2019art. 20 CAD, l\u2019idoneit\u00e0 del documento sia di soddisfare il requisito della forma scritta che anche il suo valore probatorio sono<strong> <\/strong>liberamente valutabili in giudizio, sulla base delle caratteristiche oggettive di qualit\u00e0, immodificabilit\u00e0, integrit\u00e0 e sicurezza.<\/p>\n\n\n\n<p>Nella sostanza soltanto <strong>il documento informatico sottoscritto con firma digitale fa piena prova<\/strong> <strong>della provenienza delle dichiarazioni rese dal sottoscrittore<\/strong>. Il disconoscimento \u00e8 ammissibile nelle forme della querela di falso o <em>ex <\/em>art. 214 c.p.c., e prevede che l\u2019onere della prova sia invertito. Chi vuole disconoscere la sottoscrizione deve dimostrare &#8211; con qualsiasi mezzo probatorio &#8211; di non aver apposto tale firma digitale.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>In ogni caso la firma digitale non fornisce al documento informatico l\u2019elemento della data certa. Questo vuol dire che non \u00e8 possibile cristallizzare la stessa validit\u00e0 della firma, n\u00e9 il valore nel tempo e neanche l\u2019opponibilit\u00e0 a terzi del documento informatico firmato.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Tipologie di firme elettroniche<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Abbiamo visto come il <strong>firmare i documenti con la firma elettronica <\/strong>sia ormai uno degli step necessari per velocizzare i processi documentali e migliorare la produttivit\u00e0 del proprio team.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Fino ad ora per\u00f2 abbiamo parlato della firma elettronica in generale, ma ne esistono di vari tipi:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Firma elettronica semplice<\/strong><\/li><li><strong>Firma elettronica avanzata<\/strong><\/li><li><strong>Firma elettronica qualificata<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Non tutti i software permettono di implementare pi\u00f9 di un tipo di firma elettronica. <strong>DocuWare <\/strong>non \u00e8 tra questi. Con DocuWare puoi far firmare il documento a tutte le persone incaricate senza fare uscire tale documento dal sistema documentale. Questo permette di <strong>risparmiare i costi della stampa<\/strong> e portare l\u2019azienda a essere pi\u00f9 rispettosa dell&#8217;ambiente. Ma non solo: vediamo quali tipologie di firma elettronica \u00e8 possibile implementare con Docuware.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Quali firme elettroniche puoi implementare con Docuware<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Grazie a DocuWare <strong>\u00e8 possibile integrare <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/la-firma-digitale-nel-processo-di-gestione-documentale\/\">tutti i tipi di firma elettronica<\/a><\/strong>, in funzione del documento da firmare.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ecco nel dettaglio quali firme puoi implementare con questo software di gestione documentale:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Firma elettronica semplice<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>La firma elettronica semplice \u00e8 quella pi\u00f9 debole, non garantendo l&#8217;integrit\u00e0 e l&#8217;autenticit\u00e0 del documento firmato.<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Firma elettronica avanzata<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>La firma elettronica avanzata \u00e8 in grado di attribuire al documento firmato valore probatorio. Firmando infatti digitalmente il documento con questo tipo di firma elettronica, il documento viene connesso univocamente al firmatario.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Firma elettronica qualificata<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>In termini di sicurezza del certificato, la firma elettronica qualificata \u00e8 il tipo di firma elettronica pi\u00f9 forte. Per applicare questa firma \u00e8 necessario che il firmatario sia in possesso del certificato rilasciato da un&#8217;autorit\u00e0 di controllo.<\/p>\n\n\n\n<p>Inoltre, con DocuWare potrai apporre la firma elettronica <strong>su pi\u00f9 di 250 estensioni di file<\/strong>, tra cui:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>PDF<\/li><li>Word<\/li><li>Exel&nbsp;<\/li><li>email&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Non solo, DocuWare integra il processo di firma digitale all\u2019interno dei tuoi <strong>flussi di lavoro<\/strong>. \u00c8 cos\u00ec possibile creare delle regole automatizzate che si attivano nel momento in cui un utente ha applicato la propria firma elettronica a un documento. O pu\u00f2 ricordargli di farlo entro un periodo determinato di tempo. Questo permette all&#8217;azienda di ottimizzare i propri processi e di ridurre i margini d\u2019errore dell&#8217;intero team.<\/p>\n\n\n\n<p>Integrando un sistema di firma elettronica all&#8217;interno dell\u2019azienda sar\u00e0 quindi possibile <strong>garantire l&#8217;integrit\u00e0 dei documenti<\/strong> e rendere il posto di lavoro un luogo pi\u00f9 sicuro e protetto.<\/p>\n\n\n\n<p><em>Contattaci per ricevere la tua prova gratuita di DocuWare!<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Uno degli aspetti fondamentali nell\u2019ambito della Digital Transformation aziendale, riguarda il cosiddetto documento informatico.\u00a0Il passaggio da analogico a digitale non solo \u00e8 gi\u00e0 in atto, ma porta con s\u00e9 innumerevoli vantaggi, uno dei quali \u00e8 la trasformazione in ufficio paperless.<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":352,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[51],"tags":[24,10,18],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v22.2 - 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