{"id":322,"date":"2021-09-28T11:44:00","date_gmt":"2021-09-28T09:44:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/?p=322"},"modified":"2022-04-20T16:35:52","modified_gmt":"2022-04-20T14:35:52","slug":"gestione-documentale-in-cloud-tutti-i-vantaggi","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.realdocumentsolution.it\/blog\/gestione-documentale-in-cloud-tutti-i-vantaggi\/","title":{"rendered":"Gestione documentale in Cloud: tutti i vantaggi"},"content":{"rendered":"\n

La gestione documentale <\/strong>\u00e8 diventata elemento imprescindibile per le aziende che vogliono migliorare la propria efficienza e competitivit\u00e0 sul mercato. Per reperire facilmente qualsiasi documento dell\u2019azienda, fattura elettronica o archivio, la dematerializzazione <\/strong>\u00e8 la soluzione migliore da adottare.<\/p>\n\n\n\n

Oggi dotarsi di software gestionale <\/strong>\u00e8 diventato ormai di fondamentale importanza, configurandosi come strumento indispensabile<\/strong> per ogni azienda. Allo stesso tempo la sua scelta non \u00e8 sicuramente semplice ed \u00e8 sottesa a visioni strategiche che l’azienda deve valutare.<\/p>\n\n\n\n

Inoltre, \u00e8 bene ricordare che le tecnologie si sono evolute e la rete internet \u00e8 diventata protagonista anche nella gestione delle attivit\u00e0 aziendali. Nascono cos\u00ec i software gestionali in Cloud<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Vediamo di cosa si tratta e quali sono i suoi vantaggi, e perch\u00e9 il software DocuWare <\/strong>pu\u00f2 aiutarti in ogni passaggio.<\/p>\n\n\n\n

Software gestione documentale in cloud: di che cosa stiamo parlando<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Quando parliamo di Cloud<\/strong> facciamo riferimento ad un vero e proprio spazio virtuale <\/strong>all\u2019interno del quale <\/strong>si raccolgono tutti i dati aziendali, e dove viene installato lo stesso software gestionale.<\/p>\n\n\n\n

Questo si traduce nel fatto che l’azienda non deve assolutamente farsi carico dell’infrastruttura per il software, perch\u00e9 lo stesso viene gestito interamente da una terza parte, ovvero dal gestore del Cloud <\/strong>– chiamato provider<\/em>. \u00c8 il provider <\/em>stesso a farsi carico della sicurezza dei dati, dell’aggiornamento dei server e della manutenzione, lasciando libera l’azienda di non preoccuparsene.<\/p>\n\n\n\n

Creare e gestire nuove applicazioni, ospitare siti, archiviare i dati, sono solo alcune delle grandi potenzialit\u00e0 del Cloud.  <\/p>\n\n\n\n

Per riassumere possiamo utilizzare la definizione di Cloud pubblicata dal Dipartimento per la trasformazione digitale: \u201cIl cloud computing, pi\u00f9 semplicemente cloud, \u00e8 un <\/em>modello di infrastrutture informatiche<\/em><\/strong> che consente di disporre, tramite internet, di un insieme di risorse di calcolo (ad es. reti, server, risorse di archiviazione, applicazioni software) che possono essere rapidamente erogate come servizio. Questo modello consente di semplificare drasticamente la gestione dei sistemi informativi, sia eliminando la gestione relativa ad applicativi fruibili direttamente online, sia trasformando le infrastrutture fisiche in servizi virtuali fruibili in base al consumo di risorse<\/em>\u201d.<\/p>\n\n\n\n

Archiviazione documenti e cloud: vantaggi<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

L\u2019archiviazione documentale<\/strong>, in generale, individua l\u2019attivit\u00e0 attraverso la quale l\u2019azienda pu\u00f2 svolgere una corretta amministrazione di tutti i suoi documenti, dalla produzione fino alla loro conservazione. <\/p>\n\n\n\n

Archiviare i documenti su Cloud significa memorizzarli su una piattaforma online<\/strong> attraverso i server di un\u2019azienda. Con questa soluzione \u00e8 possibile accedere a ciascun documento da ogni luogo e da qualsiasi dispositivo capace di connettersi a internet e visualizzare documenti. <\/p>\n\n\n\n

L\u2019archiviazione documentale in Cloud rappresenta oggi una soluzione di gestione documentale che, attraverso un\u2019interfaccia utente intuitiva e di facile utilizzo, consente di archiviare in modo rapido e sicuro<\/strong> ogni tipo di documento (cartaceo, elettronico, mail) con qualsiasi estensione nell\u2019infrastruttura Cloud.<\/p>\n\n\n\n

Archiviare documenti in Cloud vuol dire favorire operazioni<\/strong> come la condivisione, la catalogazione, la gestione e il controllo dei flussi documentali sia all\u2019interno dell\u2019azienda che verso l\u2019esterno della stessa.  <\/p>\n\n\n\n

