{"id":335,"date":"2021-10-07T11:15:00","date_gmt":"2021-10-07T09:15:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=335"},"modified":"2022-05-25T15:22:01","modified_gmt":"2022-05-25T13:22:01","slug":"gestione-documentale-le-linee-guida-agid","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-le-linee-guida-agid\/","title":{"rendered":"Gestione documentale: le linee guida AGID"},"content":{"rendered":"\n<p>Nell\u2019ambito della formazione dei documenti aziendali, i <strong>documenti digitali <\/strong>stanno assumendo sempre pi\u00f9 importanza. L\u2019uso della carta sta piano piano scomparendo, mentre si punta sempre di pi\u00f9 su quello che viene definito l\u2019ufficio paperless per la gestione documentale &#8211; il cosiddetto ufficio senza carta.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Questo perch\u00e9 utilizzare documenti informatici vuol dire anche raggiungere una <strong>maggiore efficienza ed economicit\u00e0 dei processi aziendali<\/strong>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Proprio per questi motivi si \u00e8 sentita l\u2019esigenza di disciplinare<strong> <\/strong>in modo uniforme sia le modalit\u00e0 di formazione che di<strong> conservazione dei vari documenti informatici<\/strong>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>In quest\u2019ottica l\u2019<strong>agenzia Governativa per il Digitale (AGID)<\/strong> ha emanato le prime linee guida con l\u2019obiettivo di dare applicazione al contenuto del CAD (Codice dell&#8217;Amministrazione Digitale). Esse hanno proprio lo scopo di aggiornare<strong> <\/strong>tutte le varie regole tecniche sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c8 bene anche sottolineare come la normativa sulla creazione di documenti informatici sia in costante evoluzione. In questo modo si riesce a stare sempre al passo con i tempi e sfruttare al meglio le varie possibilit\u00e0 offerte dagli strumenti digitali.<\/p>\n\n\n\n<p>Vediamo quindi cos\u2019\u00e8 l\u2019AGID e in cosa consistono le sue linee guida. Vedremo poi perch\u00e9 \u00e8 utile utilizzare <strong>DocuWare <\/strong>anche in questo caso.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Iniziamo!<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Agenzia per l&#8217;Italia Digitale: che cos&#8217;\u00e8?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019Agenzia per l&#8217;Italia Digitale &#8211; anche detta AGID &#8211; \u00e8 l\u2019agenzia tecnica della Presidenza del Consiglio. Questa garantisce la realizzazione di tutta una serie di obiettivi dell\u2019Agenda Digitale Italiana.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Il suo obiettivo principale \u00e8 quello di <strong>contribuire a innovazione e crescita economica<\/strong>, diffondendo l\u2019utilizzo di tecnologie d\u2019informazione e di comunicazione.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Si occupa principalmente di:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Coordinare le amministrazioni nell\u2019attuazione del Piano Triennale<\/strong> per l\u2019informatica della PA;<\/li><li><strong>Diffondere e promuovere le varie iniziative <\/strong>di alfabetizzazione digitale;<\/li><li><strong>Vigilare sulla razionalizzazione della spesa informatica<\/strong> e sulla qualit\u00e0 dei servizi della Pubblica Amministrazione.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici<\/strong><strong><\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Le <strong>Linee Guida AGID<\/strong> si compongono di sei allegati tecnici. Hanno il duplice scopo di:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Aggiornare le regole tecniche in base all\u2019art. 71 del CAD, inerenti la formazione, gestione e <a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/conservazione-sostitutiva-cosa-e-come-si-fa-e-qual-e-la-normativa\/\">conservazione di documenti informatici<\/a>;<\/li><li>Incorporare in un unico testo le regole tecniche e le circolari in materia.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ci\u00f2 che quindi si vuole raggiungere attraverso queste Linee Guida \u00e8 semplificare la <strong>gestione complessiva dei documenti informatici<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Tali linee guida sono destinate a:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Pubbliche Amministrazioni;<\/li><li>Enti gestori di pubblici servizi;<\/li><li>Societ\u00e0 a controllo pubblico;<\/li><li>Privati (per le parti di competenza);<\/li><li>Soggetti privati che erogano servizi alla PA.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Vediamo alcuni passaggi nel dettaglio.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Formazione del documento informatico<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Il primo aspetto di cui si occupano le linee guida AGID riguarda la<strong> formazione del documento informatico<\/strong>, in particolare andando ad individuare le modalit\u00e0<strong> <\/strong>attraverso cui deve essere formato un documento informatico al fine della sua validit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n<p>Nella fase di formazione di tali documenti \u00e8 necessario infatti rispettare alcuni <strong>requisiti<\/strong>, quali:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Razionalit\u00e0<\/strong>;<\/li><li><strong>Sistematicit\u00e0<\/strong>;<\/li><li><strong>Accessibilit\u00e0<\/strong>;<\/li><li><strong>Coerenza alle regole tecniche<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Affinch\u00e9 