{"id":332,"date":"2021-10-05T11:30:00","date_gmt":"2021-10-05T09:30:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=332"},"modified":"2022-05-25T15:19:28","modified_gmt":"2022-05-25T13:19:28","slug":"la-firma-digitale-nel-processo-di-gestione-documentale","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/la-firma-digitale-nel-processo-di-gestione-documentale\/","title":{"rendered":"La firma digitale nel processo di gestione documentale"},"content":{"rendered":"\n<p>Il <strong>processo di digital transformation<\/strong> in atto in tutto il mondo impone alle aziende una modernizzazione pratica e veloce.&nbsp; Negli ultimi anni sempre pi\u00f9 imprese hanno iniziato a comprendere tutti quei vantaggi che i vari strumenti tecnologici riescono ad apportare al proprio business aziendale, come la <strong>firma digitale<\/strong>. Questi strumenti riescono a far ottenere <strong>maggior efficienza e efficacia dei&nbsp; processi<\/strong> all&#8217;azienda.<\/p>\n\n\n\n<p>Nell\u2019ottica di una dematerializzazione delle imprese sempre pi\u00f9 diffusa, la <strong>gestione delle firme <\/strong>rappresenta uno dei tasselli portanti del processo di gestione documentale e di conservazione sostitutiva.<\/p>\n\n\n\n<p>Per questo motivo \u00e8 fondamentale una conoscenza approfondita di questa tipologia di firma. Vediamo quindi nel dettaglio in cosa consiste e come funziona, ma soprattutto perch\u00e9 scegliere DocuWare come supporto per la tua azienda.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Firma autografa e firma digitale: le differenze<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Le <strong>differenze tra firma autografa e firma digitale<\/strong> sono molte e profonde, soprattutto perch\u00e9 riguardano sia l\u2019aspetto tecnico sia i risvolti legali. Vediamo le differenze.<\/p>\n\n\n\n<p>La <strong>firma autografa<\/strong> \u00e8 quella firma che viene apposta manualmente sul documento. In quanto la firma serve in generale ad attribuire la paternit\u00e0 di un determinato documento a chi lo sottoscrive &#8211; accettando e riconoscendo il contenuto &#8211; questa deve \u201c<em>provenire dalla propria mano<\/em>\u201d e indicare nome e cognome leggibile, il tutto compatibilmente con la propria calligrafia.<\/p>\n\n\n\n<p>La caratteristica principale della <strong><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/firma-elettronica-tipologie-e-applicazione-con-casi-pratici\/\">firma elettronica<\/a><\/strong> \u00e8 quella di fare a meno della carta stampata, basandosi invece su dati informatici. Questi dati possono essere trasmessi anche in via telematica. In questo caso si parla di \u201cfirma remota\u201d.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>La <strong>legge<\/strong> definisce la firma elettronica in modo molto generico. In questo modo \u00e8 possibile accogliere una variet\u00e0 di soluzioni e strumenti anche molto diversi tra loro. La firma elettronica viene quindi definita come \u201c<em>l\u2019insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica<\/em>\u201d.<\/p>\n\n\n\n<p>Essa si distingue in:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Firma elettronica semplice o debole<\/strong>;<\/li><li><strong>Firma elettronica avanzata<\/strong>;<\/li><li><strong>Firma elettronica grafometrica<\/strong>;<\/li><li><strong>Firma elettronica qualificata o firma digitale<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Firma digitale nella gestione documentale: come funziona?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La <strong>firma digitale<\/strong> \u00e8 quindi un tipo particolare di firma elettronica, definita come qualificata e rafforzata nella sua efficacia probatoria.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Il <strong>Codice dell\u2019amministrazione digitale <\/strong>&#8211; il cosiddetto CAD &#8211; definisce tale firma come \u201c<em>basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l\u2019integrit\u00e0 di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici<\/em>\u201d.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c8 bene inoltre ricordare che<strong> solo questa tipologia di frima \u00e8 equiparata dalla legge alla sottoscrizione autografa<\/strong>. La sua apposizione consente, infatti, di identificare in modo univoco colui che ha sottoscritto il documento. Cos\u00ec, anche la provenienza delle sue dichiarazioni risulta essere legalmente certa. La firma digitale<strong> <\/strong>fa quindi piena prova della provenienza delle dichiarazioni fino a querela di falso.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>Ma come funziona nella gestione documentale?<\/p>\n\n\n\n<p>Capirlo \u00e8 fondamentale in quanto la firma digitale rappresenta oggi uno dei tasselli chiave del processo di gestione documentale. In pi\u00f9, rende efficace il processo di gestione documentale essenziale.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>L\u2019obiettivo \u00e8 quello di fare in modo che il<strong> workflow documentale<\/strong> possa fluire velocemente e senza alcun ostacolo. Per questo la gestione delle firme deve essere flessibile, intuitiva, e compliant a quanto previsto da parte della legge.