\u00c8 per queste ragioni che l\u2019archiviazione documentale su Cloud \u00e8 ad oggi la soluzione pi\u00f9 richiesta dalle aziende. L\u2019archiviazione documentale in Cloud porta con s\u00e9 tutta una serie di vantaggi<\/strong><\/a> <\/strong>per l\u2019azienda. Ecco quali.<\/p>\n\n\n\n

Riduzione dei costi <\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Utilizzando un software di gestione documentale <\/strong>si riduce al minimo il rischio di una cattiva gestione, ottimizzando le procedure aziendali. Il tutto comporta una diminuzione dei costi necessari.<\/p>\n\n\n\n

Innanzitutto un software in Cloud ti permette di abbattere notevoli investimenti <\/strong>di avvio, gestione e manutenzione di tutta l’infrastruttura necessaria. Ricorda inoltre che la manutenzione e la risoluzione di eventuali problemi tecnici sono tutti a carico del fornitore del servizio Cloud!<\/p>\n\n\n\n

Inoltre, attraverso l’archiviazione documentale in Cloud non ci sar\u00e0 bisogno di acquistare hardware o effettuare il provisioning dello storage. Si possono infatti aggiungere o eliminare alcune capacit\u00e0, o anche modificare in modo rapido e sicuro le caratteristiche delle prestazioni, oltre che pagare solo lo storage che si utilizza. <\/p>\n\n\n\n

Accesso ai documenti quando e dove vuoi <\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Uno dei maggiori vantaggi \u00e8 quello di poter accedere ai dati gestionali da qualsiasi dispositivo<\/strong> e in qualsiasi momento e luogo, favorendo la condivisione dei file e la collaborazione di tutti.<\/p>\n\n\n\n

\u00c8 quindi necessario – ma anche sufficiente – avere una connessione internet, non essendo la gestione dei processi pi\u00f9 legata al computer aziendale. Basta soltanto un semplice link e un\u2019interfaccia web. <\/p>\n\n\n\n

Si tratta sicuramente di un’evoluzione importante nel modo di concepire il lavoro, soprattutto in una prospettiva futura.<\/p>\n\n\n\n

Massima sicurezza per i tuoi documenti <\/strong><\/h3>\n\n\n\n

I provider di servizi cloud<\/strong> sono capaci di garantire un livello di attenzione non paragonabile a sistemi di archiviazione e condivisioni interni all\u2019azienda.<\/p>\n\n\n\n

Sappiamo benissimo che un solo attacco hacker o una sola grave perdita di dati pu\u00f2 compromettere l\u2019immagine dell\u2019azienda e la sua efficienza. Sono dei rischi che l\u2019azienda non pu\u00f2 correre. Per questo i provider di servizi cloud sono dotati di standard di sicurezza molto alti<\/strong> e in costante e continuo aggiornamento.<\/p>\n\n\n\n

La sicurezza dei dati sulle soluzioni cloud \u00e8 la pi\u00f9 alta rispetto ai dati salvati in locale sui server aziendali. <\/p>\n\n\n\n

Inoltre, i documenti in cloud sono inalterabili, integri e protetti <\/strong>grazie ai backup e alle tecnologie IT che sono in grado di garantire paternit\u00e0, contenuti e data di creazione.<\/p>\n\n\n\n

Archiviazione a norma di legge<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

All\u2019interno dell\u2019azienda i documenti devono essere conservati secondo la normativa vigente del CAD<\/strong><\/a>. Questo sia che i documenti siano stati acquisiti in digitale sia che siano digitali fin dall\u2019origine. <\/p>\n\n\n\n

Ogni azienda riesce ad assicurare la conservazione a norma attraverso l\u2019aggiornamento costante, grazie anche al supporto e alle notifiche tempestive in conformit\u00e0 con i requisiti del GDPR<\/strong>. Il tutto grazie ad opzioni disponibili nelle varie offerte di gestione documentale in cloud.<\/p>\n\n\n\n

\u00c8 quindi evidente come un\u2019efficace ed efficiente gestione documentale passi attraverso il cloud, al fine di cogliere tutte le opportunit\u00e0 che sono offerte dal digitale, cos\u00ec da attuare una piena Digital Transformation. <\/p>\n\n\n\n

Per questi motivi \u00e8 necessario dotarsi di un software che riesca a garantirti tutti questi vantaggi. Stiamo parlando di DocuWare<\/strong>, l’Enterprise Content Management pi\u00f9 potente del mondo, capace di rivoluzionare il modo di archiviare, proteggere e condividere i documenti all’interno dell\u2019azienda. <\/p>\n\n\n\n

Grazie infatti al sistema Cloud di DocuWare, ogni documento \u00e8 centralizzato e accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a una rete internet<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

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