un documento informatico sia valido, bisogna che si sia formato attraverso una delle modalit\u00e0 indicate nelle medesime Linee Guida AGID. Tale documento pu\u00f2 essere creato in uno di questi modi:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Con<strong> strumenti, software o soluzioni in cloud qualificati<\/strong>: in questo modo si assicura la realizzazione del documento seguendo le regole di interoperabilit\u00e0;<\/li><li>Con l\u2019acquisizione di un documento informatico <strong>per via telematica<\/strong> oppure su supporto informatico;<\/li><li>Con l\u2019<strong>acquisizione della copia per immagine<\/strong> di un documento analogico;<\/li><li>Con l\u2019<strong>acquisizione della copia informatica<\/strong> di un documento analogico;<\/li><li>Con la memorizzazione in formato digitale di processi informatici o transazioni o dati che sono stati ottenuti attraverso <strong>moduli o formulari<\/strong> compilati o resi disponibili dall\u2019utente;<\/li><li>Con la <strong>generazione o il raggruppamento<\/strong> di dati o registrazioni che provengono da una o pi\u00f9 banche dati.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Identificabilit\u00e0 e immodificabilit\u00e0 di un documento informatico<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Sostanzialmente un documento \u00e8 valido soltanto se viene formato attraverso una delle modalit\u00e0 sopra indicate. Questo \u00e8 valido per\u00f2 se il documento digitale \u00e8 <strong>identificabile <\/strong>in modo univoco ese ne \u00e8 assicurata la sua <strong>immodificabilit\u00e0<\/strong>.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>In questo senso l\u2019identificazione univoca \u00e8 garantita dalla protocollazione. Essa associa al documento una cosiddetta \u201csegnatura di protocollo\u201d che risulta essere unica per ogni documento informatico.<\/p>\n\n\n\n<p>Per quanto riguarda l&#8217;immodificabilit\u00e0, le <strong>operazioni<\/strong> che la determinano sono:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>L\u2019apposizione di una<strong> firma elettronica qualificata<\/strong> o di una firma digitale, oppure del&nbsp; sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;<\/li><li>La <strong>memorizzazione dei documenti <\/strong>sui sistemi di gestione documentale;<\/li><li>La<strong> creazione di documenti <\/strong>attraverso l\u2019utilizzo di software o servizi cloud;<\/li><li>Il <strong>versamento ad un sistema di conservazione<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Gestione documentale<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Le Linee Guida AGID si occupano anche di un altro tema fondamentale: gli <strong>obblighi normativi<\/strong> in relazione alla gestione dei documenti informatici.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>In particolar modo essi riguardano:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>La corretta tenuta del <strong>protocollo informatico<\/strong> &#8211; cio\u00e8 la registrazione informatica dei documenti;<\/li><li>La <strong>classificazione<\/strong> dei documenti informatici;<\/li><li>L\u2019<strong>identificazione di tutti i formati<\/strong> dei file;<\/li><li>La <strong>produzione di fascicoli e serie documentali<\/strong> inerenti una certa pratica;<\/li><li>La <strong>sicurezza del workflow<\/strong> documentale &#8211; deve garantire la continuit\u00e0 operativa e la protezione dei dati sensibili;<\/li><li>I <strong>rapporti esistenti tra il sistema di gestione documentale e il sistema di conservazione<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Sistema di conservazione<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Per quanto riguarda la<strong> conservazione dei documenti informatici<\/strong>, le Linee Guida individuano innanzitutto quali siano gli oggetti della conservazione e quelli che sono gli aspetti essenziali del processo di conservazione.<\/p>\n\n\n\n<p>Per quanto riguarda il <strong>sistema di conservazione<\/strong>, le linee guida ribadiscono che ogni pubblica amministrazione \u00e8 tenuta a dotarsi di un sistema di conservazione in grado di garantire l\u2019autenticit\u00e0, l\u2019integrit\u00e0, la leggibilit\u00e0, la reperibilit\u00e0 e l\u2019affidabilit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Oggetto della conservazione<\/strong> sono i cosiddetti pacchetti informativi, ovvero pacchetti di versamento, di archiviazione e di distribuzione. Coloro che si devono occupare della conservazione documentale sono i titolari dell\u2019oggetto della conservazione, il produttore dei pacchetti di versamento, gli utenti abilitato, il responsabile della conservazione e il conservatore.<\/p>\n\n\n\n<p>Sappiamo che rimanere aggiornati su tutti questi aspetti non \u00e8 facile. Per questo motivo la scelta migliore per te e la tua azienda \u00e8 quella di utilizzare <strong>DocuWare<\/strong>, l&#8217;Enterprise Content Management pi\u00f9 potente al mondo. Questo sistema ti garantisce flessibilit\u00e0, sicurezza e scalabilit\u00e0 in modo del tutto semplice ed intuitivo. Non dovrai pi\u00f9 preoccuparti di niente.<\/p>\n\n\n\n<p>Contattaci per ricevere la tua <strong>prova gratuita di 30 giorni <\/strong>di DocuWare!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Nell\u2019ambito della formazione dei documenti aziendali, i documenti digitali stanno assumendo sempre pi\u00f9 importanza. 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