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Innanzitutto la firma digitale deve:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Garantire la validit\u00e0 legale del materiale<\/strong>;<\/li><li><strong>Assicurare integrit\u00e0 e autenticit\u00e0<\/strong> nel tempo ai documenti conservati.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Come rispettare la compliance con la firma digitale<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La <strong>firma digitale<\/strong> si fonda su specifici certificati qualificati. Si tratta di attestati elettronici che consentono di collegare dati di convalida di una firma elettronica a una persona fisica. In questo modo viene confermato il nome o lo pseudonimo del firmatario.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>La <strong>firma elettronica<\/strong> deve essere creata utilizzando un apposito dispositivo di firma qualificato. Sono fondamentalmente strumenti elettronici del tutto rimovibili &#8211; come token, chiavette USB, smart card. Essi rendono possibile la sottoscrizione di un documento informatico attraverso la firma digitale. L\u2019ultimo passaggio prevede infine che la firma venga sottoposta a un processo di convalida.<\/p>\n\n\n\n<p>La procedura \u00e8 estremamente rapida e pu\u00f2 essere monitorata in ogni sua fase, e si conclude con l\u2019archiviazione stessa del documento. In questo modo il documento potr\u00e0 essere ricercato tramite ricerca testuale ed \u00e8<strong> conservato a norma in modo automatico<\/strong>, senza ulteriori adempimenti da parte dell\u2019impresa.<\/p>\n\n\n\n<p>La <strong>gestione delle firme nel processo documentale<\/strong> si conclude quindi con la fase di conservazione. Essa non \u00e8 nelle mani dell\u2019utente ma pu\u00f2 essere svolto soltanto da prestatori di servizi fiduciari qualificati. Al fine di rispettare la compliance, \u00e8 assolutamente indispensabile utilizzare tecnologie e procedure che siano capaci di estendere l\u2019affidabilit\u00e0 della firma digitale al di l\u00e0 del cosiddetto periodo di validit\u00e0 tecnologica.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Firma digitale: vantaggi<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La firma digitale porta con s\u00e9 tutta una serie di vantaggi per l\u2019azienda, quali:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Velocit\u00e0 e praticit\u00e0<\/strong>: grazie a dispositivi e software per la firma digitale semplici ed intuitivi da utilizzare;<\/li><li><strong>Sicurezza<\/strong>: la firma digitale garantisce l\u2019inalterabilit\u00e0 del documento firmato;<\/li><li><strong>Comodit\u00e0<\/strong>: i documenti da firmare possono infatti essere inviati facilmente al mittente;<\/li><li><strong>Abbattimento dei costi<\/strong> di stampa, di spedizione e di archiviazione, oltre a quelli legati al consumo di carta.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Come applicare la tua firma digitale con Docuware<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Un buon <strong>software documentale<\/strong> non deve solamente attuare una gestione firme rapida e snella. Deve soprattutto garantire che la conservazione sostitutiva sia realizzata nel pieno rispetto della normativa.<\/p>\n\n\n\n<p>Per questo motivo la miglior soluzione \u00e8 rappresentata da <strong><a href=\"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/firma-digitale\">DocuWare<\/a><\/strong>, dove potrai integrare tutti i tipi di firma elettronica in funzione del documento che devi firmare.<\/p>\n\n\n\n<p>Con DocuWare puoi far<strong> firmare il documento a tutte le persone incaricate<\/strong> senza fare uscire il documento dal sistema documentale. Questo permette di risparmiare i costi della stampa e portare la tua azienda a essere pi\u00f9 rispettosa dell&#8217;ambiente.<\/p>\n\n\n\n<p>Questo sistema ti permette di apporre la <strong>firma digitale<\/strong> su tantissime tipologie di file:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>pdf;<\/li><li>P7M;<\/li><li>Word;&nbsp;<\/li><li>Exel;&nbsp;<\/li><li>email.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><strong>DocuWare <\/strong>integra il processo di firma digitale all\u2019interno dei tuoi flussi di lavoro. Puoi cos\u00ec creare delle regole automatizzate che si attivano nel momento in cui un utente ha applicato la propria firma elettronica a un documento,oppure per ricordargli di farlo entro un periodo determinato di tempo. I workflow associati alla firma digitale permettono all&#8217;azienda di ottimizzare i propri processi e ridurre i margini di errore dell&#8217;intero team.<\/p>\n\n\n\n<p>Contattaci per richiedere la tua <strong>prova gratuita di DocuWare<\/strong>!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La trasformazione digitale in atto in tutto il mondo impone alle aziende una modernizzazione pratica e veloce.\u00a0 Negli ultimi anni le imprese hanno iniziato a comprendere i vantaggi che gli strumenti tecnologici apportano al proprio business come la firma digitale. 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